❶ 如何規范檔案日常管理
檔案管理制度
一、檔案人員崗位責任制
1、努力學習政治理論和專業知識，不斷提高業務技能和管理水平。忠於職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔案業務培訓，並經考核取得崗位資格證書。
2、認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》和《湖北省檔案工作條例》，貫徹執行黨和國家及本系統（行業）有關檔案工作的法規和規章，認真履行本單位各項檔案管理規章制度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復制等瀆職行為的，要及時向領導報告，並根據《檔案法》及有關規定，追究當事人和直接領導人的行政責任或刑事責任。
3、熟悉本單位和本系統業務工作，了解本單位各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。
4、切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質量，力爭達到標准化、規范化的要求，逐步實現檔案管理的現代化。
5、同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進行鑒定，對已到保管期限的檔案資料認真鑒定分析，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，造具銷毀清冊，寫出鑒定分析報告，經領導批准後，和有關人員一起進行認真負責地銷毀。
6、保持庫房的整潔衛生，檔案案卷排列有序。認真做好檔案「八防」工作，堅持做好溫濕度記錄及濕度調控工作。定期檢查檔案保管情況，經常核對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。
7、編制科學的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動地提供檔案資料，做好咨詢服務工作和檔案利用工作，嚴格執行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實例和檔案信息。
8、積極開發檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料，以滿足各項業務工作的需要。
9、積極參加本單位組織的科研課題鑒定會、單位工程驗收會、初步竣工驗收會、竣工驗收會等活動，認真接收上述活動形成的應該歸檔的文件材料，並整理歸檔。
10、做好檔案的統計工作，建立統計台帳，及時、准確地向檔案管理部門填報機關檔案工作統計年報及其他調查統計表。
11、在做好單位內部檔案管理的同時，還要對單位內部各科室和所屬單位的檔案工作進行監督、檢查和指導。
二、檔案保管制度
1、收進、移出檔案和資料，必須認真清點，嚴格履行交接手續。
2、保管檔案和資料，必須使用符合國家標准和規范的卷皮和卷盒，並排列有序，便於查找。
3、檔案資料庫房必須堅固，必須裝備鐵門、鐵窗和其他防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防塵、防鼠、防太陽光直射、防有害氣體等「十防」設施。
4、隨著氣候變化，做好庫房密閉、通風、溫濕度調節，並適時進行除濕或除塵工作，以防檔案霉變。
5、檔案資料庫房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室分開，但要相對集中，便於管理。
6、庫房專管人員進出庫房，應隨手關門上鎖，非專管人員，不得隨意進入庫房。
7、必須定期檢查、清點庫藏檔案和資料。發現檔案霉爛、褪變、破損或帳物不符時，必須及時追查、處理和修復。因失職而損毀、丟失檔案資料者，按檔案法規嚴肅處理。
8、檔案管理人員工作變動時，必須將所保管的檔案和資料清點移交，否則不予辦理調離手續。
三、檔案復制制度
1、要遵循保密原則，凡涉及保密的檔案不得復制。
2、復制檔案中的內容，須經處領導同意，由檔案管理人員進行復制。
3、破損的檔案，檔案員要及時修改和復制。
4、對利用較多的檔案，可復制數份，以利用使用，並保護原檔案，減少檔案的磨損。
四、檔案查借閱制度
1、本著方便工作、滿足利用的原則，檔案資料一般不予借出，須在檔案室、閱文室內查閱。
2、本處有關科室因工作需要須借閱檔案，原則上只能在閱文室內查閱,確實要借出的檔案,必須經分管處長簽批，方可辦理借閱手續,借閱時間一般不超過一周。
3、外單位來查找利用檔案者，一律憑單位介紹信，經本處領導簽字同意，有關部門派人陪同，方可查閱。
4、借閱者不準在檔案材料上劃杠、打圈、勾畫，不準塗改撕毀，不準將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準將檔案保密內容外泄。
5、查閱檔案時，禁止吸煙、喝水、防止燒毀、水漬檔案。
6、借閱者歸還檔案時，應填寫利用效果信息反饋，認真履行交接簽字手續，如發現有撕毀、塗改和損壞現象，按照檔案法規有關條款及追究責任。
五、檔案庫房管理制度
為了加強檔案庫房管理，做好檔案的保管和保護工作，確保檔案的完整與安全，特製定本制度。
1、保持庫房內清潔衛生，整齊美觀，堅持不定期查庫，並認真做好記載。
2、注意庫房安全。庫內嚴禁存放易燃、易爆物品及雜物。進出庫房隨時關門上鎖，不允許非庫房管理人員進入庫內。
3、定時測量記錄庫內溫度。要求庫內溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45-60%范圍內，並注意做好空調機和去濕機的定時開關工作。
4、搞好庫內防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、防蟲、防鼠、防有害氣體等「十防」工作。
5、遇有特殊情況，及時向分管領導和職能部門報告，保護現場不受破壞。
六、檔案立卷歸檔制度
1、歸檔范圍
凡是本單位在各項活動中直接形成的具有查考利用價值的各種門類、各種載體的文件材料、圖表、帳薄、聲像、照片、實物以及上級印發需要本單位長期執行和落實的各項規定、制度等均屬歸檔范圍。
2、歸檔時間
（1）各項管理工作形成的文件材料，各科室應在工作完成後及時向綜合檔案室移交。
（2）堤防建設工程在立項之初及竣工完成之間所形成的資料在第一時間移交給綜合檔案室。
（3）財務會計檔案，由財務科按照歸檔要求整理裝訂成冊，保管一年後移交給綜合檔案室。
3、歸檔要求
（1）歸檔的文件材料一般一式一份，本單位發文、基建項目檔案一式貳份，堤防建設項目檔案按上級要求制定份數。
（2）自己撰寫的歸檔文字材料，必須用碳素墨水和黑墨水書寫，禁止圓珠筆、復寫紙書寫，粘貼裝訂要符合檔案技術保護要求。
（3）歸檔的文件材料必須整齊、清潔、字跡清楚，便於利用。
（4）歸檔的文件材料必須層次分明，符合形成規律。
（5）歸檔的文件材料必須完整、系統、准確的反映各職能部門在各項活動中真實內容的歷史過程。
4、歸檔手續
移交檔案時要認真履行交接手續，填寫檔案移交登記表，一式兩份，經清點無誤，雙方簽字後，各自保管一份，以備查找、負責。
七、「三納入」、「四參加」制度
1、將檔案工作納入到堤防處工作計劃，領導工作議事日程、崗位責任制中。
2、堤防處有關會議要有檔案部門或專（兼）職檔案人員參加。
3、工程項目建設、科研、設備安裝、調試等業務活動要有專（兼）職檔案人員參加。
4、科技項目的鑒定，有檔案專職人員參加。
5、基建、設備、科研成果驗收活動有檔案專職人員參加。
檔案人員參加以上活動中帶回的圖片資料，必須及時登記和整理，分類立卷歸檔，不得作為私有，一經發現，從嚴處罰。
八、檔案史料編研製度
1、綜合檔案室是堤防處檔案史料的收集、管理、開發、利用的職能部門，編研工作是檔案室的一項重要工作職責。檔案人員應根據堤防處歲修、防汛、堤防管理過程中形成的檔案史料，堅持做到經常不斷的搞好編研和開發，以滿足各方面利用檔案史料的需要。
2、根據堤防處各項業務工作需要，檔案室按規定搞好檔案全宗介紹、組織機構沿革、基礎數據統計、專題文件匯編等必須編寫的檔案史料。
3、深層次的編研工作，可根據堤防處的特點，由檔案部門或組織專門寫作班子集中進行編寫。
4、編研的檔案史料，只限堤防處內部使用，不得對外借閱和向社會公布。如確因工作需要，外借或向社會公布檔案資料時，必須經處分管檔案工作的領導批准後，方可辦理手續。
九、文書材料歸檔制度
1、本單位形成的各種專業內容、各種載體（紙張、膠卷、磁帶）、各種形式（如文件、文字材料、圖紙、圖表、聲像——即照片、錄像、錄音等）各類檔案均須及時送本機關綜合檔案室歸檔。
（1）文書檔案，應於檔案形成年度的次年第一季度末前歸檔完畢。
（2）會計檔案，應於形成年度為單位，於決算批准後，繼續在財會部門保存一年期滿時，向綜合檔案室移交。
（3）科技檔案，應分別在一個科研課題、一個試制產品、一項工程或其他技術項目完成或告一段落後及時歸檔。
（4）其他各種專業檔案，均必須按其形成規律，遵守上級檔案部門或專業部門的規定及時歸檔。
2、凡屬本處職能工作所應當負責貫徹執行及憑借指導本機關職能工作的，凡記述本處實際工作或生產技術活動歷史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）電報、圖紙（含底圖）圖表、報表簿冊（即各種登記簿、帳簿、名冊）和錄音、錄像、照片等均須向綜合檔案室歸檔。
3、歸檔工作，務須保證歸檔文件材料的種類、稿本、份數以及每件文件的頁數均須齊全完整。
4、凡歸檔的文件材料，須在「保持文件之間的歷史聯」的同時按文件的保存價值（即永久、長期、短期）組成保管單位（案卷）編目歸檔。
5、歸檔文件材料中的文件與電報應逐一分類立卷。正件與附件、印件與定稿、請示與批示、轉發文件的批文與原文、多種文字形成的同一文件不得分開立卷。
6、按年度歸檔的檔案（如文書、會議……檔案等），跨年度的請示與批復一並歸入復文件，沒有復文的請示歸入請示年；跨年度的規劃歸入針對的第一年；跨年度的會議文件歸入會議開幕年；非訴訟案材料，歸入結案年。
7、卷內文件必須排列有序。一般按責任者——問題——時間排列，使同一文件的正件在前附件在後，印件在前定稿在後，重要文件的歷次稿件依次排在定稿之後；非訴論案件卷，結論、決定、判決性的文件材料在前依據材料在後。
8、卷內文件，應安排列順序逐件逐頁編所在頁號或件號。即：
裝訂的卷，在有文字的每頁文件的下面右上角，背面左上角編全卷文件統一的順序頁號；
不裝訂的卷，應在每份文件首頁右上角加蓋檔號章，在章內填上順序件號；
圖表和聲像材料，應在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。
9、凡歸檔案卷,不論永久、長期和短期保存價值，均須按規定格式逐卷填寫內文件目錄和備考表。
（1）填寫目錄時，不得隨便改變和簡化文件題名（即標題）；
（2）對沒有題名或題名（如通知）不能反映文件實質內容的文件，應根據文件內容予以擬制；
（3）對沒有責任者（即作者），年、月、日的文件，要考證清楚，補齊後填入有關項內；
（4）會議記錄、應填寫每次會議的時間和主要內容；
（5）填寫卷內文件目錄的字跡要工整；
（6）填寫卷內文件的情況說明，應逐項填寫在備考表內。無需說明的卷，亦應將立卷人、檢查人的姓名和立卷的時間填上；
（7）卷內文件目錄置於卷首，備考表置於卷尾。
10、聲像材料應用文字標出所攝聲像的人、物名稱、身份（或職務）及其活動時間、地點、中心內容和攝錄者。
11、凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭針……等金屬物；如有破損者，應按裱糊技術要求托裱；如有字跡擴散褪變者，應復制，復製件與原件一並歸檔。
12、凡歸檔的文件、材料，均須裝訂。凡裝訂的案卷，須按卷內文件目錄在其首、備考表在其尾，卷內文件依預先後排列的順序理齊，做到右、下側齊整；采直徑1-1.5毫米粗細的紗繩和用「三孔一線」裝訂法裝訂；凡不裝訂的案卷，應用細線和縫紉機裝卷內文件逐件裝訂。
13、歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內文件目錄、備考表、案卷目錄……等，必須符合檔案部門規定的標准和規范，並按規定格式和要求填寫清楚。
14、歸檔案卷的標題要簡明、確切地反映卷內文件內容，一般應由卷內文件的負責者（即作者）、內容和名稱等部門組成，對責任者簡稱的使用，要通俗易懂，保持一致。
十、檔案移交制度
1、國家規定應向當地檔案館移交的永久和長期保管檔案，本處必須按規定時間辦理移交手續，並妥善保管交接憑證，還應在檢索工具上註明。
2、檔案工作人員調離工作後，必須辦完移交手續後，方可離崗辦理調離手續。
3、對檔案收進、移出、利用銷毀的情況要認真登記，為統計和移交工作作好准備。
4、移交登記要本著實事求是的原則，既要有綜合性的報表，又要有詳細的明細表，要做到帳物相符、賬表相符。
十一、會計檔案管理制度
為加強會計檔案的管理與利用，根據財政部、國家檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》，結合本單位實際，制定本制度。
1、每年形成的會計檔案，包括會計憑證、會計帳薄、會計報表等會計核算專業材料，均應由財務科按歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊。在會計年度終了後，暫由財務科保管一年，期滿後，編造清冊全部移交到綜合檔案室保管。
2、檔案室接收保管的會計檔案，原則上應保持原卷、冊的封裝，個別需要拆裝、整理的，應會同財務科經辦人共同拆封整理，以分清職責。
3、嚴格執行安全保管制度，謹防損毀，不得失密和泄密。
4、調閱會計檔案，須由財務科長陪同借閱。
5、對保管期已滿的會計檔案，由綜合檔案室提出銷毀意見，經處檔案鑒定銷毀小組鑒定，編造會計檔案銷毀清冊後，方可銷毀，監銷人員在銷毀清冊上簽字蓋章。
十二、聲像檔案管理制度
為了加強聲像（照片、錄相帶）檔案管理，更好地開發和利用聲像檔案信息資料，特製定本制度。
1、對聲像檔案實行集中統一管理，確保其完整、系統、安全，以備管理使用。
2、聲像檔案的收集工作、整理程序和保管條件必須嚴格按照國家標准規范管理。
3、聲像檔案管理員應隨時收集、徵集零散的具有保存價值的照片、錄相帶。
4、借閱聲像檔案，必須按有關規定辦理借閱審批手續，歸還時按規定進行質量檢查、驗收。
5、對收藏的聲像檔案要根據具體情況定期檢查。
6、嚴格做好聲像檔案的保密工作。
十三、實物檔案管理制度
為了加強對實物檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用實物檔案，按照《中華人民共和國檔案法》，特製定本制度。
1、對實物檔案實行集中統一管理，確保其完整、准確、系統、安全，以備開發和利用。
2、實物檔案范圍包括：錦旗、匾牌、字畫、印章、榮譽證書、獎杯。
3、實物檔案的歸檔，要求保證實物的完整、整潔、干凈，注意防火、防潮、防塵。
4、實物檔案的歸檔時間要求處屬各科室應及時將實物檔案移交檔案室歸檔。
5、實物檔案的借出，必須經處領導批准，按規定辦理借出手續，如果展出，要對展出實物檔案定期進行檢查。
6、實物檔案如有破損，必須進行認真修復和技術加工，以延長實物檔案壽命。
7、建立實物檔案登記和統計制度，每年檢查一次，發現問題，及時解決。
十四、檔案保密制度
1、檔案工作人員應嚴格貫徹執行國家保密法規，遵守保密紀律，明確保密職責，維護檔案的安全的完整。
2、保密文件材料、檔案的密級劃分、變更和解密，必須按照國家有關制度和規定辦理。保密檔案及文件材料，要妥善保管，絕密檔案要單獨保管。
3、檔案庫房設施應符合「八防」的要求，要安裝鐵門（防盜門）鐵窗，凡遇重大節日應提前對庫房的安全保密設施進行檢查，發現問題及時處理。
4、不該說的國家秘密不說，不該知道的國家秘密不問，不該看的國家秘密不看，不該記錄的國家秘密不記錄。
5、不準私自或在無保密保障的情況下復制、使用、存放、銷毀於國家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準將屬於國家秘密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。
6、不準借閱秘密檔案資料。查閱秘密檔案或文件，應履行審批手續，並限於保密室或檔案室內閱覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露秘密文件的內容。
7、不準攜帶屬於國家秘密的文件、檔案、資料的物品外出開會、參觀、學習、游覽、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，須經保密部門審查批准，同時指定專人保管。
8、不準向家屬、子女、親友及其他不應知悉者談論國家秘密。
9、定期進行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，發現問題，及時報告。
10、不準隱瞞泄密事件，對於造成失密、泄密的人員或事件要及時報告，並視其情節依法追究責任。
十五、檔案鑒定銷毀制度
1、成立檔案鑒定小組，鑒定小組由分管領導任組長，成員由檔案人員及有關部門的人員組成。
2、鑒定小組以專業主管部門確定的檔案價值鑒定原則和標准為准繩，以檔案的保管期限為依據，及時組織對到期檔案進行鑒定。
3、鑒定工作結束後，要寫出鑒定報告，在保管單位備考表中註明鑒定意見，由鑒定小組負責人簽名並註明日期，對無保存價值需要銷毀的檔案及文件材料，要造出清冊，提出銷毀報告，經分管領導批准，並報送有關檔案部門備案，然後方可銷毀。
4、對已超過保管期限的檔案或文件材料，重新鑒定後，確有保管利用價值需要延長保管期限的，應重新規定保管期限，其保管期限從第一次鑒定的年限算起。
5、經過鑒定，對延長保管期限的檔案或文件材料要重新組卷，要達到劃定保管期限准確，保管單位質量達到標准規定，鑒定中發現檔案不準確、不完整，檔案部門要及時向領導匯報，責成有關科室或責任人負責修改、補充。
6、銷毀檔案時，監銷人員不得少於2人，應由檔案室和有關業務部門派員在指定地點共同監銷，監銷人員在銷毀以前，應認真進行清點核實，銷毀後要在銷毀清冊上簽名蓋章，並將銷毀情況報告領導。
7、銷毀檔案時，必須注意保密，監銷人員在檔案尚未安全毀掉時不得離開現場。
8、情況特殊的專門檔案另有銷毀規定的按有關規定執行。
十六、檔案利用制度
1、本單位檔案僅限於本單位及本系統工作人員利用。凡查借閱檔案，必須履行登記手續，填寫查借閱登記表和利用效果登記表，並將利用結果及時向檔案室反饋，任何人不得例外。
2、外單位來查閱檔案資料的人員，必須持有單位介紹信，檢驗查閱人員的身份和問清查閱的目的、范圍，經分管領導批准後方可查閱。
3、查閱檔案人員應在閱文室、保密室內查詢，並保持安靜、衛生，不得在室內吸煙、喝水，以防損壞檔案。
4、查閱秘密文件必須履行審批手續，嚴格遵守保密規定。
5、借閱檔案時間一般不超過3天，延長時間需辦理續藉手續，最多不得超過7天，借用份數每人每次不得超過3份。
6、借閱者應維護檔案的完整與安全，不得在檔案上亂寫亂畫，不得轉借和影印、復制、拆換、塗改及污損，違者必究。
7、借閱檔案歸還時，檔案管理人員要認真清點，仔細檢查，並做好歸還記錄。借閱檔案未還人員若要長期離崗必須在離崗前，將所借檔案全部歸還，以利保管和利用。
8、凡遇節假日特殊情況，檔案室有權隨時收回借出的檔案、材料，以利安全保密等工作。
9、凡在借閱檔案過程中，造成案卷散失，污損或不歸還者，應按《檔案法》及有關規定嚴肅處理。
10、復制、抄錄檔案資料，要經領導批准，抄錄復制的檔案由檔案員核對無誤，加蓋公章，方可有效。
11、檔案人員應根據本單位工作的特點按照室藏檔案的內容、種類和結構，編制科學的檢索工具和有參考價值的檔案資料，以提高檔案的查全率。
十七、檔案統計制度
1、檔案統計要符合《中華人民共和國統計法》及其他有關法規、規章要求。
2、檔案統計包括登記和統計兩個部分。檔案室要建立檔案工作統計台帳，檔案人吶喊要認真細致地做好檔案收進、移出、整理、鑒定、銷毀、搶救、清理、保管的數量、狀況及結構的登記和統計，還要做好檔案檢索、編研和利用情況的登記和統計。
3、檔案統計內容與指標要保持一致性、穩定性和連續性,不得隨意更改。
4、統計數字要准確無誤，情況要真實，結論要正確，各項數字一律用阿拉伯數字書寫，字跡工整、清楚、不得潦草和模糊。
5、及時、准確向檔案行政管理部門填寫單位檔案工作統計年報及其他檔案調查統計表，統計表要由領導簽字蓋章後方能上報或歸檔。
6、堅持做好溫濕度記錄、掌握庫房溫度變化情況，定期分析研究，採取科學的降溫去濕措施，使庫內溫濕度控制達到國家和本省規定的標准。
7、檔案室要定期對檔案統計資料進行歸納整理，定期對統計數據進行必要的綜合、分析和研究，從而及時發現問題，糾正錯誤，更好地認識和了解機關檔案管理的現狀，掌握發展規律，分析發展趨勢，提高管理水平。
❷ 企業員工培訓建立檔案需要哪些材料
1、思路來http://wenku..com/view/bac08d056c85ec3a87c2c5ff.html
2、結合你所在企業對員源工的要求（考勤、晉升、績效、客戶評價等）製作表格
❸ 如何提高機關檔案管理規范化
一、做好檔案管理工作的重要性
檔案管理也稱檔案工作，是文件在實際使用價值消失後的僅有憑證和參考價值，是資料的終端。檔案管理系統在整個社會科學能力的構成中佔有較大地位，是社會信息系統的奠基。而檔案管理工作的涉及范圍較廣，不僅存在於局部單位的工作生產，還存在於整個社會。檔案管理工作是推進社會發展的重要因素，是單位尋求進步和發展的需要，是單位或部門日常工作的一部分，是衡量工作人員的職業素質，是企業或個人發展歷程的記錄，也是評價個人素養的依據。檔案管理工作的規范化，既可以滿足檔案工作在現代社會發展的需要，也可以為決策者在制定工作規劃時提供詳實的資料，幫助決策者做出科學合理的適合單位長期使用的發展規劃。同時，檔案也是決策者了解單位現階段發展狀況，總結以往的經驗教訓，了解各人員的綜合素質，改進發展規劃，調整工作結構的重要依據。
目前，規范檔案管理工作，可以起到促進市場經濟發展，提升單位形象以及增強企業市場競爭力的作用。因此，在我國經濟市場的經營形式面臨著嚴峻挑戰的條件下，如何有效地發揮檔案管理工作的作用，提升其社會功能和價值，完善檔案管理的工作方式，真實地反映單位的具體情況尤為重要。
二、檔案管理工作存在的不足
(一)整體意識不足
由於在工作崗位中一些工作人員心裡沒有大局意識，對檔案管理工作的認識過於片面性，缺乏整體意識，無法把檔案管理與各項建設相互結合，導致業務及自身發展拘泥於單一的形式中。
(二)創新意識需增強
檔案管理工作中的重要環節就是創新意識。深化檔案管理改革對於思想發展的局部性、管理體制過於單一以及工作方式過於傳統老舊，致使現期的發展模式嚴重缺乏創新性。
(三)全面性較低
對於新形勢下的檔案管理工作，從本質上缺乏全面認識，致使一些工作檔案不到位，一些可再生的資源白白浪費，而那些不健全的檔案資料以及不合格的工作結構，無法向社會及時提供准確的服務，影響了檔案管理工作職能的正常發揮。
三、加強檔案管理工作規范化的措施
(一)完善檔案管理工作的規章制度
要想更好地規范檔案管理工作，首先應該使檔案管理的基礎工作穩定可靠，這不但是檔案管理工作法制化的要求，也是提升其科學化、合理化、規范化的保證。雖然我國政府針對檔案管理工作頒布了一系列的法律，保證了檔案管理工作發展的基礎不動搖，也為檔案管理在收集、整理和管理等過程提供了有力的幫助。但隨著社會的不斷發展、檔案管理工作的進步、管理設施的不斷優化以及檔案種類的不斷增多，檔案管理的方法也需要改革創新、與時俱進。要求檔案管理的工作人員必須存有憂患意識，工作上有緊迫感，不斷學習相關知識以提高自身的職業素養，加強法制教育，幫助管理人員明確相關法律法規，保證其工作行為的合法化。單位領導者應該不斷完善制度建設，從單位檔案管理工作的實際出發，因地制宜，制定出一套行之有效的管理辦法，最大化地發揮檔案管理在社會發展中的作用。
(二)制定出符合時代發展要求的檔案管理方案
現階段屬於信息技術高速發展的信息時代，隨著計算機技術的普及，網路被廣泛地應用於人們的生產生活中，這就為檔案管理工作在新時代的繼續發展帶來了巨大的挑戰，如何做好新時期的檔案管理工作以及如何推動檔案管理工作的創新發展是管理人員現階段的首要達成目標。這就要求管理人員要結合以往的工作經驗，分析並歸總出工作的特點，提高管理者的服務質量和知識儲備量，加強管理人員的專業技能和管理能力的培訓，以現代化的管理方法取代傳統的管理方案，以機器歸整取代手工操作，提高檔案利用率，實現其價值。但是，網路信息也具有一定的不安全性，這就需要管理人員要加強日常的管理、鑒定和保管等相關工作，保證檔案的完整性和真實性。
(三)採用科學的管理方法，提升檔案管理職能
檔案管理工作是為了國家和社會服務的一項工作，加強檔案管理工作，可以推進國家的經濟建設和社會發展的進步，並且對於企業來講，優秀的企業管理者可以通過檔案來把握市場經濟的基本活動規律和發展方向。檔案管理工作的管理內容就是檔案，而檔案具有被利用的價值，這同時也是檔案管理工作存在的價值，作為檔案管理工作者，只有做好合理開發，有效利用檔案的價值，才能夠更好地完成本職工作。因此，檔案管理者應該掌握科學的管理方法，學習先進的檔案管理技術，以科學的方法和先進的管理手段來完成對於檔案的收集、整理、保管、鑒定等一系列工作，平時在工作中，要明確工作條理，掌握工作重點。例如，檔案管理中最基本的編目、檢索等工作，雖然只是檔案管理的前奏，但如果完成的良好，則可以讓後續工作進行得更加順利;對於一些利用價值比較高的檔案，應該復制、備份，且原件不得外借，保證檔案的安全性。同時，檔案管理人員也應該結合本單位實際的工作情況，對於檔案管理工作中不完善的地方及時地改進，更正管理錯處。
隨著社會的不斷發展，只有創新、高效、規范的檔案管理工作才能滿足現代社會發展的需求，檔案管理為各個企業單位、機關單位提供著重要的理論依據，加速其合理性、先進性的建設。因此，檔案管理工作的相關人員應該積極抓住發展機遇，迎接挑戰，不斷創新，與時俱進，從而實現檔案管理工作科學化、規范化的目標，開拓檔案管理的新局面，以便更好的促進社會的和諧發展。
❹ 安全標准化中，從業人員安全培訓檔案都包括什麼內容新員工再培訓教育卡能不能當做檔案
三級安全教育記錄卡、培訓試卷、成績登記表、培訓簽到表和培訓內容
❺ 機關科室和基層檔案工作人員培訓都需要那些步驟
做好檔案交接工作，不僅是明確檔案人員責任，維護檔案安全完整，確保檔案工作連續不斷有序進行的需要，而且也是《檔案法》及《檔案法實施法》賦予檔案人員的職責。做好檔案交接工作，，採取如下措施：首先檔案交接要納入基層單位的議事日程、工作程序和規章制度之中。檔案交接是基層企業檔案管理中的重要環節，應引起基層單位的重視，尤其是基層單位負責人應把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案人員離崗或調動工作單位時要把好關，做到檔案人員離職離崗先工作交接手續，然後再調動手續，對未檔案交接手續的檔案人員，不得簽發調動工作通知，不得工資轉移手續，不得離開原工作崗位，並要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關人員的崗位職責之中。當地檔案行政管理部門要加強基層單位檔案交接工作的監督檢查，對那些明知檔案交接手續未妥，仍然隨意簽發調令的人員，要查明原因，分清責任，依法進行處理二是檔案人員離崗離職之前要認真做好檔案移交准備工作。檔案交接分為移交和接收兩個方面，而認真做好檔案移交前的准備工作，是確保檔案交接工作順利進行的前提。其次認真做好檔案監交工作。檔案監交工作對檔案交接起著鑒證和監督作用，因此無論是檔案機構負責人交接，還是一般檔案人員，特別是負責檔案保管接待人員的交接，都必須安排專人負責監交。檔案監交人員要認真履行職責，堅持原則，按程序。一般檔案人員交接，可由檔案機構負責人監交；檔案機構負責人交接，可由分管檔案工作的領導或檔案行政管理部門派人監交。交接雙方在監交人員的監督之下認真做好移交、接收工作，做到帳物相符，手續齊全，並要在交接文據上註明並要在交接文據上註明交接時間、地點和監交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊冊、頁數等。移交文據一式3份，移交人、接收人各執一份，單位存檔一份。交接工作結束之後，移交人、接收人、監交人應在移交文據上簽字蓋章，以示對交接工作負責。再是加強檔案交接中的思想教育工作。檔案交接工作中出現的問題，不單純是基層檔案人員的業務素質問題，其中一個十分重要的原因就是近幾年來，一些基層單位忽視了對檔案人員的思想教育工作，使得一些基層單位檔案人員工作責任心不強。因此在檔案交接的過程中要補上這一課，教育交接雙方端正思想、提高認識、明確責任，增強事業心和責任感，從而保證檔案交接工作嚴格按照規定，使基層檔案工作前後銜接起來。
❻ 如何推行檔案工作規范化標准化
為了使檔案工作進一步規范化、標准化，應該採取以下措施:
一、建立健全切合實際的檔案管理制度。
檔案種類繁多,形式各異,有日常文書檔案、業務檔案、紙質檔案、電子檔案，要實行規范的管理，就必須建立切合實際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《檔案法》為指導原則，首先，要加強硬體的建設；其次，建立檔案工作網路，具體制定業務檔案的各項管理制度；最後，要嚴格有關的檔案借閱手續，杜絕檔案亂借亂發，防止分散流失。
二、嚴格公文的制發。
公文是檔案的前身，檔案是由公文轉化而來的。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也決定了日後檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標准化的質量。因此,我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標准化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標准化管理打基礎。
三、做好文書以及電子文件的處理工作。
工作實踐表明，文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿。因此，要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標准化與檔案工作規范化、標准化同行的工作指導思想。
電子文件也屬於檔案的一部分，在選擇軟磁碟時一定要把住它的質量關，軟磁碟的質量直接關繫到磁碟信息的保存壽命。在保存方面，要求軟磁碟存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環境里。
四、實施「以我為主」的立卷歸檔原則。
「以我為主」的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位或直屬上級單位形成的文件為主的原則，這不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成並堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標准化,乃至現代化的一個重要原則。在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上,要注意解決好三個問題：一是要准確把握文件立卷歸檔的時效性；二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工；三是在堅持貫徹「以我為主」歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。
五、提高紙質檔案立卷的質量。
案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標准化質量的操作性因素。因此，一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利於檔案標准化管理中的分類和檢索。另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利於檔案規范化管理。
六、加強對聲像檔案的管理和保護。
聲像檔案是指國家機構、組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，並輔以文字說明的記錄。聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分。要強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。要結合實際,，創造條件，力求妥善保管，從長久保護和利用考慮。
❼ 文件管理標准化如何推進
文件管理實際上就是檔案管理。
檔案工作規范化、標准化是實現檔案管理現代化的重要中間環節，在搞好硬體建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標准化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由於文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標准化與檔案工作規范化、標准化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化、標准化的入口關，做好實現檔案工作規范化、標准化的基礎工作。
一、公文制發是推進檔案工作規范化、標准化的基礎性前提
公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日後檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標准化的質量的問題。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標准化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標准化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標准，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批許可權，公文標題是否准確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批註等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利於日後長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利於日後標准化、現代化檢索手段的實施應用。
二、實施「以我為主」的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標准化的關鍵環節
相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標准化的最大問題。實現檔案工作規范化、標准化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而「以我為主」的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。「以我為主」的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成並堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標准化，乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要准確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在「以我為主」原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗餘度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹「以我為主」歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類並具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔後所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標准化管理奠定堅實的工作基礎。
三、提高案卷質量是推進檔案工作規范化、標准化的可靠保證
不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標准化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標准化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利於檔案標准化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利於檔案規范化管理。
❽ 如何推行村級檔案工作規范化標准化
推行村級檔案工作規范化、標准化是實現新農村建設、為三農服務的重要中間環節，在搞好新農村建設、為三農服務的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標准化的重要基礎工作。
一、文件資料收集齊全是推進村級檔案工作規范化、標准化的基礎性前提
文件資料是檔案的前身，檔案由各類村務工作、活動中形成有資料轉化而來。可以說資料制發的怎樣，不僅僅決定村務活動本身的質量。同時，也影響日後檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標准化的質量問題。因此，我們在收集資料中必須要注意解決好規范化、標准化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標准化管理打下牢固的工作基礎。第一把好紙質關，尺寸規格要統一、規范、標准，符合國家的有關規定。第二把好材料書寫格式關、要注意檢查材料是否履行了簽發手續，是否符合審批許可權，落款是否與材料一致，有無日期等等。第三把好材料書寫字跡關，要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批註等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利於日後長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利於日後標准化、現代化檢索手段的實施應用。
二、推行「科學分類、以我為主「立卷歸檔不重復原則是實施村級檔案工作規范化、標准化的關鍵環節
相近文件、材料的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標准化的最大問題。實現村級檔案工作規范化、標准化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而「科學分類、以我為主」原則就是解決問題、實現目標的關鍵性工作。「科學分關、以我為主」立卷歸檔原則，即歸檔的文件、材料就是要以本單位形成的文件、材料為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成並堅持下來的一條原則，而且還是推進村級檔案工作規范化、標准化，乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，注意解決好三個問題：一是要准確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件、材料階段任務的才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在「以我為主」不重復原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件、材料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復性和信息冗餘度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹「科學分類、以我為主」立卷歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住內容的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類並具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔後所形成的檔案既完整，又不龐雜，為實現村級檔案的規范化、標准化管理奠定堅實的工作基礎。
三、提高案卷質量是推進村級檔案工作規范化、標准化的可靠保證
在長期的工作實踐中，目前村級檔案中存在著三個問題，一是文件的形成不夠規范，行文不標准；二是有的材料不夠完整、齊全；三是有些村幹部思想認識不到位、資料分散、收集困難。部分村幹部普遍認為自己管轄內形成的資料，就是自己管理范疇，仍不知檔案是由他們手裡文件資料轉化來的，而文件資料轉化為檔案應具備兩個條件，第一是留存，第二是歸檔。文件資料向檔案轉化是人為的，是人們有意識「挑選」出來的。在「挑選」過程中，由於個人對檔案工作的認識和業務水平上的差距，導致了檔案在形成、收集、立卷歸檔工作中的差距。案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標准化質量的操作性因素。因此，在推進村級檔案工作規范化、標准化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好各個方法問題，以有利於村級檔案標准化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利於村級檔案規范化管理。還有一方面，為提高檔案工作人員的水平，筆者認為在村級檔案工作中要找准工作重點，注重抓基層、抓基礎。最後一方面要保持兼職檔案人員相對穩定，加強檔案專業知識方面的培訓，要深入基層，加強指導，為實現村級檔案工作的科學化、標准化、規范化打下堅實的基礎。
❾ 如何規范檔案日常管理
權威消息：國家檔案局發布檔案管理九項規范
近日，國家檔案局發布《紙質檔案數字復製件光學字元識別（OCR）工作規范》等9項行業標准，涉及政務服務事項電子文件歸檔、檔案館應急管理等方面。這9項行業標准提出了哪些工作規范，適用於哪些業務？
會博通從1988年開發出我國第一套文檔一體化軟體產品以來，就是我國最早的知識與內容管理軟體開發與供應商。歷經30年，會博通一直潛心研發綜合知識管理系統，打造組織知識生態鏈，已經成為經國家認證雙軟企業，國家重點支持的高新技術企業。現在會博通已經在知識管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動化、人事檔案管理，合同管理等領域走在世界領先水平。為了更好的服務國家檔案管理細則，研發符合國家的檔案管理系統，會博通綜合檔案管理系統產品經理帶大家了解一下最新的國家檔案局發布的九項行業標准！
1.DA/T 77—2019《紙質檔案數字復製件光學字元識別（OCR）工作規范》
本標准規定了紙質檔案數字復製件光學字元識別（OCR）工作的組織、實施和管理要求，確定了開展OCR工作的總體原則、具體流程、性能要求和指標評價等內容，尤其是對歸檔章、文件處理單、公章等具有檔案特徵的內容提出了識別要求。標准適用於字跡清晰、文本規范的紙質檔案數字復製件的光學字元識別（OCR）工作。
2.DA/T 78—2019《錄音錄像檔案管理規范》
本標准為傳統載體錄音錄像、傳統載體錄音錄像數字復製件、數字錄音錄像3 種不同形式錄音錄像檔案提供統一的管理規范，解決錄音錄像收集范圍和收集質量、著錄和整理問題。標准規定 了模擬信號錄音錄像文件和錄音錄像電子文件的收集、整理、著 錄、歸檔與錄音錄像檔案管理要求，適用於各級機關、團體、企 事業單位和其他社會組織形成的錄音錄像檔案的管理。
3.DA/T 79—2019《證券業務檔案管理規范》
為加強證券業務檔案工作規范化，確保證券業務檔案的安全管理和有效利用，制定本標准。標准規定了證券業務檔案工作總則、管理體制、管理崗位職責，以及在辦理證券業務活動中產生的且具有保存價值的業務文件的整理、歸檔，證券業務檔案的保管、利用、鑒定與處置的要求和方法，以及業務電子文件歸檔與電子檔案管理，並編制了具有參考性的《證券業務文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，適用於證券公司證券業務檔案的管理與利用。
4.DA/T 80—2019《政府網站網頁歸檔指南》
本標准規定了政府網站網頁歸檔的總則，網頁的歸檔范圍和網頁檔案的保管期限，網頁歸檔的收集、整理、移交接收和網頁歸檔功能模塊建設的一般方法，適用於各級人民政府及其部門、派出機構和承擔公共服務職能的事業單位在互聯網上開辦的政 府網站的網頁歸檔，其他單位的網頁歸檔工作可參照執行。
5.DA/T 81—2019《檔案庫房空氣質量檢測技術規范》
本標准旨在提高檔案庫房管理水平，完善庫房空氣質量檢測制度，促進檔案部門了解和評價檔案庫房空氣質量狀況。本標准給出了檔案庫房空氣質量檢測的方法，適用於我國各級各類檔案館的檔案庫房，包括在用檔案庫房以及新建檔案庫房。
6.DA/T 82—2019《基於文檔型非關系型資料庫的檔案數據存儲規范》
標准旨在規范和統一採用文檔型資料庫存儲檔案數據的方法，解決非結構化檔案數據的存儲和管理問題，並為今後檔案數據的利用打下基礎。標准規定了使用文檔型資料庫存儲檔案數據的總體要求，提出了使用文檔型資料庫存儲和管理檔案數據的基本功能和實施方法，適用於各級各類檔案館、機關、團體、企業事業單位對檔案數據的存儲。
7.DA/T 83—2019《檔案數據存儲用LTO 磁帶應用規范》
標准規定了檔案數據存儲用LTO磁帶的技術要求、選擇、條形碼標簽、使用、保管、運輸以及磁帶的復制、更新和轉換等要求，適用於各級檔案部門及有關單位檔案數據存儲用LTO 磁帶的應用和管理。
8.DA/T 84—2019《檔案館應急管理規范》
本標准制定的主要目的是加強檔案安全保管及風險管理，增強對檔案安全風險的預見性，在日常工作中及時發現和排除潛在風險，從而做好檔案保管和保護工作。標准規定了檔案館應急管理原則、組織機構及職責任務、運行機制、管理保障及監督管理等內容，適用於全國各級各類檔案館應對突發事件的管理工作。
9.DA/T 85—2019《政務服務事項電子文件歸檔規范》
標准規定了政務服務事項電子文件歸檔的一般方法，包括歸檔工作流程和歸檔信息包的內容結構、命名規則、元數據和存儲格式等，適用於政務服務機構在全國一體化在線政務服務平台上辦理政務服務事項（包括行政權力事項和公共服務事項）過程中形成的電子文件的歸檔。
目前，會博通綜合檔案管理系統全面升級，已將檔案管理9項標准納入系統升級范疇，全面符合最新的國家檔案管理要求。