科技成果档案业务培训

① 省科技研究成果档案馆(1人)技术合同认定与科技成果转化、开发，这个职位主要的日常工作有哪些啊

没有经验

② 浅析如何加强事业单位科研档案的管理和利用

摘要：未来年，事业单位改革将继续深化进行，科研事业单位的主要业务工作是进行科学研究，科研成果将是展示科研事业单位整体实力的具体体现，科研档案将是记载本单位成长历程的重要载体，本文提出了新形势下科研事业单位应如何加强科研档案的管理和利用。关键词：事业单位科研档案管理 利用Abstract: In the next five years, as the reform of institution will continue to deepen, the scientific research institutions make their focus on scientific research, and the results are the manifestation of the institution’s whole strength, thus scientific research archives will be the major carriers to record the growth course of the institution. How the institution to strengthen the management and utilization of the scientific research archives under the new situation is proposed in this paper. Key words: institution; scientific research archives; management; utilization中图分类号：U692.2+1文献标识码：A文章编号：2095-2104（2012）一、前言科研档案是科研事业单位工作中的重要组成部分，是一项重要的基础工作，科研档案是指在科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图标、数据、声像等各种形式载体的文件资料，是科学技术研究活动的真实记录，是科学技术储备的一种形式，是一项重要的科学技术信息资源，是实现科技成果转化及量产的重要载体。（剩余2701字）

③ 科研院所科技档案的管理体会

孙爱秋

（中国地质科学院物化探研究所，廊坊065000）

摘要 本文是笔者多年从事科技档案管理工作的几点体会。

关键词 科技档案；管理；体会

在国土资源大调查的新形势下，做好有关科研院所信息资源的再开发、再利用的工作，在原有科技档案管理模式的基础上，变被动服务为主动服务、变传统管理为现代管理，将为我国新时期建设中的科研人员提供快捷、全面、多方位的服务，避免重复性工作造成的极大浪费。物化探所建所已经半个世纪了，涌现出一批又一批优秀的物探、化探专家，他们创建与积累了大量的科技档案资料，组成了一个地学信息综合资源。据笔者多年从事科技档案管理工作经验，提出如下几点体会：

（1）科技档案工作虽不是第一线的科研工作，但它在各项科研活动中处于重要的地位。科技档案工作的劳动价值最终体现于被服务者的成果之中。因此，要不断加强科技档案工作者的敬业精神，弘扬档案工作者的优良传统，在甘于平凡、默默奉献中，彰显我们的人生价值。

（2）物化探科技档案是地科院物化探所各项科学研究和技术开发活动的原始记录与真实反映，是科学研究和方法技术储备的一种形式，是不可重复的重要信息资源，是再研究、再认识及开发市场的依据和重要参考资料。对各项目组移交的成果和原始资料，都要严格把关，按有关规定进行检查，汇交光盘必须按国土资发［2006］210号文等相关规定进行检查，发现问题及时与科技人员沟通。同时，档案工作者必须做到馆藏分类科学、组卷合理、案卷质量尽量达到行业或国家标准要求。

（3）科技档案是经过许多专家、科研人员反复研究论证，并经过生产实践检验的自然科学的结晶。因此，档案工作者应爱护科技档案资料的每一页，珍惜每一行，做档案的忠实保卫者。

（4）科技档案是一项条件性、基础性和服务性工作。这就要求档案工作者必须端正服务态度，明确服务方向，面向社会，面向生产，面向科技人员。主动了解各项研究课题的目的任务、生产、科研活动人员的组成、资料需求等，这不仅为项目结题做好立卷的准备，更重要的是根据掌握了解的情况，及时选择有参考价值的档案资料信息，做好跟踪服务。

（5）科技档案工作是一项保密性比较强的工作，保守科技档案的秘密，维护档案的安全和完整及知识产权，是科技档案工作者的重要任务和职责。因此，科技档案工作者要具备严格的保密观念，遵守国家保密法，养成良好的保密习惯，不断强化保密意识。

（6）随着计算技术的发展，为科技档案管理实现标准化、规范化、科学化提供了良好的外部条件。地科院物化探所正在建立成果地质资料涉密清理数据库，加快了社会化服务的步伐，为严管国家秘密资料提供了可靠保证，从而改变了传统科技档案的管理方式，适应自动化管理的需要，以适应现代科技的发展趋势。特别是随着数字地球工程的实施，科技档案资料的GIS系统管理不可避免。因此，科技档案工作者应跟上新时代技术发展的步伐，做到不落伍，不掉队。

综上所述，在国土资源大调查新形势下，科研院所科技档案管理任务和要求，应在原有科技档案管理模式的基础上，有一个大的发展与创新，变被动服务为主动服务、变传统管理为现代管理。

④ 工程档案管理，科技成果管理等制度算什么类型的制度

摘要：档案管理工作是企业管理工作的一部分，是维护历史真实面貌的一项重版要工作。在当今工权程建设管理日益现代化和建筑市场不断完善规范的条件下，工程档案的作用更加重要；它是施工管理的一个组成部分，是工程建设及其竣工的必要条件，也是对工程进行、维护、管理、使用和改造的原始依据，而工程档案的管理则被更加强调，工程档案管理的好坏直接关系到工程质量的优劣，影响着企业的经济效益。

⑤ 谁知道技术档案管理流程和管理方法

以下是铁道技术档案管理的实施细则,相信对你有借鉴的意义
（（81）铁办字53号 1981年1月13日）

第一章 总则

第1条 为了建立、健全科学技术档案工作，完整地保存和科学地管理铁路科学技术档案（以下简称铁路科技档案），充分发挥铁路科技档案在社会主义现代化建设中的积极作用，遵循“中华人民共和国科学技术档案工作条例”的规定，结合铁路系统的实际情况，特制定本规则。
第2条 铁路科技档案，是铁路运输、生产技术、基本建设和科学研究等技术活动中形成的，具有利用价值，按照归档制度归档，集中保管的科技文件材料。主要形式有：图片（包括底图）、图表、文字材料、计算材料、胶卷（片）、照片等。
铁路科技档案种类有：
1、铁路运输档案；
2、生产技术档案；
3、基本建设档案；
4、科技研究档案；
5、设备仪器档案；
6、铁路标准档案。
第3条 铁路科技档案，是铁路运输生产、建设和科研等技术活动的历史记录，是全路职工劳动和智慧的结晶，是铁路现代化运输、产品制造、基本建设、科学研究和设备维修的依据和必要条件，是国家的宝贵财富。因此，铁道部、各铁路局、工程局、设计院、规划院、工厂、铁道科学研究院（所）、铁道学院（校）以及有科技档案的基层单位（以下简称各单位），都必须建立、健全科技档案工作，对科技档案实行集中统一管理，保证科技档案的完整、准确、系统、安全和有效地利用。
第4条 铁路科技档案工作，是一项专门的事业，是铁路企业技术管理工作的组成部分，各单位都必须把科技档案工作纳入技术管理工作中去，加强领导。

第二章 铁路科技档案管理体制和领导关系

第5条 铁路科技档案工作，实行统一领导分级管理原则。铁道部对部属各局、厂、院、校科技档案工作实行统一的领导和管理。部属各局、厂、院、校对所属单位的科技档案工作，要进行统一领导和管理，制定具体的实施办法和措施。
第6条 铁道部档案管理处，是铁道部管理全路档案工作的职能机构。它负责拟订档案管理制度、规划、计划和措施，总结交流和推广档案工作经验，培训档案工作干部，对铁路系统各单位档案工作，进行监督、检查和业务指导。
第7条 铁道部档案馆，主要任务是：
1、按照铁道部规定的进馆范围和进馆办法，对铁路系统的科技档案和文书档案进行收集、整理保管和提供利用；
2、根据需要，编制档案查找利用工具，编写专题资料汇编和铁路史料；
3、负责全路进馆档案的缩微复制工作。
第8条 部属各局、厂、院、校，要设立直属科技档案管理工作机构，在总工程师的领导下，统一管理本机关和所属单位的科技档案工作。
第9条 各单位必须根据需要为科技档案部门确定定员，并按定员配备能胜任工作的干部。从事档案工作的科技人员，是技术管理干部，应保持其技术职称，与其他科技管理人员享受同等待遇和晋升。
第10条 各单位都要积极创造条件，采取措施，加强科技档案队伍的建设，培训本系统科技档案人员，不断提高档案业务水平。
第11条 部属各单位科技档案管理工作机构的任务：
1、负责拟定本单位的科技档案管理实施办法；
2、负责对所属单位的科技档案工作进行监督、检查和业务指导；
3、负责科技档案室的下列工作：
（1）收集、整理、保管和统计本单位的科技档案；
（2）积极开展科技档案的利用工作，编制各种查找利用工具和汇编参考资料工作；
（3）督促和协助本单位有关人员正确的整理需要归档的科技文件材料；
（4）负责组织和承办科技档案的鉴定和销毁工作；
（5）组织和监督科技档案的核对、修改和补充工作；
（6）负责向铁道部档案馆办理科技档案的进馆工作；
（7）对科技文件材料的形成、积累、立卷、归档有监督、指导的责任；
（8）负责做好科技档案的复制工作；
（9）兼管科技资料工作。

第三章 科技文件材料的形成和归档

第12条 铁道部机关各专业主管局和部属各单位，在制定有关规章制度时，对必要的科技文件材料的组成与内容、形成与积累、立卷与归档应做以明确的规定。对科技文件材料的形成、积累、立卷、归档，应纳入有关部门和科技人员的职责范围、工作程序和岗位责任制中去。没有完整、准确的科技文件材料的归档，不能算完成任务。
第13条 各设计、施工和基建单位，都要严格按照有关规定、认真积累、绘制设计、施工、竣工技术文件材料。在基本建设工程竣工时，工程部门（施工单位）要及时整理、编制、移交完整、准确和质量良好的竣工文件和竣工图。办理交接验收工作，必须移交完整、准确和质量良好的竣工图。特殊情况，移交竣工图日期，可由交接双方商定。属于进馆范围的竣工图，应绘制正式竣工图。竣工图有底图的，应随竣工图移交给使用单位（铁路局、工厂）保管和使用。
第14条 各单位对每一项科研成果、试制产品、基建工程，在进行鉴定、验收时，要有有关的科技档案部门的人员参加，对应移交、归档、进馆的科技文件材料，进行审查和验收。
第15条 各项科学研究、产品制造、工程设计、基建施工设备安装的负责人员或技术部门，在该项任务完成之后，必须将形成的科技文件材料，收集齐全，核对准确，按有关规定，整理分类，组成保管单位（卷、册、袋、盒），及时地向本单位科技档案管理机构归档。归档份数可以根据需要确定。
归档的案卷，要写好案卷封面，卷后附备考表，填好卷内目录。每个项目的档案，可以组成一个保管单位，也可以组成若干个保管单位。每个保管单位的文字材料和图纸的折迭尺寸为297×210毫米。
案卷归档时，要办理归档手续，由归档人编写好案卷移交目录一式二份，交接时双方在移交目录上签字。
第16条 凡是归档的科技文件材料，都应做到书写工整、图象字迹清楚、反差良好、胶卷质量优良，有利长久保存。进馆的科技档案，材质和质量都必须保证优良，避免用复写纸、铅笔、元珠笔书写。
第17条 铁路科技档案的归档范围：
1、铁路运输档案：在铁路运输组织、计划和指挥中形成的列车运行图、列车运行时刻表、列车编组计划、机车交路图。
2、生产技术档案：在机车车辆、通信信号、大型机具、桥梁、及其他器材等产品试制、试验、新造、改造和修理工作中，各阶段形成的设计图纸、说明书、计算书、记录、条件、规范、工艺文件、工艺装备以及作为设计、制造、试验、试制、修理依据和审批鉴定的文件材料。
3、基本建设档案：在铁路线路、站场、路基、地质、枢纽、桥梁、隧道、涵渠、通信、信号、给水、排水、电力、工厂、房屋、文化福利设施和机车、车辆、主要客货运输设备等新建、改建、扩建、大中维修、勘测、设计、施工和竣工验收中，形成的路网规划、设计意见书、选线（厂）报告、初步设计、技术设计、施工设计、施工记录、竣工图、交接验收报告、技术总结、以及作为设计、施工依据和审批鉴定的文件材料、图纸、说明书及其他文件材料。
4、科技研究档案：在科研、试验、技术交流、应用、考察、合作、技术革新、技术革命、发明创造、教学研究和铁道出版等工作中形成的科技成果、报告、计划、大纲、任务书、论文、著作、专刊、记录、总结、以及审批鉴定、评议、推广和作为依据的文件材料。
5、设备仪器档案：在生产建设、产品制造、研究试验、测量化验、养护维修等需要而购置、进口或自制安装使用和储备的机械动力设备、仪器仪表设备和非标准设备的图纸、说明书、规程、规范、记录等科技文件材料。
6、铁路标准档案：在铁路产品标准、技术标准（部标专业标准、企业标准）和铁路工程建设标准（标准图、通用图、参考图）等的设计工作中产生的任务书、说明书、设计图、计算书及其审批鉴定的文件材料。
援外工程档案归档范围，亦应比照上述内容。
停建缓建工程的科技文件材料，要由有关技术业务部门或技术负责人整理好，送由本单位档案部门妥善保存。
第18条 各单位在设计、施工、制造中，采用的铁路标准，应作为本单位的科技档案归档。但在每个基建、产品项目的档案中，可以不附，只在各该项目的目录中，注明其名称、编号、编制日期。
第19条 凡在科技研究工作中形成的科技文件材料，不论成功的项目，或是不成功的项目，或是停止的项目，都应归档。
第20条 若干单位共同承办一项任务时，所形成的科技文件材料，应该由主办单位归档一套完整的档案；协作单位只归档其承担任务的有关部分，并提供相同的一份送交主办单位。
第21条 科技文件材料的归档时间，应按照工作程序，可以分批分期立卷归档，也可以在科技文件材料全部形成以后一次归档。一般情况下，科技研究档案，应在每项科研任务完成或停止之后归档；基本建设档案，应在每个工程项目或阶段竣工并交接验收之后归档；生产技术档案，应在每个产品定型或批量生产之后归档；设备仪器档案，应在每个设备仪器使用或安装之后归档；铁路标准档案和铁路运输档案，应在每个项目批准之后归档。

第四章 铁路科技档案进馆范围和办法

第22条 部属各单位，对形成的重要科技档案，要按规定的时间和办法，送交铁道部档案馆保管和利用。具体的进馆范围，详见附件一。
第23条 进馆的科技档案，规定一套。其中：图纸部分，有底图的应随同进馆的档案送档案馆，由档案馆及时地对整套档案翻拍复制成胶卷后，底图退回原单位保管和利用。
有条件的单位，对于进馆范围的科技档案，可以翻拍复制成质量良好的35毫米有孔胶卷进馆。档案馆根据需要拷贝多套以便分存和利用。
对负责进馆的单位和时间规定如下：
科技研究档案，在各科研专题项目研究成功并审查鉴定批准后，由研究单位负责进馆。
基本建设档案，其中，设计部分，在各该工程竣工后，由设计单位负责进馆。竣工部分，在工程交接验收的同时，由工程（施工）部门按照进馆范围，向有关接收单位（铁路局、工厂以下同）移交。由接收单位负责，将各施工单位的全部工程竣工图和竣工文件收集齐全，按规定整理好，向铁道部档案馆移交进馆。养护维修、大中修和补制部分，在大中修、核对、补制完了之后，由大中修、核对、补制单位（铁路局、工厂）负责进馆。
生产技术档案，在各该产品定型或批量生产后，由制造主导厂（或归口厂）负责进馆。
设备仪器档案，一般不进档案馆。但确属国内或引进先进技术的成套设备仪器档案，使用单位认为有必要时，也可由使用单位负责复制进馆。
铁路标准档案，经铁道部批准之后，由编制单位或归口单位负责进馆。
第24条 进馆的科技档案，由负责进馆单位填写案卷目录和案卷移交目录一式三份，并按照科研、工程、产品等项目编写简介，简要说明各该项目的档案形成梗概和完整程度。移交清点后，办理移交手续，双方在移交目录上签字。

第五章 铁路科技档案的管理和利用

第25条 科技档案室或档案馆，对接收归档或进馆的科技档案，应及时地登记和整理，按照专业工作的特点，遵循科技工作的程序和科技文件材料的形成规律，进行分类和编目。
科技档案的分类，必须保持科技档案之间的联系，便于保管和利用。一个科研项目、一项工程、一种产品、一部设备、一套标准所形成的科技档案，应该分别排列在一起，不能互相混淆。同一个项目的文字材料和图纸、要放在同类项目之中，不能分开。
科技档案的编号，要与分类、排列保持一致，做到科学、适用、简单明了。代字统一采用汉字或汉语拼音字母，代号统一采用阿拉伯数字。
第26条 科技档案，归档后不得任意修改，必须修改时，要由移交归档单位的有关科技人员负责进行，但必须履行一定程序的审批手续。
第27条 科技档案，必须有专门库房保管，库房要做好防盗、防火、防潮、防虫鼠、防尘、防晒、防震等。库房要与易燃、易爆、易染等物品隔离，严禁用非防潮地下室作库房。保管纸张档案的库房，要保持适当的温度和相对温度。
第28条 保存科技档案，要有专门的柜、架和档案盒、胶卷（片）档案要有专门的芯架和卡片柜。35毫米胶卷档案，每卷不超过30M，并装在吸潮的纸盒内为宜。
第29条 科技档案库房，要建立定期检查制度，遇有特殊情况，应进行全面或重点检查，作出详细记录，发现档案破损，要及时修补或复制。管理人员调动时，应办理移交手续。
第30条 凡是单位撤销或变动，以及建筑物，构筑物、设备、仪器转移使用或产品转产时，应将档案整理妥善，根据工作需要，按照保证科技档案完整的原则，经上级主管机关批准后，向接受单位办理移交手续。
第31条 科技档案部门，要采用新技术、新设备，改善保管形式和条件，逐步实现档案保管技术现代化，提高利用效率。
第32条 管理科技档案，要做到平战结合。铁道部对进馆的科技档案，要统一安排，采用缩微技术和多套分存措施，保证非常情况下重要科技档案的安全。
第33条 各单位建筑或增添保管科技档案的库房、设备和用品的费用，应从企业事业的生产、科研或事业费中开支。新建单位，应同时建设符合要求的科技档案库房。
第34条 科技档案部门，要以社会主义现代化建设为中心，积极主动地开展科技档案的利用工作。根据需要编制必要的检索工具（目录、卡片、索引）、参考资料、史料，及时地提供科技档案为科学技术研究、生产建设工作服务。既要保守机密，又要充分发挥科技档案的作用，及时调整密级，扩大利用与交流范围。
科技档案部门，要建立科技档案利用制度。借阅、复制、供应、要有批准，检查手续。
第35条 借阅科技档案的人员，应保持案卷的完整与安全，不得转借、拆散、涂改、抽换、损坏、丢失和泄密。档案人员对归还的案卷，应详细检查、注销。进馆的科技档案，一般情况下，只能在档案馆内阅读、抄录和复制提供利用。归档的底图，除了批准复制、修改等外，一般地不准拿出科技档案室。
第36条 各单位对已经超过保管期限的科技档案要定期做好鉴定工作。对确已失去保存价值的科技档案可剔除销毁。
铁路科技档案保管期限，一般分永久、长期（二十年以上）、定期（十五年以下）三种。科技档案保管期限表，详见附件二。
铁路科技档案的鉴定工作要在总工程师领导下进行。鉴定时，必须对已超过保管期限的科技档案详细审查。要销毁的科技档案，必须造具清册，经本单位领导审核批准。销毁科技档案，要指定监销人，防止失密。

第六章 附则

第37条 各单位应根据本规则，结合本单位具体情况，自行制定实施办法或工作细则，报部备案。
以前铁道部颁发的有关办法、规定等，如与本规则有抵触者，按本规则执行。
第38条 本规则自公布之日起实行。
本规定公布日之前，已形成、归档、进馆的科技档案，按照以前规定执行。
（附件略） (中央法规)

⑥ 求科技档案作用要举例说明

摘要 科技档案在科研管理中的作用：一是科研申报中的作用，体现在课题申请、科研选题、课题经费确定三方面的借鉴作用。二是成果转化与评审中缺陷纠正的借鉴作用：①运用科技成果档案中推广应用资料的缺陷指导研究者做好成果资料整理。②指导论文投向，即将主要论文在中华系列杂志发表，同时，应力争有1～2篇体现科研水平的文章投向国外影响面大的核心期刊发表。③运用成果申报填写质量对成果评审的影响指导研究者完善申报资料的填写。

Potential role of science and technology archives in the management of scientific research

Li Haiyan, Wu Zhihua， Wang Kewei. Scientific Research Department of The No.1 Military Medical University, Guangdong 510515

Abstract This article analyzes the role of science and technology archives in the management of scientific researches. Firstly, they can provide some reference for grants application, subject selection and funding resources determination. Secondly, they can provide guidance for scientific achievements transfer and appraisal reference to flaw correction. The flaw records can ①serve as guideposts for researchers to file their data or materials correctly; ②direct their publication in appropriate journals, such as the Chinese Serial Journals mostly while some one or two outstanding articles in foreign core journals with high reputations; and ③guide the researchers to write achievement reports based on the lessons from previous records in science and technology archives.

Key Words Archive, Science and technology Management, Scientific research Role

充分而合理地利用科技档案，发挥其应有的功能，对提高科研管理水平具有重要意义。我们结合自己的实践进行探讨。

一、科技档案在科研申报前的借鉴作用

科研计划管理档案主要包括各种课题的立项申请书、合同书、开题报告、实验设计、实验记录、课题进展报告、课题结题报告、与课题有关的会议纪要以及科研经费的使用情况记录等。现仅就科技档案在科研申报前的作用进行阐述。

(一)科研计划档案与课题申请：我校每年的课题申请除部分课题中标外，多数课题不能中标，分析课题中标和未中标原因是一件具有较大意义的工作。在课题申请过程中，要做好所有申请书的归档工作，并按基金种类、学科进行分类。在课题被批准后又把中标与未中标课题分列，并根据课题评审情况，认真分析、归纳、总结。

对未中标标书，他人即可从中吸取未中标的教训，同时要组织课题申请者查找有关资料，并请同行专家审查把关，进行相应的修改和完善，为下一年的投标做好充分准备。另一方面，通过对中标课题的分析，摸清目前科学研究热点、难点和新趋势，为科研工作及决策者提供重要的信息，使之能根据本校的优势和特色，组织有关的科技人员做好有关项目的前期研究工作，为获取重点项目做必要准备。

(二)科研计划档案与科研选题：低水平重复研究是目前科研工作中普遍存在的问题，如何避免低水平重复研究也是各单位在科技管理工作中存在的共性问题，而计划档案的系统管理则是一项重要措施。通过计划档案掌握本单位各学科的课题的在研情况，在课题立项时，防止在本单位的相关学科中出现相同课题多头立项的现象，从而避免没有创新性的选题。其次，利用科技档案所含的技术优势，对其它相关学科进行技术辐射，发现新的突破口。现在各学科彼此渗透，通过组织科技工作者利用本单位已获的研究成果，结合相关学科的优势，在理论、观点、技术方法等方面进行类比、分析，寻找、发现新的突破口，使课题的立项达到高起点、高水平的要求。再次，利用计划档案中高水平项目启迪科技工作者的选题思维。选择已获国家自然科学基金资助的水平高、思路新颖的标书作示范，从选题、研究目标、研究方法等方面吸取经验、拓宽思路，启发科技工作者的创造性思维，提高研究课题的水平和中标率。

(三)科研计划档案与课题经费的确定：在计划档案管理过程中，课题经费档案的建立是非常重要的。通过课题经费使用的详细记录，总结出各类课题研究所需的经费，供基金课题的经费预算做标尺参考。项目的经费预算是否合理，将直接影响项目竞争力及同行评议结果。很多科技工作者在确定课题经费申请时，有种错误看法，认为申请经费越少越容易批准，往往致使申请经费不足，批准后难以对该项中标课题进行深入研究。通过课题经费档案，运用好预算“标尺”，把好课题经费申请关，使课题费贴近需要，不因申请课题经费过多而被否决，也避免因申请经费不足而影响课题进展。

二、科技档案中成果转化与评审中缺陷纠正的借鉴作用

与科技成果管理档案有关的科技档案包括成果的推广应用资料、成果鉴定资料、成果的申报资料以及其它的附加材料，称之为科技成果档案。任何一项科技成果要转化为生产力，必须有完整的科技成果档案作为依据。但大多数科技工作者只重视学术研究的价值，轻视成果应用及推广，容易忽视科技成果档案的收集管理，这不仅影响了成果的转化，也严重影响了科技成果的申报。因此，在课题的研究接近完成时，要主动指导科技人员获取成果的推广应用资料，收集、整理成果鉴定材料，为成果的鉴定、申报做准备。

(一)运用科技成果档案中推广应用资料的缺陷指导研究者做好成果资料的整理：根据每年归档的成果档案情况，我们认真分析了历年获奖和未获奖项目的档案材料，发现除了成果的创新性、先进性、研究的难度等反映研究水平的因素影响成果获奖外，成果的推广应用材料的收集、整理也至关重要。在科技成果的推广应用上，科技人员常常不给予高度重视，认为这项工作是可有可无的事，他们把工作的重点只放在研究工作的完成上，而忽略这方面的工作，有的项目虽然做了一定的推广工作，但材料收集整理却很不完善，缺乏应有的计划性和系统性，有的成果几乎没有做推广应用工作，便急于报奖，更是影响了成果的评审。另外，我们发现在基础理论研究成果的档案中，反映对成果效益的评价材料非常少。经了解，研究者们有一种偏见，认为应用研究成果才有成果的效益资料，理论研究成果不必考虑效益材料问题，因此，他们根本就没有去做这方面的工作。实际上理论成果也有它的效益资料，主要指成果被同行认可情况，即研究成果被同行专家引用情况以及研究结果在学术界的影响。

针对上述不足，我们建议科技人员积极做好这方面的工作，搜集、整理其研究理论、观点、技术方法被同行引用和应用的资料。如，我校一附属医院的一项研究成果《我国慢性乙型肝炎病毒无症状感染的特点》于1995年获军队科技进步二等奖，该项目自80年代初在我国率先开展对慢性乙型肝炎病毒无症状感染的流行病学、分子病理学和分子流行病学研究，成果在许多方面填补了国内外空白。但是，成果的申报材料中没有反映成果效益的材料，反映成果对本研究领域影响的材料也几乎是空白。为了使成果申报材料能充分体现成果的水平和在学术界的影响，我们组织了成果申报人员和 情报资料室工作人员进行广泛的查阅、检索、收集该成果被同行引用、应用的情况，最后我们查到了国内外100多篇引用该成果的理论、观点和技术方法的文章，并且发现有多本教科书已把该成果的内容列入教学内容，成果的主要文章大多被SCI等收录。通过我们的共同努力，使成果的申报材料更充实、更能体现成果的水平，该成果在1996年度获国家科技进步二等奖。

(二)运用科技成果档案中论文刊登对成果评审的影响指导研究者的论文投向：通过对我校“八五”期间的43项获得省、军队二等奖以上成果档案进行了认真的统计分析，发现获奖的43项科技成果，共有688篇论文在公开刊物上发表，每项获奖成果的平均论文数为约16篇，最多的57篇，平均中华系列论文9篇，其它7篇。未获奖的项目，平均每项成果的论文篇数为12篇，而中华系列论文平均仅为4篇，其它为8篇。我们发现有的成果研究起点较高，有很大的创新性，有一定研究的难度和深度，但作者因为急于发表论文报奖，把大部分论文投到等级不高的杂志上发表，从而在形式上人为降低了研究成果的水平和在学术界的影响，研究成果被同行引用的也很少，从而影响了成果的评审。

通过上述总结分析，我们引导科技人员在论文投稿时就为成果的申报做准备，建议他们把主要论文在中华系列发表，并力争有1～2篇体现研究工作水平的论文投到国外影响面大的核心期刊发表。例如，我校的一项成果《蛋白结合多糖PSK保护巨噬细胞免受过氧化损伤和阻断实验性动脉粥样硬化形成研究》，是由三项国家自然科学基金资助项目和一项广东省自然科学基金资助项目组成，研究起点高，观点新，水平高。由于研究者想尽快发表研究结果，大部分论文在本校学报发表，成果影响范围小，1996年度该成果申报军队科技进步二等奖时未通过评审。我们同成果完成人对成果申报材料进行分析，找原因，认为与成果论文发表有关系，并建议完成人把研究成果向国外杂志发表。结果，研究论文有13篇在Atherosclerosis等国外刊物发表，而且皆被收入Biomedicine有关分册，有的还被J Biol Chem和J infeet Disease引用。Clin Lab Immnnol杂志以17页的篇幅刊登了该成果的部分内容，使成果在本研究领域产生了较大的影响。该成果申报1998年军队科技进步二等奖，顺利通过了评审。

(三)运用成果申报资料的填写质量对成果评审的影响指导研究者完善申报资料的填写：我们分析了获奖和未获奖成果的申报资料发现，申报书的填写质量直接影响成果的评审。有的成果很有价值，水平也较高，但因为成果完成人填写申报书时不认真而被淘汰。有的完成人认为，成果的完成形式已以论文或实物表达出来了，申报书填写只是申报成果的一种形式。认为申报材料的整理工作太繁琐，太费精力，这在主观上往往形成了厌烦的情绪，因而在填写申报书时非常马虎，在必须详细填写的栏目不愿多费笔墨，只用寥寥几行文字应付了事；而在必须精练的栏目又不愿花精力进行推敲、精练语言，使申报书不能准确地表达成果的创新、特色、意义，不能表达成果的实际水平，因而失去竞争力。如同同行评议只针对申请书中提供的一切信息一样，成果评审也不考虑申报书以外的信息，所以，申报书的完美就有了实际意义。

针对上述情况，近几年来，我们十分重视成果申报资料的整理工作，把住质量关，在组织申报材料时，要求研究工作者以精确的语言把自己成果的整体水平、特色、创新、意义等实事求是地反映出来，使人们通过申报书便能对成果的科学性、先进性、创新性有较全面的了解，使成果的申报质量大大提高，这为我校近年来成果获奖率的提高起到了非常重要的作用。

总之，科技档案管理是科研管理的一部分，发挥科技档案在科研管理中的作用，首先要从思想上给予重视。其次在实际工作中要坚持科研计划管理与科研计划档案管理的结合。当然，对于科技档案管理工作来说，最重要的是要把好科技档案的质量关，要主动指导科技工作者形成、收集、整理科技档案，使档案有客观性、真实性、系统性、连续性和完整性，确保档案的使用价值和收藏的意义。另外，要求科研计划档案的管理与科研计划管理工作的同步化和科研成果档案管理工作与成果管理工作的同步化。

⑦ 技术档案管理

技术档案管理制度 （适合于公司、工厂、研究院等）

1 总则：1．1 为建立、健全公司技术档案工作，完整地保存和科学地管理公司的技术档案，充分发挥技术档案在公司建设和发展中的作用，更好地为公司各生产技术部门服务。特制订本管理制度。1．2 本公司技术档案是指各技术部门（包括车间）在生产技术、科研成果、质量、设备、基建等技术活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来、外购的图纸、资料、图书等。1．3 公司技术职能部门、车间要把技术档案工作纳入本单位的技术业务管理工作中，保证其技术文件材料的积累，达到收集齐全、整理系统，并按制度及时归档。以保证全公司技术档案工作的顺利开展。1．4 按照集中统一管理技术档案的基本原则，公司技术部设立综合档案室，并配备专职人员管理。综合档案室在技术主管的直接领导下，集中统一管理全公司的生产、开发、质量、设备、基建等技术档案。建立、健全技术档案工作，达到全公司技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。2 技术文件资料的归档：2．1 每一个技术项目完成或告一段落后，都要有完整、准确、系统的技术文件资料，并按公司形成技术文件资料的归档范围和要求，将所形成的技术文件资料加以系统的整理，组成保管单位（卷、代、册、盒），由技术主管审查后及时向公司综合档案室移交归档。2．2 各部门或技术人员在移交技术档案或技术文件资料时，交接双方应按规定办理交接手续(参见PD423《文件控制程序》表码PD423-02)，签字归档备查。凡不符合组卷要求或技术文件资料不全的，管理人员有权拒绝接收。2．3 凡需归档的技术文件资料，应尽量符合国标、部标和企业标准的规定。做到书写材料优良，字迹工整，图纸按规格绘制，图样清晰。严禁用铅笔、圆珠笔和复写纸打印。2．4 凡各部门形成的图纸类文件，应描制底图一份，并经技术责任签字后，向档案室移交归档。2．5 凡外来、外购回公司的图纸资料，随仪器、设备入厂的图纸、使用说明书、电气线路图等在开封前，有关单位必须通知资料管理人员参加清点，如数归档。在未办理借阅使用手续前任何人不得据为私有或拿走。3 综合档案室的任务和管理人员的职责：3．1 综合档案室的任务：3．1．1 集中、统一、科学地管理好技术档案，维护技术档案的完整、系统、准确和安全，并及时、准确地提供利用。因工作严重失职，造成技术档案原件遗失、缺漏、污损破坏至无法使用、借出无法收回等，管理人员应负主要责任，严重者调离岗位。3．1．2 协助各部门和有关技术人员做好技术文件资料的形成积累和正确地整理、立卷归档工作。3．1．3 承担技术文件资料的接收、复制、借阅、发放和建档，提供技术资料为全公司有关单位和技术人员服务。3．2 技术档案管理人员的职责：3．2．1 认真贯彻公司技术档案工作的方针政策。钻研业务，提高管理水平，保证技术档案工作任务的完成。积极主动地为生产、开发提供技术资料。3．2．2 科学地管理全公司技术档案，承办技术资料和技术档案的接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴定、统计以及绘制检索工具等工作。3．2．3 遵守公司保密制度，做好安全保卫工作。3．2．4 严格执行技术档案的保管、借阅、发放制度。3．2．5 保持档案室内整洁、卫生，对破损或变质的档案，要及时修补和提出复制。4 技术档案的鉴定和销毁：4．1 认真做好技术档案的内容、保管期限的鉴定工作。因破损或变质的档案，复制后，原档案保管期限为半年。因修改内容而更换的档案，原档案报废，保管期限为一年。4．2 凡要销毁的技术档案，必须造具清册，经主管领导审批后，在指定监销人监督下进行销毁，防止失密。有关鉴定报告和销毁清册必须及时归档。5 技术档案的保管和借阅：5．1 对接收来的技术档案进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理，编制《档案查阅目录》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。5．2 认真执行技术档案的保管检查制度，每年年底全面检查、清理一次，做到帐档一致。并于12月30日以前整理出检查报告，交技术主管审查。技术主管根据检查报告的结果，对出现的问题勒令档案管理员进行整改，并对检查报告的真实性进行复查。5．3 做好技术档案的安全、保密工作，并履行批准和借阅手续。经常保持室内清洁通风，注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗。防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。如有破损或变质的档案，管理人员要及时修补和提出复制。5．4 技术档案的保密制度：5．4．1 全公司职工必须严守机密，维护技术档案的安全。凡借阅重要的档案（包括外来、外购的资料，随仪器、设备回公司的文件资料，原始底图等），要由技术主管批准后方可借阅。借阅者必须妥善保管，不得遗失。5．4．2 技术档案如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报并采取措施作妥善处理。5．4．3 非工作人员未经允许，不得随意翻阅技术档案。5．5 技术档案的借阅：5．5．1 凡本公司技术人员、工作人员，因生产需要都可借阅技术档案。由管理人员填写《文件借阅登记表》，借阅人员签字后，方可使用。用后按期归还，经管理人员检查后，方可办理注销手续。5．5．2 技术档案和各种设备说明书等，均在公司内控制使用，档案原件不得借出档案室，仅供在室内查阅。若需借出室，应办理手续，借出副本。如无副本时，需经技术主管批准方能借出。
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5．5．3 经同意借出之档案，每次最长时间为三天。如工作需要，到期后需继续使用的，应办理续借手续。如遇假期，必须将所借技术档案退回。到期未归还或未办理续借手续者，由档案管理员负责催收，并要求其限期归还。到期还未归还，由档案管理员根据所借资料的实际价值（各类书籍按标价、资料按制作价格）报技术主管审查，总经理批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行处罚。事后借阅者如能归还所借档案，根据其时间的长短，可按处罚金额的1/2至全额返回。

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5．5．4 借阅者应保持档案的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失。借、还双方应共同清点份数、页数，并检查完整情况，做到认真负责。如发现问题或有损坏者，及时向主管领导汇报。并根据其完整或损坏的程度及档案的重要性进行处罚，由档案管理员报技术主管审查，总经理批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行处罚。

6 技术档案的复制和技术资料的发放：6．1 凡归档的技术文件资料，一般应存档一份。重要的和使用频繁的应复制备份一份，供日常借阅或发放使用，备份文件发放后，应及时复制补充完整。6．2 需加工制作的工装类图纸文件，应晒制三套。一套用于技术员作工艺后发放采购部备料，以及转交质量部进行木模、坯料检查，其中装配图发放于模具保管，供工装的管理使用；一套发放生产部或采购部，用于加工订货；一套用于档案室存档，供日常借阅使用。6．3 用于指导生产及作为验收依据的铸件图、加工图等应晒制四份，发放生产车间、质量部、分管技术员及档案室存档。经会签后的铸件图还应至少发放一份至顾客处，其中，重油厂需发放三份。6．4 用于指导生产及作为验收依据的泥芯图，应晒制四份，发放外协办、生产车间、质量部、及档案室存档。6．5 用作指导生产的工艺卡片、工序卡片、生产作业指导书等，应晒制三份，发放生产车间、分管技术员及档案室存档。6．6 作为验收依据的检验卡片，应晒制三份，发放质量部、分管技术员及档案室存档。6．7 因工作原因，需要发放各使用场所的技术资料，应在技术档案交接后次日内发放至各使用场所。未规定发放场所的文件应编制《文件发放清单》（参见PD423《文件控制程序》表码PD423-01），发放清单由文件编制部门填写，部门主管批准后交档案室。档案室按清单的要求发放至各使用场所，发放时注明发放场所、发放号、发放日期、是否受控等，并有接收人员签字。其它需要文件的单位或个人，应提出申请，填写《文件领用申请单》（参见PD423《文件控制程序》表码PD423-06），经主管领导审查、文件编制部门主管批准后，可签名领取。
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6．8 发放各使用场所的文件资料，使用者应妥善保管，不得损坏或丢失。因受条件限制，破坏或污损至无法使用时，可到档案室换取新文件，原破坏或污损文件资料由档案室回收后报废处理。凡使用者无法提供原文件资料，而要求档案室重新发放时，文件使用者应承担重复发放文件的资料费用，其金额按复（晒）制资料的实际价格核算，由档案管理员报技术主管审查，总经理批准后，送交公司财务部。

7 技术档案和受控技术文件的更改：7．1 当文件编制部门需对技术档案实施更改或补充时，应有更改通知单。对用户提供的文件资料进行更改时，还应有用户同意更改的书面证明，并存档备查。更改人员根据通知单的内容对技术档案实施更改。修改时统一做好修改标记，坚持技术责任签字，标明日期。同时修改清单中的更改级别，并将修改通知保留备查。7．2 技术档案更改后，资料管理人员应及时将更改通知单发放各相应的文件受控场所， 以保证文件的使用得到有效控制。7．3 为防止各使用场所的受控文件失控，各类受控技术文件自发放之日起，其使用期限为一年，过期自动作废。需重复使用时，经文件归口管理部门审查后，盖上“确认”印章，审查人员签字认可后方可再次使用。

⑧ 四川省科学技术研究成果档案馆的工作职责

四川省科学技术研究成果档案馆自成立以来，在省科技厅领导下，致力于为各级政府有关部门，各企事业单位、科研院所、大专院校等提供科技成果登记和统计、技术合同登记和统计、科技成果收集和保管、科技成果信息的发掘、利用和转化等综合服务，并且承担了各类科技服务平台建设工作。主要包括以下几个方面：
（1）负责四川省科技成果的登记和统计工作，颁发科技成果登记证书，经审查合格登记的科技成果，可以获得申报四川省科学技术进步奖的基本资格，并优先推荐申报科技成果转化项目；编辑、出版、发行《四川省科学技术成果公报》，向省科技厅、国家科技成果网提供每年科技成果中各种数据的统计报表。
（2）承担技术合同认定登记和统计工作。根据国家科技部《技术合同认定规划》及相关政策，对符合条件的技术合同进行认定登记；开展技术合同认定登记及延伸服务，经认定登记的技术合同依据国家有关规定，可享受相关税收优惠政策；撰写《四川省技术合同统计分析报告》，为科技主管部门提供决策依据。
（3）负责全省科技成果档案的收集、整理、编排、缩微、档案保存、库房管理等工作，并进行系统化、信息化、科学化管理。
（4）通过各种方式发掘、交流、利用科技成果档案中的信息资源，促进科技成果转化、技术转移和知识流动，提高科技成果档案信息的经济效益和社会效益。
（5）通过各类科技服务平台建设，整合全省科技成果资源，形成科技创新网络环境，面向全社会提供优质、高效的科技服务。