培训档案的建立及管理制度

1. 培训档案怎样建立

、全年培训课程记录统计表

设计一张EXCEL表格，统计汇总整个年度已实施课程的情况，具体项目依次可包括序、培训类别（内训、外训，或者根据培训形式需要分细类，如公开课、内部训练、光盘学习、读书会等）、培训课程名称、培训时间、培训地点、课程时数、主办单位（内训为发起组织部门，外训为某培训机构会单位）、讲师、学员对象、参加人数、实到人数、出勤率（公式设定自动计算）、培训费用（含课程费用、教材费等直接与培训相关的费用，与财务科目保持一致，便于对应年度培训预算）、人均培训费用（培训费用/实到人数）、评估方式（考试？问卷调查？心得报告？）、培训满意度（根据评估表统计出满意度）、总时数（课程时数×实到人数）、备注。如下图所示：

4、其他档案

其他档案包括：

A、内部讲师资料库：将担任内部讲师的员工基本信息拷贝出来，然后加上内部讲师的一些信息，如时间、级别、可授课程、授课次数与时数等，这一块我们还有待完善。

B、培训供应商资料库：包括培训公司名称、公司的性质、关键/优势业务领域、地址、联系人/联系方式、供应商说明（是否合作过，评价如何，有何特别要说明的地方）、供应商资质（根据你的需要把供应商分级别管理，在有需要时可优先与资质级别高的供应商联络洽谈）

C、课程库：

根据公司的培训课程体系，按体系分类建立文件夹，将整年的培训课件和资料打包放进文件夹内，慢慢充实你的课程体系，因为这些课程都是上过的，更具有可实施性，所以，不是将一些相关的其他课件放入，必须是与你公司有关的，或自己上过，或请人来上过，以后在修订课程的时候可标识版本号。

参考网络文库：http://wenku..com/link?url=-AD_2AMNPGChYGrlodO-oQk1wjY_

2. 如何建立和完善企业培训档案

对于培训来说,少不了要对全年的培训工作有个总结与自我评估,在现在许多还没有办法做到用6SIGMA来评估培训投资收益的时候,培训的一些数据在工作总结中就发挥了很大的作用,透过对培训记录的总结和分析,领导层心里应该还是有数的:虽然不能明确知道培训带来了多少利润的增长,但无疑,没有培训,公司的情况将会更差。
对于培训档案建设方面的日常工作,可以从以下几个方面入手:
1、全年培训课程记录统计表
设计一张EXCEL表格,统计汇总整个年度已实施课程的情况,具体项目依次可包括序、培训类别、培训课程名称、培训时间、培训地点、课程时数、主办单位、讲师、学员对象、参加人数、实到人数、出勤率、培训费用、人均培训费用、评估方式、培训满意度、总时数、备注。如下图所示:

这个表建立之后,关键就是在日常中及时填写更新,每次课程结束之后就要把课程相应信息录入到此表中,记住,是所有的培训,包括免费获得培训,包括临时开办的学习会。
2、单项课程资料包
单项课程包的含义是每一次课程都要按照培训作业流程将各项表单、资料归档,分课程保存。对于每项课程,内部课程需要存档的资料包括:
A、培训申请表(内训都需要申请审批,培训是成本)、培训课程计划(附在申请表后面供领导参考评估,内容包括课程开办的原因与目标、课程要素时间、地点、对象等介绍、讲师的介绍、课程效果评估方法、培训费用等);
B、开课通知单:审批之后就发布开课通知单,列清各项培训要素,有必要者可根据学员对象列上具体学员名单,一一对应。讲师邀请函也可做一份,以显示对讲师的尊重。
C、培训签到表:配合开课通知单的学员名单一一对应签到;
D、课程教材、讲义:包括纸质版、电子版、课程相关的其他资料,如案例、讨论、表格等;
E、培训评估表或心得报告:培训结束后要进行效果评估,将学员提交的评估资料整理归档;
F、培训总结报告:培训结束后要对本次培训课程进行总结,出勤情况、学员满意度情况、学员的反馈、培训工作存在的问题以及改进措施等。讲师感谢函也可发出一份,向讲师表示感谢并反馈本次培训结果。
以上这些东西统一归档于档案袋,就是一个比较完整的单项课程资料包,各项资料较为齐全。
外训课程需要存档的资料包括:
外训申请表和课程信息(外部机构的课程资料)、培训讲义、培训评估表和心得报告
3、员工个人培训档案
建立每一位员工的培训记录,通过这个记录可以很快得到员工参加了哪些培训课程、参加培训的总时数有多少、花费的培训费用有多少,每次培训后的评估结果如何,这些数据对于在需要了解员工学习情况时会有用处,尤其是在晋升评审、转岗、调动的时候会有参考价值。
如果没有IT系统的支持,可以用EXCEL表格建立每一位员工的每一次培训记录,然后将EXCEL导入ACCESS数据库,利用ACCESS数据库里面的报表功能,将EXCEL表格一行一行的信息通过报表功能转换为一页的东西,这样便于打印,也便于整体浏览。如果有IT系统那就更方便了。

4、其他档案
其他档案包括:
A、内部讲师资料库:将担任内部讲师的员工基本信息拷贝出来,然后加上内部讲师的一些信息,如时间、级别、可授课程、授课次数与时数等。
B、培训供应商资料库:包括培训公司名称、公司的性质、关键/优势业务领域、地址、联系人/联系方式、供应商说明(是否合作过,评价如何,有何特别要说明的地方)、供应商资质(根据你的需要把供应商分级别管理,在有需要时可优先与资质级别高的供应商联络洽谈)
C、课程库:
根据公司的培训课程体系,按体系分类建立文件夹,将整年的培训课件和资料打包放进文件夹内,慢慢充实你的课程体系,因为这些课程都是上过的,更具有可实施性,所以,不是将一些相关的其他课件放入,必须是与你公司有关的,或自己上过,或请人来上过,以后在修订课程的时候可标识版本号。
培训档案建立完善后，可以根据你年度培训计划的课程,随便抽一个课程,审查你是否有开课申请、开课通知、签到、教案、评估资料,随便抽一个员工,看他是否经过了上岗培训、考核资料、其他培训记录等，你都可以很好的做出总结与评估。

3. 如何建立和完善档案管理规章制度

文书档案立卷归档制度
声像档案管理办法
一、文书档案立卷归档制度
(一)总则
第一条 根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。
第二条 归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
(二)文件材料的收集管理
第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
第五条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。
第七条 各部门专(兼)职文书的职责：
1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
(三)归档范围
第八条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第十一条 本公司的请示与上级机关的批复。
第十二条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。
第十三条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十四条 信访工作材料。
第十五条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第十六条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
第十七条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十八条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
(四)平时归卷
第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。
第二十条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的"案卷类目"。"案卷类目"的条款必须简明确切，并编上条款号。
第二十一条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。
第二十二条 专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照"案卷类目"条款，放入平时保存文件卷夹内"对号入座"，并在收发文登记薄上注明。
(五)立卷(案卷质量要求)
第二十三条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。
第二十四条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第二十五条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第二十六条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
第二十七条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。
第二十八条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第二十九条 卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。
第三十条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。
第三十一条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。
第三十二条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
第三十三条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式：
案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
第三十四条 案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
第三十五条 本制度自印发之日起实施。
二、声像档案管理办法
(一)总则
第一条 为加强本公司的声像档案，特制定本办法。
第二条 本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。
声像 档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)等文字说明两部分组成。
第三条 声像档案是本公司全宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。
(二)声像档案资料的收集
第四条 收集范围
1.反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；
2.各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料；
3.本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。
4.涉及本公司和邮电系统权益的声像资料。
5.其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。
6.其它具有保存价值的声像资料。
第五条 收集时间
1.声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间。
2.档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。
第六条 收集要求
1.录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失；
2.接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；
3.声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。
第七条 声像档案资料的征集
1.档案部门有责任随时征集重要声像资料；
2.在征集的声像资料中，凡涉及国家和全国邮电部门重大事件的，应向邮电部办公厅档案处报送目录。
第八条 声像档案费用的报销
本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案归档，经档案室签字认可，财务部门应给予核报费用。 (三)声像档案的整理〖HT〗
第九条 声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。
第十条 声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。
第十一条 分类、编号
1.照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号。
2.录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。
3.编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。
第十二条 保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。
第十三条 文字说明的编写
1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。
2.编写文字说明的要求：
(1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；
(2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明：
(3)文字简洁、语言通顺；
(4)时间用阿拉伯数字表示。
第十四条 编制格式
1. 照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。
2. 录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。
第十五条 案卷要求
1.将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。
2.卷内目录：
照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；
录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。
3.卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。
第十六条 编目
声像档案的著录依照GB3792.5-85《档案、著录规则》进行。
(四)声像档案的保管
第十七条 声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。
第十八条 保管条件
底片、胶片库温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%；
照片库温应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%；录音、录像带库温应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。
第十九条 底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm；存放磁带最好不用铁皮柜。
第二十条 对库存的照片档案，要两年检查一次。
第二十一条 归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。
第二十二条 建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。
(五)声像档案的开发利用
第二十三条 编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。
第二十四条 建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。
第二十五条 具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。已移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。
第二十六条 声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借；外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。
第二十七条 在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现在的声像档案。复制的希望你满意。