会计档案管理办法培训ppt

1. 解读《会计档案管理办法》有哪些变化

一、修订背景
财政部、国家档案局于1984年联合发布了《会计档案管理办法》，并于1998年对该办法进行了第一次修订。现行《管理办法》实施10多年以来，对于规范和加强单位会计档案管理、促进会计工作更好地为经济建设服务等发挥了积极作用。近年来，随着我国市场经济体制的不断健全、经济社会的快速发展以及信息技术的广泛应用，会计档案的范围内容、承载形式、管理方式、应用程度等均发生了较大的变化，现行《管理办法》的有关条款已经无法适应新情况和新变化，突出表现在：
（一）随着各单位信息化水平和精细化管理程度的日益提升，越来越多的会计凭证、账簿、报表等会计资料以电子形式产生和传递，并形成大量的电子会计档案，需要予以规范。
（二）随着经营管理对会计核算多维信息需求的增加，会计档案数量大幅上升，档案管理工作面临着成本效率问题，会计档案的保管形式需要进行变革。
（三）随着我国会计法律法规的不断完善，以及国家有关档案管理标准的出台或修订，会计档案的范围、保管、利用、销毁、交接等方面的规定，相应需要进行调整。
二、修订的主要内容
（一）明确会计档案的定义和范围
现行《管理办法》采用列举的方式，提出了四类应当归档的会计资料，但未对会计档案的内涵进行界定。列举之外的其他会计资料是否应当归档，缺少相应的判断标准，导致各单位在实际工作中的做法存在较大差异或者出现一些争议。因此，根据《档案法》以及相关制度办法关于档案的表述，修订后的《会计档案管理办法》（以下简称《新管理办法》）对会计档案进行了定义，规定“本办法所称会计档案是指各单位在进行会计核算过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料”。
同时，根据《会计法》，《新管理办法》对会计档案的范围进行了适当调整，规定会计档案应该包括：
（1）会计凭证：原始凭证，记账凭证。
（2）会计账簿：总账，明细账，日记账，其他辅助性账簿。
（3）财务会计报告：月度、季度、半年度、年度财务会计报告。
（4）其他会计资料：其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。
（二）明确电子会计档案的管理要求
随着互联网的飞速发展，云计算时代的来临，会计信息化步伐不断加快，电子会计资料正逐步取代纸质会计资料，在会计核算和财务管理中发挥着日益重要的作用。现行《管理办法》规定“采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并财政部、国家档案局备案”。在信息化时代，电子档案管理的法律规范和技术手段已经较为成熟，要求同时保存纸质和电子的会计档案意义不大，也大大增加了档案的管理成本。此外，所提的备案要求既有悖于国务院关于转变政府职能、简政放权的精神，也并不符合目前实际的做法。
为此，《新管理办法》删除了备案的规定，并进一步肯定了电子会计档案的有效性和可替代性（对纸质会计档案的替代），规定“单位内部形成的电子会计资料，同时满足下列条件的，可仅以电子形式归档保存：
（1）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；
（2）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；
（3）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；
（4）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；
（5）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；
（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。
满足本办法第八条规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。相应地，根据国家有关规定，《新管理办法》对电子会计档案的移交、销毁、利用等也提出了有关要求。
（三）完善会计档案的销毁程序和要求
会计档案的销毁是会计档案管理工作的重要环节，其中，销毁鉴定是销毁的前提和基础。现行《管理办法》第十条规定了会计档案销毁的具体程序，但未明确销毁前的鉴定工作和有关责任，同时要求“单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见”，这在一定程度上将销毁的最主要责任归于单位负责人。在实际工作中，为避免可能发生的风险和承担的责任，对于已超过最低保管期限且符合销毁条件的会计档案，单位负责人一般也不愿轻易销毁，会计档案销毁工作很难有效实施。因此，《新管理办法》增加了销毁鉴定的程序和要求，规定“各单位应当成立档案鉴定委员会（或小组），定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定销毁意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以进行销毁。”
监销是保证销毁工作按照规定程序和要求进行的一项制度安排。现行《管理办法》规定，“销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销”。会计档案销毁属于单位的内部管理事务，由内部相关部门进行监销已经能够起到应有的监督作用，国家机关销毁会计档案再由财政部门、审计部门派员监销，实际意义不大，也增加了行政管理成本。为此，《新管理办法》删除了财政部门、审计部门派员监销的规定，同时进一步明确单位内部组织监销的有关要求，规定“单位档案机构、会计机构、审计机构共同负责组织销毁工作，并共同派员监销。电子会计档案销毁时，还应当由信息系统管理机构派员监销。”、“监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。”
（四）结合实际需要完善或修改相关内容
一是延长会计档案移交档案机构（档案工作人员）的期限。
现行《管理办法》要求会计年度终了后，会计档案可暂由会计机构保管一年，一年后应当移交本单位档案机构统一保管。实际工作中，很多单位会计机构的需要应对会计师事务所的审计以及业务主管部门、审计部门、税务部门等的检查，通常近三年的会计凭证、账簿、报表需要随时查阅。为减少审批手续，提高工作效率，会计机构往往申请推迟档案移交的时间。为此，新《管理办法》规定，“属于当年归档范围的会计资料，一般应当在会计年度终了后半年内，由单位会计机构向档案机构或档案工作人员进行移交。因工作需要确需推迟移交、由会计机构临时保管的，应当经档案机构或档案工作人员所属机构同意，且最多不超过三年。”
二是完善会计档案利用的有关要求。
现行《管理办法》规定，“各单位保存的会计档案不得借出”。实际工作中，在业务主管部门的检查、国家审计部门的审计中或者出于司法需要，会计档案会被借出。因此《新管理办法》规定，“单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。”
三是明确代理记账中涉及的会计档案管理问题。
近年来，我国会计服务外包发展迅速，很多小企业委托中介机构代理记账。因此，《新管理办法》规定“单位委托中介机构代理记账的，应在签订的书面委托合同中，明确会计档案的保管要求及相应责任”。
四是根据会计档案的实际利用情况，将会计档案的定期保管期限由五类改为两大类，删除了三年的定期保管期限类别，并相应调整了附表中的保管期限。

2. 会计档案的管理办法

《会计档案管理办法》规定：“当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年，期满之后原则上应由财务会计部门编制清册移交本单位的 会计档案
档案部门保管。”

3. 会计档案管理办法的管理办法

会计档案管理办法
第一条为了加强会计档案管理,有效保护和利用会计档案,根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等有关法律和行政法规,制定本办法。
第二条国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织(以下统称单位)管理会计档案适用本办法。
第三条本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
第四条财政部和国家档案局主管全国会计档案工作,共同制定全国统一的会计档案工作制度,对全国会计档案工作实行监督和指导。
县级以上地方人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作,并对本行政区域内会计档案工作实行监督和指导。
第五条单位应当加强会计档案管理工作,建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度,采取可靠的安全防护技术和措施,保证会计档案的真实、完整、可用、安全。
单位的档案机构或者档案工作人员所属机构(以下统称单位档案管理机构)负责管理本单位的会计档案。单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。
第六条下列会计资料应当进行归档:
(一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;
(二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;
(三)财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;
(四)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。
第七条单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。
第八条同时满足下列条件的,单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:
(一)形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;
(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;
(三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;
(四)采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;
(五)建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;
(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。
第九条满足本办法第八条规定条件,单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。
第十条单位的会计机构或会计人员所属机构(以下统称单位会计管理机构)按照归档范围和归档要求,负责定期将应当归档的会计资料整理立卷,编制会计档案保管清册。
第十一条 当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由单位会计管理机构临时保管一年,再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经单位档案管理机构同意。
单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。
第十二条单位会计管理机构在办理会计档案移交时,应当编制会计档案移交清册,并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。
纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。
单位档案管理机构接收电子会计档案时,应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收。
第十三条单位应当严格按照相关制度利用会计档案,在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续,严禁篡改和损坏。
单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,应当严格按照规定办理相关手续。
会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案,确保借入会计档案的安全完整,并在规定时间内归还。
第十四条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。
会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。
第十五条各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行,本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。
单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的,应当比照类似档案的保管期限办理。
第十六条单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。
第十七条会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头,组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。
第十八条经鉴定可以销毁的会计档案,应当按照以下程序销毁:
(一)单位档案管理机构编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。
(二)单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。
(三)单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作,并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。
电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。
第十九条保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止。
单独抽出立卷或转存的会计档案,应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
第二十条单位因撤销、解散、破产或其他原因而终止的,在终止或办理注销登记手续之前形成的会计档案,按照国家档案管理的有关规定处置。
第二十一条单位分立后原单位存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统一保管,其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。
单位分立后原单位解散的,其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置,各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。
单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证,应当单独抽出由业务相关方保存,并按照规定办理交接手续。
单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案,应当由原单位保管,承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证,应当单独抽出由承接业务单位保存,并按照规定办理交接手续。
第二十二条单位合并后原各单位解散或者一方存续其他方解散的,原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管。单位合并后原各单位仍存续的,其会计档案仍应当由原各单位保管。
第二十三条建设单位在项目建设期间形成的会计档案,需要移交给建设项目接受单位的,应当在办理竣工财务决算后及时移交,并按照规定办理交接手续。
第二十四条单位之间交接会计档案时,交接双方应当办理会计档案交接手续。
移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。
交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位有关负责人负责监督。交接完毕后,交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。
电子会计档案应当与其元数据一并移交,特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验,确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。
第二十五条单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的,应当按照国家有关规定执行。
第二十六条单位委托中介机构代理记账的,应当在签订的书面委托合同中,明确会计档案的管理要求及相应责任。
第二十七条违反本办法规定的单位和个人,由县级以上人民政府财政部门、档案行政管理部门依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等法律法规处理处罚。
第二十八条预算、计划、制度等文件材料,应当执行文书档案管理规定,不适用本办法。
第二十九条不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位和依法建账的个体工商户,其会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等参照本办法执行。
第三十条各省、自治区、直辖市、计划单列市人民政府财政部门、档案行政管理部门,新疆生产建设兵团财务局、档案局,国务院各业务主管部门,中国人民解放军总后勤部,可以根据本办法制定具体实施办法。
第三十一条本办法由财政部、国家档案局负责解释,自2016年1月1日起施行。1998年8月21日财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)同时废止。
附表：1.企业和其他组织会计档案保管期限表
2.财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表

4. 某企业会计档案管理办法

会计档案管理规定
1 总则
1.1 为加强公司会计档案管理，更好地发挥会计档案的史实、证据作用，为公司经济工作服务根据财政部有关规定，特制订本制度。
1.2 会计档案是指会计凭证，会计帐册，会计报表等会计核算专业资料，具体归档内容见《文件材料归档及保管期限的规定》。
1.3 股份公司、分厂(分公司)、后勤部门（含职工医院、食堂）和工会等核算单位均适用本制度。
2 整理与移交归档
2.1 财务部门应按照归档要求，负责将会计档案整理、立卷、装订成册。
2.1.1 会计报表，归档前需进行整理，制包封面，装订成册。封面上需写明案卷名称、类别、所属年、月和编号(注明本卷起讫页数)。
2.1.2 会计帐册，在归档前，经整理后加上牛皮纸封面，并贴上写明帐册名称、所属年月、记帐员姓名以及帐册起迄页数的标签。
2.1.3 会计凭证，在归档前经整理后包上封面，装订成册，做到整齐、牢固，并在封面上进行编号，逐项填妥有关内容。工资结算单的整理按月装订，标明年、月。
2.2 当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门自行保管l—3年，期满后(一般在二季度)按上述要求整理，由财务部门负责一式二份编造移交清单，一次性向档案室移交。档案室经清点无误后方能接收，并在移交清单上签注后，与财务部门各执一份。
2.3 移交档案室保管的会计档案，必须符合会计档案立卷、装订要求，否则档案室有权拒收。需重新整理直至符合要求后才可接收归档。
2.4 档案室接收保管的会计档案，原则上应保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应同原办人员共同拆封整理，以分清责任。
3 借阅与利用
3.1 公司或外单位人员需查阅会计档案材料，对三年内由财务部门保管的档案，由兼职档案员负责接待和查阅。对已归档案室的档案，则由档案室会计档案员负责接待和查阅。
3.2 公司人员查阅会计档案，需持所在部门领导签证，并经财务部门负责人批准，外单位查阅会计档案，需持单位介绍信，并注明查阅内容和利用目的，经财务部门负责人批准。
3.3 查阅档案只限在阅档室进行。会计档案原件不外借，确因工作需要复制，须经财务部门负责人批准。

3.4 借阅人应切实负责所借档案材料安全，不得损坏、涂改、拆卷。
3.5 案卷借阅和归还时，必须严格履行登记手续，当面点交清楚。归还时应检查案卷有否损坏、遗缺情况，并在登记簿上签收注销。
4 保管与鉴定销毁
4.1 会计档案的保管期限，根据其特点，分为永久、定期二种，具体内容内见《文件材料归档及保管期限的规定》。
4.2 各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
4.3 涉及到落实政策的凭证，其保管期限应从处理结束后的第一天算起，到期按规定销毁。
4.4 会计档案保管期满需要销毁时，由档案室提出销毁意见，会同财务部门，审计部门等共同进行鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册，经公司主管领导审查，报请上级主管单位批准后方能销毁。
4.5 对期满需销毁档案中未了结的债权债务原始凭证，应单独抽出另行立卷，由档案室保管到结清债权债务时为止。
4.6 会计档案的销毁必须到指定的地点进行，并由档案管理部门和财务部门，双方共同派员监销。
4.7 监销人在销毁会计档案前，应认真进行清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，交档案室保管。
4.8 严格按“七防”要求，做好库房管理和档案的保护工作，维护档案安全，防止泄密。

5. 如何做好会计档案管理工作

按照会计档案管理的主要内容，在管理工作中应该按以下要求进行：

一、造册归档

各单位每年形成的会计档案，应由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂
由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员
不得兼管会计档案。移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆
封整理，以分清责任。

二、制定使用及借阅手续

各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计
档案上涂画、拆封和抽换。各单位应当建立会计档案查阅、复制登记制度，应设置“会计档案查阅登记簿”，用来登记查阅人、查阅日期、查阅理由、归还日期等。

本单位人员查阅会计档案，需经过会计主管人员同意;外单位人员查阅会计档案，要经过单位负责人批准，并出具正式介绍信。

三、遵守保管期限和履行销毁手续

会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。具体如?企业和建设单位会计档案保管期限。

另外，鉴于会计档案管理的重要性，各个单位必须加强对会计档案管理工作的指导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。