① 如何做好檔案管理工作
僅供參考:
一、檔案管理
(一)凡是能准確反映公司各項業務活動的文件、材料、聲像、報表,都必須及時歸檔,確保完整無缺。
(二)文檔管理員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度,並分門別類,做好收集、整理、立卷、歸檔工作。
(三)檔案內容包括從成立之日起每年在經營管理工作中形成或公司制發的應歸檔的文件材料。
二、文書檔案管理
(一)歸檔范圍
1、行政綜合類:包括重要的會議材料;制定的內部法規性、政策性文件;組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料;發展規劃、工作總結匯報;政府機關頒發的重要文件。
2、組織人事\教育培訓類:員工變動表、花名冊、教育培訓卡。
3、會計統計類:年度計劃、統計報表、財務會計預算報表及其說明,各種季度報表、月報表,政府主管部門下發的有關文件材料。
4、質量管理類:質量管理方面的制度。
5、技術類:產品及生產方面技術文檔。
6、銷售紀事類:公司大規模的銷售活動紀事。
(二)文書的檔案立卷
1、歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件頁數,均應齊全完整。
2、在歸檔的文件材料中,應當將每份文件的正本與副本、印件與定稿、請示與批復,分類一起排列,不得分開。
3、不同年度的文件一般不得在一起立卷,但跨年度的請示與批復,放在復文年立卷;沒有復文,放在請示年立卷;跨年度的規劃,歸在文件所針對的第一年立卷;跨年度的總結,放在所針對的最後一年立卷,跨年度的會議文件,歸在會議召開的年度立卷。
三、歸檔時間
公司經營管理活動中的各種合同及常規性報表,根據各自不同的時限要求及時上繳總經理和人力資源部;其它各類檔案如聲像檔案、活動檔案、工程檔案等由各部門暫時保管,月底統一匯總到人力資源部。會計檔案由財務部自行保管。
四、檔案的借閱及銷毀
(一)借閱檔案需按規定辦理借閱手續,在規定的范圍內查閱。不得在檔案上塗改、撕毀,並應及時歸還。
(二)會計檔案一律不準外借。內部調閱應經財務負責人同意。外單位因特殊需要,查閱有關會計檔案時,應持正式公文,並經公司領導同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復印,應經財務負責人同意方可辦理。
(三)定期對檔案進行鑒定,准確地制定檔案銷毀清單,對失去保存價值的檔案,登記造冊,經人力資源部負責人審核,報公司領導批准後方可銷毀,銷毀時需有兩人以上參加,並在銷毀清冊上簽字。
② 在撫順如何參加檔案管理的培訓
撫順市城市建設檔案管理辦法
(2003年12月4日撫順市人民政府第次常務會議審議通過 2003年12月12日撫順市人民政府令第104號公布)
第一條 為了加強城市建設檔案(以下簡稱城建檔案)工作,充分發揮城建檔案在城市規劃、建設及其管理中的作用,根據《中華人民共和國檔案法》、國務院《科學技術檔案工作條例》、《建設工程質量管理條例》和國家標准《建設工程文件歸檔整理規范》等有關法律、法規,制定本辦法。
第二條 本辦法所稱城建檔案,是指城市規劃、建設、管理及科研活動中直接形成的,對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、照片、錄音、錄像等各種載體的歷史記錄。
第三條 凡在本市城市規劃區內進行工程建設和形成城建檔案的公民、法人和其它組織,均應遵守本辦法。
第四條 城建檔案工作按照統一領導,分級管理的原則,建立以市城建檔案館為中心,各形成城建檔案的單位檔案室為基礎的城建檔案管理網路,確保城建檔案的完整、准確、系統、安全和有效利用。
第五條 市城鄉建設委員會負責全市城建檔案管理工作,業務上受市檔案行政管理部門的監督與指導,城建檔案日常工作由市城建檔案管理辦公室(市城建檔案館)負責。城建檔案管理部門實施行政處罰後須報市檔案行政管理部門備案。
第六條 市城建檔案館負責收集和保管本市需要長期和永久保存的城建檔案資料,組織開展城建檔案理論研究和專業人員培訓,建立健全城建檔案管理制度,積極開發城建檔案信息資源,為社會提供利用檔案和技術咨詢服務。
城建檔案利用和技術咨詢應遵循有償服務和無償服務相結合的原則,有償服務收費范圍和標准按照國家、省有關規定執行。
第七條 市城建檔案館主要接收下列建設工程的檔案:
(一)城市工業建築工程(包括廠區和各種地下管線工程);
(二)城市民用建築工程(包括建築區域或小區的各種地下管線工程);
(三)城市市政基礎設施工程;
(四)城市公用基礎設施工程;
(五)城市公共交通基礎設施工程;
(六)城市園林建設、風景名勝建設工程;
(七)城市市容環境衛生設施建設工程;
(八)城市防洪、抗震、人防工程;
(九)軍事工程檔案資料中,除軍事禁區和軍事管理區以外的穿越市區的地下管線走向和有關隱蔽工程的位置圖。
第八條 市城建檔案館應收集以下與城市規劃、建設及其管理有關的城市建設基礎資料:
(一)城市歷史資料包括城市歷史沿革、歷史文化遺產、地名、各項建設事業和設施發展史等資料。
(二)城市自然資料包括氣象、水文、地質、地震等資料。
(三)城市技術經濟資料包括城市經濟、人口、自然資源、環境、交通、文化教育、科研、衛生、體育、工礦、企事業的現狀及發展等統計資料。
(四)有關城市建設方針、政策、法規、計劃、統計資料,以及設計、科研、施工等技術規程規范資料。
第九條 建設單位應當與城建檔案管理部門簽定《報送建設工程竣工檔案責任書》。
第十條 各建設、設計、施工單位應按有關規定建立健全工程圖紙更改、補充制度。凡更改、補充圖紙的,應當重新編制建設工程檔案,並在工程竣工後三個月內向城市建設檔案館補交變更圖。
第十一條 建築工程、地下管線工程的竣工圖必須圖樣清晰,與建築物實體相符,並加蓋竣工圖章。竣工圖不完整、不準確、不符合歸檔要求的建設項目,不準驗收檔案。
第十二條 建設單位在建設工程竣工驗收前,須按規定提請市城建檔案管理部門對建設工程檔案進行預驗收。驗收合格的,由城建檔案管理部門出具《遼寧省建設工程竣工檔案初驗合格證》。市重點項目的建設工程,建設單位應通知市檔案行政管理部門派員參加預驗收並參加竣工檔案的驗收。
第十三條 建設單位在辦理建設工程竣工驗收備案時必須提交《遼寧省建設工程竣工檔案初驗合格證》,否則建設行政主管部門不予辦理竣工驗收備案。
第十四條 建設工程、地下管線工程竣工驗收後,建設單位必須按規定向城建檔案館移交完整的建設工程檔案。城建檔案館應對符合國家移交標準的,發給《遼寧省城市建設檔案合格證》。《遼寧省城市建設檔案合格證》作為有關主管部門對開發企業、施工企業資質年審和評定工程質量等級的重要內容。
第十五條 向城建檔案館移交建設工程檔案時應附有工程照片及實況錄像等檔案材料。
第十六條 凡屬停建、緩建工程,工程技術資料暫由建設單位保管;建設項目發生機構並遷、業務轉移和建築物管理、使用權變更時,要做好工程檔案資料的移交、保管,由實施竣工圖的單位負責,會同原建設單位向城建檔案館報送工程檔案。
第十七條 城市地下管網普查、補測補繪工作,均應在工作結束後六個月內將成果資料連同地下管網綜合圖移交市城建檔案館備案。地下管線管理單位應將本年度更改、報廢、漏測部分的管線現狀圖和相關資料向城建檔案館移交。
第十八條 城建檔案館做為永久保管全市重要城建檔案的基地,應擁有適應城市發展要求的館庫設施,配備相應的專業技術人員,逐步採用新技術,加強館藏檔案的科學保護,實現檔案管理現代化,所需經費,由市財政統籌安排。
第十九條 各縣(區)應加強本轄區的城建檔案的管理,把縣、鎮(鄉)建設檔案工作納入小城市建設發展規劃,切實保管好本轄區需要長期和永久保存的城鎮建設檔案。
第二十條 違反本辦法規定,建設工程竣工驗收後,建設單位無故延期或者未按照標准向城建檔案館移交建設項目檔案的,責令限期改正。逾期仍未補交的,由市建設行政管理部門依照國務院《建設工程質量管理條例》的有關規定,處一萬元以上十萬元以下的罰款。
第二十一條 城建檔案管理人員濫用職權、玩忽職守造成檔案損失或者工作中徇私舞弊、亂收費、亂罰款的,由其所在單位和上級主管機關對直接責任人員及主管人員給予行政處分;構成犯罪的,由司法機關依法追究刑事責任。
第二十二條 本辦法自2004年1月12日起施行,撫政發(1983)123號《撫順市城市基本建設檔案管理暫行辦法》同時廢止。
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