企業數字檔案館建設指南培訓班

1. 談數字檔案館與傳統檔案館的區別和聯系

一、數字檔案館與傳統檔案館的區別
（一）檔案人員素質方面
結合檔案人員的知識結構來說，由於每一個檔案人員的文化程度不同，其自身具備的綜合素質能力也有著明顯的差異。在以往傳統的檔案管理工作中，檔案人員更多的掌握與檔案學相關的理論知識，雖然在計算機操作方面也提出了一定的要求，但實際的操作能力較差。而相反的，數字檔案館的檔案人員不僅要具備專業的檔案學知識，還要對計算機能夠熟練的使用，並對系統中的管理軟體有著全面的掌握。其次，隨著時代的發展與進步，需要涉及的邊緣學科越來越多，這就要求檔案人員要通過不斷的學習來加強自我建設，以此來不但提高自己的管理能力。站在檔案人員的角度來看，傳統的檔案人員給予人們的印象類似於保管員。而數字檔案館中的檔案人員則是向人員展示了一種全新的精神面貌，也讓人們對數字化技術有了更深入的認識。
（二）檔案服務方面
在傳統的檔案館管理工作中，一切都是以檔案館為中心，用戶們獲取檔案信息資源的主要方式是通過到檔案館中進行查找，直接有現場的檔案人員為其提供服務。而這種物理差距也恰恰成為了影響用戶利用檔案的關鍵性因素。然而，在現代數字檔案館中，所有的服務活動都是圍繞著用戶而開展的，一切都是將用戶作為中心點出發，在大量的檔案信息資源中，數字檔案館能夠及時為用戶們尋找到所需的信息資源，解決用戶的實際需求。因此，數字檔案館是以用戶需求為主要建設目標，以此來吸引更多的用戶，逐步提高檔案信息資源的利用率，使其能夠充分發揮自身的重要價值。
（三）檔案的安全保護方面
傳統檔案館在安全管理方面，主要是對檔案實體進行保護，具體是對檔案存放環境的溫度、濕度等方面進行了嚴格的控制。而數字檔案館中的檔案信息是一種電子載體的形式，其是與檔案內容相互分離的，數字檔案館重點是對檔案載體進行保護的同時，也對檔案信息能容進行了加密，以此來防止網路病毒和黑客的惡意攻擊破壞。並且，數字檔案館建立了完善的安全防護系統，充分保障了檔案信息資源的安全、完整性。同時通過技術信息技術、網路技術等大量科學技術的優勢，大大提高了檔案管理工作效率，也為我國檔案事業開辟了嶄的發展格局。
（四）館藏方面
21世紀的數字檔案館的館藏可以看作由實物館藏（傳統的紙張、磁介質檔案）和虛擬館藏（存在於本館及互聯網上有權訪問的多媒體檔案信息資料庫）兩部分組成。實物館藏經過數字化後，被全文存貯在本館，轉化成為能進行全文檢索的虛擬館藏。數字檔案館的館藏不僅包括固有的紙質、錄音、錄像、照片等非數字化文獻，還將這些數字化的信息存貯在本地的海量多媒體資料庫中，而且對網路中有權訪問的信息進行標記和索引，豐富了自己的館藏，以便於利用者的網上檢索。
二、數字檔案館與傳統檔案館的聯系
（一）數字檔案館是傳統檔案館為解決新的問題而發展起來
傳統檔案館在自身發展過程中，面對新生事物、新興科技的挑戰，出現了許多難以解決的問題。主要有幾個方面：（1）檔案實體的增多及新型載體檔案的增加，如電子文件的管理、檢索、利用；（2）非紙質載體檔案（如錄像、錄音等檔案）的管理、檢索、利用；（3）人們對信息的傳播、接收方式的改變及需求的增加等等。傳統檔案館不能再用以前的方法、技術來完全解決這些問題，它不得不依賴於先進的管理思想、科學技術來發展自己，從最初的館藏資源數字化利用服務，到網路化查詢檢索，到最終實現數字檔案館。
（二）二者始終是信息傳遞的中間角色
可以說，無論是信息技術多麼迅速的發展，還是網路結構如此復雜化，檔案館從始至終都在擔任著信息傳遞者的角色，主要是圍繞著信息、檔案館、用戶這三者之間進行循環開展的。其中，檔案館並不是信息的生產地，其主要的功能是對信息進行保管。而傳統的檔案館能夠很好的保護檔案信息，並提供給用戶們使用。數字檔案館亦是如此，它採集了海量的檔案信息資源，以此來為用戶提供更優質的服務，所有的工作流程基本與傳統檔案館保持一致，都需要進行檔案信息的採集、歸納、整理、保管和利用。但是，數字檔案館最大的優點是可以對這種傳遞結構進行更深入的優化與完善，確保檔案效益得到充分的發揮。
（三）數字檔案館不會脫離傳統檔案館的實體而單獨存在
存在於虛擬的網路空間，脫離具體的檔案館實體的數字檔案館是理想化的。傳統檔案館的館藏經驗做法都為數字檔案館所應用，不會在數字檔案館時代被徹底拋棄。以前的紙質檔案隨著年代的逝去而愈發珍貴，它是數字檔案館的鎮館之寶，即使以數字化方式存在，它的實體也會得到妥善保管。
三、結束語
無論是傳統檔案館，還是數字檔案館，都有著自己的優點和缺點。這兩者之間是相互影響、相互制約的聯系。因此，我們要正確看待數字檔案館和傳統檔案館，從而促使它們和諧統一的發展，繼續為我國檔案事業的長遠發展做出巨大的貢獻。

2. 數字檔案館有哪些

深圳市數字檔案館
山東省青島數字檔案館（室）建設
杭州市檔案館
天津開發區數字檔案館
江蘇電力企業數字檔案館
江蘇太倉市數字檔案館
求交流喂

3. 數字檔案館的紫光檔案-集團企業數字化檔案管理

紫光檔案管理系統企業版支持集中式、分布式部署和存儲，集中或分級管理模式。對於網路條件比較好的集團企業，推薦使用集中式部署模式，即採用總部集中建設模式，基於企業內部網路，將檔案信息資源集中存放在總部，如下圖所示。通過網路實現下屬分支機構之間、總部與各下屬分機構之間的檔案信息共享、匯總、移交和傳遞。通過通用的WEB查詢平台和統一的許可權管理，在任何分支機構都可以進行跨部門、跨單位、跨地域的檔案檢索、瀏覽和下載利用，形成總部和下屬分支機構之間的虛擬檔案信息中心。應用模式如下圖
應用系統由基礎應用平台、業務應用平台、信息服務平台、系統管理與維護、介面等五個部分組成： 基礎應用平台
為系統功能提供基礎性的應用服務，如工作流引擎、OCR服務、文檔格式服務、全文檢索服務、報表引擎等等。 業務應用平台
為檔案管理機構提供檔案管理的平台，包括檔案工作管理、檔案收集整編、檔案管理、檔案保管、開發利用等業務。 信息服務平台
為檔案利用者提供信息服務的平台，包括檔案網站、多種檔案查詢模式、圖書資料信息的查詢、電子文件瀏覽等。 系統設置與維護
實現系統設置、業務建模兩大主要功能。系統設置主要用於配置系統運行環境的參數，包括伺服器集群、存儲系統（支持分布式和集中式）、基礎應用層各應用參數的配置等。業務建模系統主要包括全宗群、檔案門類、管理目錄樹、分類表、元數據、報表、表單等各基礎數據結構的定義。 介面
介麵包括了兩個部分，一部分是本系統與其它系統集成的介面，一般包括了與OA系統等系統的集成介面；另一個介面是指系統提供二次開發的介面，系統可提供基礎應用、檔案業務管理、檔案信息服務等不同層面的SDK開發包。

4. 已是數字檔案館，在此建一個規范的智慧檔案館需投入多少如何預算

智慧檔案館建設是一個系統性方案。數字化平台只是其中的一部分；另外還涵蓋了三個體系、五位一體的一體化解決方案。具體投入還需要根據功能區劃分、庫房面積、館藏數量、信息化水平、智能化程度等等各個層面進行綜合考慮。

5. 如何建設基層數字檔案室建設

近年來，隨著電子信息技術的廣泛應用和數字檔案館建設的蓬勃開展，基層數字檔案室建設這個問題便提上了檔案行政管理部門和基層單位的議事日程。基層數字檔案室建設就是指機關企事業單位和社會組織綜合運用計算機、信息網路等技術，對室藏檔案進行數字化加工、信息化管理和網路化運用的工作工程。基層檔案是同級國家檔案館的「基石」,基層檔案的數字化又是同級國家檔案館數字化的「基礎」。通過基層數字檔案室的建設實踐證明 ,這項工作既能有效保護紙質檔案原件,又能為利用者提供快速准確便捷的查檔服務,實現檔案資源利用的最大化。
一、基層數字檔案室建設的硬體、軟體要求
（一）硬體要求。主要包括：用於對室藏紙質檔案進行數字化加工的專門辦公場地;用於信息系統數據存儲、管理和應用系統運行的伺服器；用於各類用戶訪問的終端設備、身份證讀取器、列印機、復印機等輸入、輸出設備；用於紙質、照片等傳統載體檔案數字化加工的掃描儀、數碼相機、數碼攝像機等；用於數據備份和歸檔移交的光碟刻錄機、磁帶機等，確保數字檔案的大量儲存、查詢、利用。
（二）軟體要求。選購或根據自身情況開發與硬體配套的安全性高、穩定性好的主流操作系統；選擇與單位檔案信息管理實際標准相符的資料庫管理系統；選擇配套的掃描軟體、圖像處理軟體等，實現檔案資料管理系統與辦公自動化系統的無縫銜接。
（三）數字化標准要求。依據國家檔案局DA/T 46 -2009《文書類電子文件元數據方案》、DA/T47 -2009 《版式電子文件長期保存格式需求》和DA/T48 -2009 《基於XML的電子文件封裝規范》等相關標准進行科學化的整理加工和管理。
二、基層數字檔案室建設過程中存在的問題
根據筆者所在部門的做法和對同級單位的了解，目前基層數字檔案室建設，主要是採取業務外包的形式來進行的，還存在一些問題。
（一）認識不到位。基層單位建設數字檔案室，畢竟不是一件小事情，它涉及到方方面面的問題，比如內部機構之間的協作、經費的保障、數字信息技術的採用、相關專業人才的配備、安全保密保管等具體問題。因而，基層單位在建設數字檔案室這個問題上，多數單位尤其是領導認為建設數字檔案室不重要，是多此一舉，只要保管保護好紙質檔案就行了，沒有必要浪費大量的人力、物力、財力；同時相當多的基層檔案工作人員，因為自身年齡較大、對現代信息技術不甚了解等原因，積極性不高，認為是多餘的，滿足於傳統的做法。
（二）經費成為攔路虎。基層單位在建設數字檔案室的過程中面臨最大的問題是經費有限，更願意把有限的財力資源投向更重要的方面,導致檔案數字化建設硬體投入的資金不足,致使基層檔案數字化工作起步艱難。
（三）相關人才缺乏。在基層檔案部門, 面對相對有限的檔案室藏、相對固定的服務對象，傳統的管理模式仍然管用、好用，這種根深蒂固的思維定式使得很多基層的檔案工作人員不願主動放棄傳統的工作模式去探索數字化的工作方式，知識結構的更新速度也遠趕不上數字檔案室的建設速度。已開展數字化的基層檔案室的檔案工作也還停留在摸索階段，掌握使用的只是簡單的查詢、登記、統計等技能，檔案數字化的作用還沒有充分發揮出來。
（四）安全、質量有隱患。目前，基層數字檔案室建設的普遍做法是業務委託外包，這種方式簡便省事。在實際工作中，卻存在著較大的安全和質量隱患，尤其是安全隱患應引起檔案行政管理部門和基層單位的高度重視。以外包為例，基層單位通過政府購買或招標形式與數字化加工企業簽訂檔案數字化加工合同，雖然在委託加工的過程中會簽訂嚴格的安全、保密、質量協議，但在具體實際操作過程中，隱患並未就此消失，主要表現在一是數字化加工企業從業人員素質高低不同、流動性大帶來的隱憂；二是基層業主單位對數字化加工監管不到位的隱憂；三是數字化工作企業和從業人員首先考慮的是經濟利益，存在著重數量，數字化質量不高的隱憂。
（五）軟體配套不完善。目前，在數字化加工工作中，基層部門感到比較困惑的是沒有一套統一的軟體，存在著選擇性的糾結，擔心將來數字化成果無法和同級國家檔案館對接的問題。希望檔案行政管理部門能及時提供統一可行的軟體。
三、基層數字檔案室建設的對策
（一）從管理體制入手，建立協同機制。一是檔案行政管理部門加大檔案信息化工作的宣傳力度，提高基層單位對檔案數字化建設工作重要性的認識。二是基層單位要建立檔案機構、信息技術中心、業務部門之間的協作機制，以部門協作來彌補檔案機構人才的不足。三是加大人才建設力度，對相應人員進行定期培訓，鼓勵他們更新知識結構，與新形勢下的數字化檔案工作相適應，或引進人才為數字檔案室建設提供人才保障。
（二）明確職責，規范制度，加強外包過程的監督和控制。建立並完善檔案出入庫、檔案交接、外包人員出入等數字化加工現場管理制度，建立檔案出入庫表單、工作量表單等，強化工作職責，優化工作環境。在與委託外包單位簽訂保密協議之外還應建立嚴格的監督制度，採取有效措施，如在數字化加工場所安裝攝像頭、不定期進行安全巡查等，排除可能的安全隱患。
（三）積極爭取加大經費投入。檔案工作人員要大力宣傳檔案對民生、經濟社會發展的重要作用，爭取領導的重視、政策的傾斜和經費的投入。同時優先開展利用率高、涉及人民群眾切身利益的檔案的數字化，從小規模到大規模，有計劃有重點地推進數字化檔案室建設。
（四）加強檔案數字化加工安全和質量的監控。一是做好案卷質量的檢查工作，如案卷題名的擬寫是否規范，記錄案卷詳細信息的檔號、起止日期、頁碼、卷內文件的件數是否准確，發現錯誤要及時修正，為後期的錄入做好周密細致的准備工作。二是把好檔案信息著錄的質量關，一方面要保證標准化作業，避免錄入的隨意性，另一方面要落實專人對照原始文件對錄入的檔案目錄數據進行檢查和不定期抽查，保證錄入數據與原始檔案的一致性和准確性。（作者單位朱妍霖：四川省武都水利集團有限責任公司王琳：綿陽市檔案局）

6. 檔案數字化的集團企業數字檔案館解決方案

檔案是企業開展業務活動的重要工具和憑證性信息記錄，是企業的核心信息資源與重要資產。集團企業具有機構龐大、下屬單位較多且層次復雜，各下屬單位分散等特點。對於集團企業，實現集中部署應用、分級管理，構建立體式企業數字檔案館，是集團企業數字檔案管理最佳解決之道。利用當前最先進的標准規范、信息技術，推出面向集團企業的數字檔案館解決方案。 應用系統由基礎應用平台、業務應用平台、信息服務平台、系統管理與維護、介面等五個部分組成： 基礎應用平台
為系統功能提供基礎性的應用服務，如工作流引擎、OCR服務、文檔格式服務、全文檢索服務、報表引擎等等。 業務應用平台
為檔案管理機構提供檔案管理的平台，包括檔案工作管理、檔案收集整編、檔案管理、檔案保管、開發利用等業務。 信息服務平台
為檔案利用者提供信息服務的平台，包括檔案網站、多種檔案查詢模式、圖書資料信息的查詢、電子文件瀏覽等。 系統設置與維護
實現系統設置、業務建模兩大主要功能。系統設置主要用於配置系統運行環境的參數，包括伺服器集群、存儲系統（支持分布式和集中式）、基礎應用層各應用參數的配置等。業務建模系統主要包括全宗群、檔案門類、管理目錄樹、分類表、元數據、報表、表單等各基礎數據結構的定義。 介面
介麵包括了兩個部分，一部分是本系統與其它系統集成的介面，一般包括了與OA系統等系統的集成介面；另一個介面是指系統提供二次開發的介面，系統可提供基礎應用、檔案業務管理、檔案信息服務等不同層面的SDK開發包。

7. 檔案室建設標准

一、各檔案庫的建築及技術參數

1、各館室的最小面積應能容納目前各資料存放，還必須考慮一定的發展空間。

2、密集架每組分為六層擱板，每層擱板承重為80公斤，櫃體自重為80公斤。

二、檔案室的採光、通風要求

1、採光度(自然光和人造光)兩種，在正常的情況下，我們應該採用自然光照射，但在條件不允許的情況下，我們應和人造光來照明。

三、檔案室溫濕度要求

1、檔案庫不宜採用以水、汽為熱媒的採暖系統。確需採用時，應採取有效措施，嚴防漏水、漏氣，且採暖系統不應有過熱現象。

四、檔案室潔凈度要求

1、地面、牆面、頂棚面採用不起塵的材料。

2、開向室外的門窗宜設置紗門，紗窗，外窗應具有較好的防塵功能。

六、檔案室電源要求

1、如果電壓穩定性不能滿足要求，應採用調壓或穩壓設備滿足電壓波動范圍要求。

2、計算機機房或數據機房要求交流電不間斷或無瞬變的通信負荷，應採用UPS供電系統或逆變器供電系統。

(7)企業數字檔案館建設指南培訓班擴展閱讀：

檔案室分類

普通檔案室

普通檔案室通常也稱機關檔案室、文書檔案室，它主要負責管理機關的黨、政、工、團文書檔案。這種檔案在全國數量最多、設置最為普遍。黨政機關、團體、學校等單位的檔案室都屬於這一類。

科技檔案室

科技檔案室是指保管科技檔案（一般也管理科技資料）的專門檔案機構。在工廠、設計院、科學技術研究院等單位一般都設有科技檔案室。

音像檔案室

專門管理影片、錄音帶、錄像帶、唱片、照片等特殊載體的檔案室。

在電影製片廠、電視製作中心、新聞攝影部門、圖片社、唱片公司、廣播電台等部門，一般都設有管理某些或某一種類音像檔案的檔案室。

人事檔案室

機關人事部門設立的專門管理職工的履歷自傳、考核、獎懲、任免、職稱、學位、工資、級別、離休、退休、退職等個人材料的檔案室。

由於人事檔案自身的特殊性，一般與其他各類檔案分開管理。

綜合檔案室

指企業事業單位建立的綜合性檔案保管機構，統管本單位形成的各種類型的檔案。

綜合檔案室是企事業單位檔案機構設置的一個發展趨勢，它有利於加強本單位檔案工作的統一管理，便於綜合開發和利用檔案信息資源，也符合機構精簡原則。

檔案信息中心

一些大型企業、事業單位建立的統一管理檔案、圖書、情報、資料的機構，實行信息資源一體化管理，為本單位綜合利用信息服務。