科技成果檔案業務培訓

① 省科技研究成果檔案館(1人)技術合同認定與科技成果轉化、開發，這個職位主要的日常工作有哪些啊

沒有經驗

② 淺析如何加強事業單位科研檔案的管理和利用

摘要：未來年，事業單位改革將繼續深化進行，科研事業單位的主要業務工作是進行科學研究，科研成果將是展示科研事業單位整體實力的具體體現，科研檔案將是記載本單位成長歷程的重要載體，本文提出了新形勢下科研事業單位應如何加強科研檔案的管理和利用。關鍵詞：事業單位科研檔案管理 利用Abstract: In the next five years, as the reform of institution will continue to deepen, the scientific research institutions make their focus on scientific research, and the results are the manifestation of the institution』s whole strength, thus scientific research archives will be the major carriers to record the growth course of the institution. How the institution to strengthen the management and utilization of the scientific research archives under the new situation is proposed in this paper. Key words: institution; scientific research archives; management; utilization中圖分類號：U692.2+1文獻標識碼：A文章編號：2095-2104（2012）一、前言科研檔案是科研事業單位工作中的重要組成部分，是一項重要的基礎工作，科研檔案是指在科學技術研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖標、數據、聲像等各種形式載體的文件資料，是科學技術研究活動的真實記錄，是科學技術儲備的一種形式，是一項重要的科學技術信息資源，是實現科技成果轉化及量產的重要載體。（剩餘2701字）

③ 科研院所科技檔案的管理體會

孫愛秋

（中國地質科學院物化探研究所，廊坊065000）

摘要 本文是筆者多年從事科技檔案管理工作的幾點體會。

關鍵詞 科技檔案；管理；體會

在國土資源大調查的新形勢下，做好有關科研院所信息資源的再開發、再利用的工作，在原有科技檔案管理模式的基礎上，變被動服務為主動服務、變傳統管理為現代管理，將為我國新時期建設中的科研人員提供快捷、全面、多方位的服務，避免重復性工作造成的極大浪費。物化探所建所已經半個世紀了，涌現出一批又一批優秀的物探、化探專家，他們創建與積累了大量的科技檔案資料，組成了一個地學信息綜合資源。據筆者多年從事科技檔案管理工作經驗，提出如下幾點體會：

（1）科技檔案工作雖不是第一線的科研工作，但它在各項科研活動中處於重要的地位。科技檔案工作的勞動價值最終體現於被服務者的成果之中。因此，要不斷加強科技檔案工作者的敬業精神，弘揚檔案工作者的優良傳統，在甘於平凡、默默奉獻中，彰顯我們的人生價值。

（2）物化探科技檔案是地科院物化探所各項科學研究和技術開發活動的原始記錄與真實反映，是科學研究和方法技術儲備的一種形式，是不可重復的重要信息資源，是再研究、再認識及開發市場的依據和重要參考資料。對各項目組移交的成果和原始資料，都要嚴格把關，按有關規定進行檢查，匯交光碟必須按國土資發［2006］210號文等相關規定進行檢查，發現問題及時與科技人員溝通。同時，檔案工作者必須做到館藏分類科學、組卷合理、案卷質量盡量達到行業或國家標准要求。

（3）科技檔案是經過許多專家、科研人員反復研究論證，並經過生產實踐檢驗的自然科學的結晶。因此，檔案工作者應愛護科技檔案資料的每一頁，珍惜每一行，做檔案的忠實保衛者。

（4）科技檔案是一項條件性、基礎性和服務性工作。這就要求檔案工作者必須端正服務態度，明確服務方向，面向社會，面向生產，面向科技人員。主動了解各項研究課題的目的任務、生產、科研活動人員的組成、資料需求等，這不僅為項目結題做好立卷的准備，更重要的是根據掌握了解的情況，及時選擇有參考價值的檔案資料信息，做好跟蹤服務。

（5）科技檔案工作是一項保密性比較強的工作，保守科技檔案的秘密，維護檔案的安全和完整及知識產權，是科技檔案工作者的重要任務和職責。因此，科技檔案工作者要具備嚴格的保密觀念，遵守國家保密法，養成良好的保密習慣，不斷強化保密意識。

（6）隨著計算技術的發展，為科技檔案管理實現標准化、規范化、科學化提供了良好的外部條件。地科院物化探所正在建立成果地質資料涉密清理資料庫，加快了社會化服務的步伐，為嚴管國家秘密資料提供了可靠保證，從而改變了傳統科技檔案的管理方式，適應自動化管理的需要，以適應現代科技的發展趨勢。特別是隨著數字地球工程的實施，科技檔案資料的GIS系統管理不可避免。因此，科技檔案工作者應跟上新時代技術發展的步伐，做到不落伍，不掉隊。

綜上所述，在國土資源大調查新形勢下，科研院所科技檔案管理任務和要求，應在原有科技檔案管理模式的基礎上，有一個大的發展與創新，變被動服務為主動服務、變傳統管理為現代管理。

④ 工程檔案管理，科技成果管理等制度算什麼類型的制度

摘要：檔案管理工作是企業管理工作的一部分，是維護歷史真實面貌的一項重版要工作。在當今工權程建設管理日益現代化和建築市場不斷完善規范的條件下，工程檔案的作用更加重要；它是施工管理的一個組成部分，是工程建設及其竣工的必要條件，也是對工程進行、維護、管理、使用和改造的原始依據，而工程檔案的管理則被更加強調，工程檔案管理的好壞直接關繫到工程質量的優劣，影響著企業的經濟效益。

⑤ 誰知道技術檔案管理流程和管理方法

以下是鐵道技術檔案管理的實施細則,相信對你有借鑒的意義
（（81）鐵辦字53號 1981年1月13日）

第一章 總則

第1條 為了建立、健全科學技術檔案工作，完整地保存和科學地管理鐵路科學技術檔案（以下簡稱鐵路科技檔案），充分發揮鐵路科技檔案在社會主義現代化建設中的積極作用，遵循「中華人民共和國科學技術檔案工作條例」的規定，結合鐵路系統的實際情況，特製定本規則。
第2條 鐵路科技檔案，是鐵路運輸、生產技術、基本建設和科學研究等技術活動中形成的，具有利用價值，按照歸檔制度歸檔，集中保管的科技文件材料。主要形式有：圖片（包括底圖）、圖表、文字材料、計算材料、膠卷（片）、照片等。
鐵路科技檔案種類有：
1、鐵路運輸檔案；
2、生產技術檔案；
3、基本建設檔案；
4、科技研究檔案；
5、設備儀器檔案；
6、鐵路標准檔案。
第3條 鐵路科技檔案，是鐵路運輸生產、建設和科研等技術活動的歷史記錄，是全路職工勞動和智慧的結晶，是鐵路現代化運輸、產品製造、基本建設、科學研究和設備維修的依據和必要條件，是國家的寶貴財富。因此，鐵道部、各鐵路局、工程局、設計院、規劃院、工廠、鐵道科學研究院（所）、鐵道學院（校）以及有科技檔案的基層單位（以下簡稱各單位），都必須建立、健全科技檔案工作，對科技檔案實行集中統一管理，保證科技檔案的完整、准確、系統、安全和有效地利用。
第4條 鐵路科技檔案工作，是一項專門的事業，是鐵路企業技術管理工作的組成部分，各單位都必須把科技檔案工作納入技術管理工作中去，加強領導。

第二章 鐵路科技檔案管理體制和領導關系

第5條 鐵路科技檔案工作，實行統一領導分級管理原則。鐵道部對部屬各局、廠、院、校科技檔案工作實行統一的領導和管理。部屬各局、廠、院、校對所屬單位的科技檔案工作，要進行統一領導和管理，制定具體的實施辦法和措施。
第6條 鐵道部檔案管理處，是鐵道部管理全路檔案工作的職能機構。它負責擬訂檔案管理制度、規劃、計劃和措施，總結交流和推廣檔案工作經驗，培訓檔案工作幹部，對鐵路系統各單位檔案工作，進行監督、檢查和業務指導。
第7條 鐵道部檔案館，主要任務是：
1、按照鐵道部規定的進館范圍和進館辦法，對鐵路系統的科技檔案和文書檔案進行收集、整理保管和提供利用；
2、根據需要，編制檔案查找利用工具，編寫專題資料匯編和鐵路史料；
3、負責全路進館檔案的縮微復制工作。
第8條 部屬各局、廠、院、校，要設立直屬科技檔案管理工作機構，在總工程師的領導下，統一管理本機關和所屬單位的科技檔案工作。
第9條 各單位必須根據需要為科技檔案部門確定定員，並按定員配備能勝任工作的幹部。從事檔案工作的科技人員，是技術管理幹部，應保持其技術職稱，與其他科技管理人員享受同等待遇和晉升。
第10條 各單位都要積極創造條件，採取措施，加強科技檔案隊伍的建設，培訓本系統科技檔案人員，不斷提高檔案業務水平。
第11條 部屬各單位科技檔案管理工作機構的任務：
1、負責擬定本單位的科技檔案管理實施辦法；
2、負責對所屬單位的科技檔案工作進行監督、檢查和業務指導；
3、負責科技檔案室的下列工作：
（1）收集、整理、保管和統計本單位的科技檔案；
（2）積極開展科技檔案的利用工作，編制各種查找利用工具和匯編參考資料工作；
（3）督促和協助本單位有關人員正確的整理需要歸檔的科技文件材料；
（4）負責組織和承辦科技檔案的鑒定和銷毀工作；
（5）組織和監督科技檔案的核對、修改和補充工作；
（6）負責向鐵道部檔案館辦理科技檔案的進館工作；
（7）對科技文件材料的形成、積累、立卷、歸檔有監督、指導的責任；
（8）負責做好科技檔案的復制工作；
（9）兼管科技資料工作。

第三章 科技文件材料的形成和歸檔

第12條 鐵道部機關各專業主管局和部屬各單位，在制定有關規章制度時，對必要的科技文件材料的組成與內容、形成與積累、立卷與歸檔應做以明確的規定。對科技文件材料的形成、積累、立卷、歸檔，應納入有關部門和科技人員的職責范圍、工作程序和崗位責任制中去。沒有完整、准確的科技文件材料的歸檔，不能算完成任務。
第13條 各設計、施工和基建單位，都要嚴格按照有關規定、認真積累、繪制設計、施工、竣工技術文件材料。在基本建設工程竣工時，工程部門（施工單位）要及時整理、編制、移交完整、准確和質量良好的竣工文件和竣工圖。辦理交接驗收工作，必須移交完整、准確和質量良好的竣工圖。特殊情況，移交竣工圖日期，可由交接雙方商定。屬於進館范圍的竣工圖，應繪制正式竣工圖。竣工圖有底圖的，應隨竣工圖移交給使用單位（鐵路局、工廠）保管和使用。
第14條 各單位對每一項科研成果、試制產品、基建工程，在進行鑒定、驗收時，要有有關的科技檔案部門的人員參加，對應移交、歸檔、進館的科技文件材料，進行審查和驗收。
第15條 各項科學研究、產品製造、工程設計、基建施工設備安裝的負責人員或技術部門，在該項任務完成之後，必須將形成的科技文件材料，收集齊全，核對准確，按有關規定，整理分類，組成保管單位（卷、冊、袋、盒），及時地向本單位科技檔案管理機構歸檔。歸檔份數可以根據需要確定。
歸檔的案卷，要寫好案卷封面，卷後附備考表，填好卷內目錄。每個項目的檔案，可以組成一個保管單位，也可以組成若干個保管單位。每個保管單位的文字材料和圖紙的折迭尺寸為297×210毫米。
案卷歸檔時，要辦理歸檔手續，由歸檔人編寫好案卷移交目錄一式二份，交接時雙方在移交目錄上簽字。
第16條 凡是歸檔的科技文件材料，都應做到書寫工整、圖象字跡清楚、反差良好、膠卷質量優良，有利長久保存。進館的科技檔案，材質和質量都必須保證優良，避免用復寫紙、鉛筆、元珠筆書寫。
第17條 鐵路科技檔案的歸檔范圍：
1、鐵路運輸檔案：在鐵路運輸組織、計劃和指揮中形成的列車運行圖、列車運行時刻表、列車編組計劃、機車交路圖。
2、生產技術檔案：在機車車輛、通信信號、大型機具、橋梁、及其他器材等產品試制、試驗、新造、改造和修理工作中，各階段形成的設計圖紙、說明書、計算書、記錄、條件、規范、工藝文件、工藝裝備以及作為設計、製造、試驗、試制、修理依據和審批鑒定的文件材料。
3、基本建設檔案：在鐵路線路、站場、路基、地質、樞紐、橋梁、隧道、涵渠、通信、信號、給水、排水、電力、工廠、房屋、文化福利設施和機車、車輛、主要客貨運輸設備等新建、改建、擴建、大中維修、勘測、設計、施工和竣工驗收中，形成的路網規劃、設計意見書、選線（廠）報告、初步設計、技術設計、施工設計、施工記錄、竣工圖、交接驗收報告、技術總結、以及作為設計、施工依據和審批鑒定的文件材料、圖紙、說明書及其他文件材料。
4、科技研究檔案：在科研、試驗、技術交流、應用、考察、合作、技術革新、技術革命、發明創造、教學研究和鐵道出版等工作中形成的科技成果、報告、計劃、大綱、任務書、論文、著作、專刊、記錄、總結、以及審批鑒定、評議、推廣和作為依據的文件材料。
5、設備儀器檔案：在生產建設、產品製造、研究試驗、測量化驗、養護維修等需要而購置、進口或自製安裝使用和儲備的機械動力設備、儀器儀表設備和非標准設備的圖紙、說明書、規程、規范、記錄等科技文件材料。
6、鐵路標准檔案：在鐵路產品標准、技術標准（部標專業標准、企業標准）和鐵路工程建設標准（標准圖、通用圖、參考圖）等的設計工作中產生的任務書、說明書、設計圖、計算書及其審批鑒定的文件材料。
援外工程檔案歸檔范圍，亦應比照上述內容。
停建緩建工程的科技文件材料，要由有關技術業務部門或技術負責人整理好，送由本單位檔案部門妥善保存。
第18條 各單位在設計、施工、製造中，採用的鐵路標准，應作為本單位的科技檔案歸檔。但在每個基建、產品項目的檔案中，可以不附，只在各該項目的目錄中，註明其名稱、編號、編制日期。
第19條 凡在科技研究工作中形成的科技文件材料，不論成功的項目，或是不成功的項目，或是停止的項目，都應歸檔。
第20條 若干單位共同承辦一項任務時，所形成的科技文件材料，應該由主辦單位歸檔一套完整的檔案；協作單位只歸檔其承擔任務的有關部分，並提供相同的一份送交主辦單位。
第21條 科技文件材料的歸檔時間，應按照工作程序，可以分批分期立卷歸檔，也可以在科技文件材料全部形成以後一次歸檔。一般情況下，科技研究檔案，應在每項科研任務完成或停止之後歸檔；基本建設檔案，應在每個工程項目或階段竣工並交接驗收之後歸檔；生產技術檔案，應在每個產品定型或批量生產之後歸檔；設備儀器檔案，應在每個設備儀器使用或安裝之後歸檔；鐵路標准檔案和鐵路運輸檔案，應在每個項目批准之後歸檔。

第四章 鐵路科技檔案進館范圍和辦法

第22條 部屬各單位，對形成的重要科技檔案，要按規定的時間和辦法，送交鐵道部檔案館保管和利用。具體的進館范圍，詳見附件一。
第23條 進館的科技檔案，規定一套。其中：圖紙部分，有底圖的應隨同進館的檔案送檔案館，由檔案館及時地對整套檔案翻拍復製成膠卷後，底圖退回原單位保管和利用。
有條件的單位，對於進館范圍的科技檔案，可以翻拍復製成質量良好的35毫米有孔膠卷進館。檔案館根據需要拷貝多套以便分存和利用。
對負責進館的單位和時間規定如下：
科技研究檔案，在各科研專題項目研究成功並審查鑒定批准後，由研究單位負責進館。
基本建設檔案，其中，設計部分，在各該工程竣工後，由設計單位負責進館。竣工部分，在工程交接驗收的同時，由工程（施工）部門按照進館范圍，向有關接收單位（鐵路局、工廠以下同）移交。由接收單位負責，將各施工單位的全部工程竣工圖和竣工文件收集齊全，按規定整理好，向鐵道部檔案館移交進館。養護維修、大中修和補制部分，在大中修、核對、補制完了之後，由大中修、核對、補制單位（鐵路局、工廠）負責進館。
生產技術檔案，在各該產品定型或批量生產後，由製造主導廠（或歸口廠）負責進館。
設備儀器檔案，一般不進檔案館。但確屬國內或引進先進技術的成套設備儀器檔案，使用單位認為有必要時，也可由使用單位負責復制進館。
鐵路標准檔案，經鐵道部批准之後，由編制單位或歸口單位負責進館。
第24條 進館的科技檔案，由負責進館單位填寫案卷目錄和案卷移交目錄一式三份，並按照科研、工程、產品等項目編寫簡介，簡要說明各該項目的檔案形成梗概和完整程度。移交清點後，辦理移交手續，雙方在移交目錄上簽字。

第五章 鐵路科技檔案的管理和利用

第25條 科技檔案室或檔案館，對接收歸檔或進館的科技檔案，應及時地登記和整理，按照專業工作的特點，遵循科技工作的程序和科技文件材料的形成規律，進行分類和編目。
科技檔案的分類，必須保持科技檔案之間的聯系，便於保管和利用。一個科研項目、一項工程、一種產品、一部設備、一套標准所形成的科技檔案，應該分別排列在一起，不能互相混淆。同一個項目的文字材料和圖紙、要放在同類項目之中，不能分開。
科技檔案的編號，要與分類、排列保持一致，做到科學、適用、簡單明了。代字統一採用漢字或漢語拼音字母，代號統一採用阿拉伯數字。
第26條 科技檔案，歸檔後不得任意修改，必須修改時，要由移交歸檔單位的有關科技人員負責進行，但必須履行一定程序的審批手續。
第27條 科技檔案，必須有專門庫房保管，庫房要做好防盜、防火、防潮、防蟲鼠、防塵、防曬、防震等。庫房要與易燃、易爆、易染等物品隔離，嚴禁用非防潮地下室作庫房。保管紙張檔案的庫房，要保持適當的溫度和相對溫度。
第28條 保存科技檔案，要有專門的櫃、架和檔案盒、膠卷（片）檔案要有專門的芯架和卡片櫃。35毫米膠卷檔案，每卷不超過30M，並裝在吸潮的紙盒內為宜。
第29條 科技檔案庫房，要建立定期檢查制度，遇有特殊情況，應進行全面或重點檢查，作出詳細記錄，發現檔案破損，要及時修補或復制。管理人員調動時，應辦理移交手續。
第30條 凡是單位撤銷或變動，以及建築物，構築物、設備、儀器轉移使用或產品轉產時，應將檔案整理妥善，根據工作需要，按照保證科技檔案完整的原則，經上級主管機關批准後，向接受單位辦理移交手續。
第31條 科技檔案部門，要採用新技術、新設備，改善保管形式和條件，逐步實現檔案保管技術現代化，提高利用效率。
第32條 管理科技檔案，要做到平戰結合。鐵道部對進館的科技檔案，要統一安排，採用縮微技術和多套分存措施，保證非常情況下重要科技檔案的安全。
第33條 各單位建築或增添保管科技檔案的庫房、設備和用品的費用，應從企業事業的生產、科研或事業費中開支。新建單位，應同時建設符合要求的科技檔案庫房。
第34條 科技檔案部門，要以社會主義現代化建設為中心，積極主動地開展科技檔案的利用工作。根據需要編制必要的檢索工具（目錄、卡片、索引）、參考資料、史料，及時地提供科技檔案為科學技術研究、生產建設工作服務。既要保守機密，又要充分發揮科技檔案的作用，及時調整密級，擴大利用與交流范圍。
科技檔案部門，要建立科技檔案利用制度。借閱、復制、供應、要有批准，檢查手續。
第35條 借閱科技檔案的人員，應保持案卷的完整與安全，不得轉借、拆散、塗改、抽換、損壞、丟失和泄密。檔案人員對歸還的案卷，應詳細檢查、注銷。進館的科技檔案，一般情況下，只能在檔案館內閱讀、抄錄和復制提供利用。歸檔的底圖，除了批准復制、修改等外，一般地不準拿出科技檔案室。
第36條 各單位對已經超過保管期限的科技檔案要定期做好鑒定工作。對確已失去保存價值的科技檔案可剔除銷毀。
鐵路科技檔案保管期限，一般分永久、長期（二十年以上）、定期（十五年以下）三種。科技檔案保管期限表，詳見附件二。
鐵路科技檔案的鑒定工作要在總工程師領導下進行。鑒定時，必須對已超過保管期限的科技檔案詳細審查。要銷毀的科技檔案，必須造具清冊，經本單位領導審核批准。銷毀科技檔案，要指定監銷人，防止失密。

第六章 附則

第37條 各單位應根據本規則，結合本單位具體情況，自行制定實施辦法或工作細則，報部備案。
以前鐵道部頒發的有關辦法、規定等，如與本規則有抵觸者，按本規則執行。
第38條 本規則自公布之日起實行。
本規定公布日之前，已形成、歸檔、進館的科技檔案，按照以前規定執行。
（附件略） (中央法規)

⑥ 求科技檔案作用要舉例說明

摘要 科技檔案在科研管理中的作用：一是科研申報中的作用，體現在課題申請、科研選題、課題經費確定三方面的借鑒作用。二是成果轉化與評審中缺陷糾正的借鑒作用：①運用科技成果檔案中推廣應用資料的缺陷指導研究者做好成果資料整理。②指導論文投向，即將主要論文在中華系列雜志發表，同時，應力爭有1～2篇體現科研水平的文章投向國外影響面大的核心期刊發表。③運用成果申報填寫質量對成果評審的影響指導研究者完善申報資料的填寫。

Potential role of science and technology archives in the management of scientific research

Li Haiyan, Wu Zhihua， Wang Kewei. Scientific Research Department of The No.1 Military Medical University, Guangdong 510515

Abstract This article analyzes the role of science and technology archives in the management of scientific researches. Firstly, they can provide some reference for grants application, subject selection and funding resources determination. Secondly, they can provide guidance for scientific achievements transfer and appraisal reference to flaw correction. The flaw records can ①serve as guideposts for researchers to file their data or materials correctly; ②direct their publication in appropriate journals, such as the Chinese Serial Journals mostly while some one or two outstanding articles in foreign core journals with high reputations; and ③guide the researchers to write achievement reports based on the lessons from previous records in science and technology archives.

Key Words Archive, Science and technology Management, Scientific research Role

充分而合理地利用科技檔案，發揮其應有的功能，對提高科研管理水平具有重要意義。我們結合自己的實踐進行探討。

一、科技檔案在科研申報前的借鑒作用

科研計劃管理檔案主要包括各種課題的立項申請書、合同書、開題報告、實驗設計、實驗記錄、課題進展報告、課題結題報告、與課題有關的會議紀要以及科研經費的使用情況記錄等。現僅就科技檔案在科研申報前的作用進行闡述。

(一)科研計劃檔案與課題申請：我校每年的課題申請除部分課題中標外，多數課題不能中標，分析課題中標和未中標原因是一件具有較大意義的工作。在課題申請過程中，要做好所有申請書的歸檔工作，並按基金種類、學科進行分類。在課題被批准後又把中標與未中標課題分列，並根據課題評審情況，認真分析、歸納、總結。

對未中標標書，他人即可從中吸取未中標的教訓，同時要組織課題申請者查找有關資料，並請同行專家審查把關，進行相應的修改和完善，為下一年的投標做好充分准備。另一方面，通過對中標課題的分析，摸清目前科學研究熱點、難點和新趨勢，為科研工作及決策者提供重要的信息，使之能根據本校的優勢和特色，組織有關的科技人員做好有關項目的前期研究工作，為獲取重點項目做必要准備。

(二)科研計劃檔案與科研選題：低水平重復研究是目前科研工作中普遍存在的問題，如何避免低水平重復研究也是各單位在科技管理工作中存在的共性問題，而計劃檔案的系統管理則是一項重要措施。通過計劃檔案掌握本單位各學科的課題的在研情況，在課題立項時，防止在本單位的相關學科中出現相同課題多頭立項的現象，從而避免沒有創新性的選題。其次，利用科技檔案所含的技術優勢，對其它相關學科進行技術輻射，發現新的突破口。現在各學科彼此滲透，通過組織科技工作者利用本單位已獲的研究成果，結合相關學科的優勢，在理論、觀點、技術方法等方面進行類比、分析，尋找、發現新的突破口，使課題的立項達到高起點、高水平的要求。再次，利用計劃檔案中高水平項目啟迪科技工作者的選題思維。選擇已獲國家自然科學基金資助的水平高、思路新穎的標書作示範，從選題、研究目標、研究方法等方面吸取經驗、拓寬思路，啟發科技工作者的創造性思維，提高研究課題的水平和中標率。

(三)科研計劃檔案與課題經費的確定：在計劃檔案管理過程中，課題經費檔案的建立是非常重要的。通過課題經費使用的詳細記錄，總結出各類課題研究所需的經費，供基金課題的經費預算做標尺參考。項目的經費預算是否合理，將直接影響項目競爭力及同行評議結果。很多科技工作者在確定課題經費申請時，有種錯誤看法，認為申請經費越少越容易批准，往往致使申請經費不足，批准後難以對該項中標課題進行深入研究。通過課題經費檔案，運用好預算「標尺」，把好課題經費申請關，使課題費貼近需要，不因申請課題經費過多而被否決，也避免因申請經費不足而影響課題進展。

二、科技檔案中成果轉化與評審中缺陷糾正的借鑒作用

與科技成果管理檔案有關的科技檔案包括成果的推廣應用資料、成果鑒定資料、成果的申報資料以及其它的附加材料，稱之為科技成果檔案。任何一項科技成果要轉化為生產力，必須有完整的科技成果檔案作為依據。但大多數科技工作者只重視學術研究的價值，輕視成果應用及推廣，容易忽視科技成果檔案的收集管理，這不僅影響了成果的轉化，也嚴重影響了科技成果的申報。因此，在課題的研究接近完成時，要主動指導科技人員獲取成果的推廣應用資料，收集、整理成果鑒定材料，為成果的鑒定、申報做准備。

(一)運用科技成果檔案中推廣應用資料的缺陷指導研究者做好成果資料的整理：根據每年歸檔的成果檔案情況，我們認真分析了歷年獲獎和未獲獎項目的檔案材料，發現除了成果的創新性、先進性、研究的難度等反映研究水平的因素影響成果獲獎外，成果的推廣應用材料的收集、整理也至關重要。在科技成果的推廣應用上，科技人員常常不給予高度重視，認為這項工作是可有可無的事，他們把工作的重點只放在研究工作的完成上，而忽略這方面的工作，有的項目雖然做了一定的推廣工作，但材料收集整理卻很不完善，缺乏應有的計劃性和系統性，有的成果幾乎沒有做推廣應用工作，便急於報獎，更是影響了成果的評審。另外，我們發現在基礎理論研究成果的檔案中，反映對成果效益的評價材料非常少。經了解，研究者們有一種偏見，認為應用研究成果才有成果的效益資料，理論研究成果不必考慮效益材料問題，因此，他們根本就沒有去做這方面的工作。實際上理論成果也有它的效益資料，主要指成果被同行認可情況，即研究成果被同行專家引用情況以及研究結果在學術界的影響。

針對上述不足，我們建議科技人員積極做好這方面的工作，搜集、整理其研究理論、觀點、技術方法被同行引用和應用的資料。如，我校一附屬醫院的一項研究成果《我國慢性乙型肝炎病毒無症狀感染的特點》於1995年獲軍隊科技進步二等獎，該項目自80年代初在我國率先開展對慢性乙型肝炎病毒無症狀感染的流行病學、分子病理學和分子流行病學研究，成果在許多方面填補了國內外空白。但是，成果的申報材料中沒有反映成果效益的材料，反映成果對本研究領域影響的材料也幾乎是空白。為了使成果申報材料能充分體現成果的水平和在學術界的影響，我們組織了成果申報人員和 情報資料室工作人員進行廣泛的查閱、檢索、收集該成果被同行引用、應用的情況，最後我們查到了國內外100多篇引用該成果的理論、觀點和技術方法的文章，並且發現有多本教科書已把該成果的內容列入教學內容，成果的主要文章大多被SCI等收錄。通過我們的共同努力，使成果的申報材料更充實、更能體現成果的水平，該成果在1996年度獲國家科技進步二等獎。

(二)運用科技成果檔案中論文刊登對成果評審的影響指導研究者的論文投向：通過對我校「八五」期間的43項獲得省、軍隊二等獎以上成果檔案進行了認真的統計分析，發現獲獎的43項科技成果，共有688篇論文在公開刊物上發表，每項獲獎成果的平均論文數為約16篇，最多的57篇，平均中華系列論文9篇，其它7篇。未獲獎的項目，平均每項成果的論文篇數為12篇，而中華系列論文平均僅為4篇，其它為8篇。我們發現有的成果研究起點較高，有很大的創新性，有一定研究的難度和深度，但作者因為急於發表論文報獎，把大部分論文投到等級不高的雜志上發表，從而在形式上人為降低了研究成果的水平和在學術界的影響，研究成果被同行引用的也很少，從而影響了成果的評審。

通過上述總結分析，我們引導科技人員在論文投稿時就為成果的申報做准備，建議他們把主要論文在中華系列發表，並力爭有1～2篇體現研究工作水平的論文投到國外影響面大的核心期刊發表。例如，我校的一項成果《蛋白結合多糖PSK保護巨噬細胞免受過氧化損傷和阻斷實驗性動脈粥樣硬化形成研究》，是由三項國家自然科學基金資助項目和一項廣東省自然科學基金資助項目組成，研究起點高，觀點新，水平高。由於研究者想盡快發表研究結果，大部分論文在本校學報發表，成果影響范圍小，1996年度該成果申報軍隊科技進步二等獎時未通過評審。我們同成果完成人對成果申報材料進行分析，找原因，認為與成果論文發表有關系，並建議完成人把研究成果向國外雜志發表。結果，研究論文有13篇在Atherosclerosis等國外刊物發表，而且皆被收入Biomedicine有關分冊，有的還被J Biol Chem和J infeet Disease引用。Clin Lab Immnnol雜志以17頁的篇幅刊登了該成果的部分內容，使成果在本研究領域產生了較大的影響。該成果申報1998年軍隊科技進步二等獎，順利通過了評審。

(三)運用成果申報資料的填寫質量對成果評審的影響指導研究者完善申報資料的填寫：我們分析了獲獎和未獲獎成果的申報資料發現，申報書的填寫質量直接影響成果的評審。有的成果很有價值，水平也較高，但因為成果完成人填寫申報書時不認真而被淘汰。有的完成人認為，成果的完成形式已以論文或實物表達出來了，申報書填寫只是申報成果的一種形式。認為申報材料的整理工作太繁瑣，太費精力，這在主觀上往往形成了厭煩的情緒，因而在填寫申報書時非常馬虎，在必須詳細填寫的欄目不願多費筆墨，只用寥寥幾行文字應付了事；而在必須精練的欄目又不願花精力進行推敲、精練語言，使申報書不能准確地表達成果的創新、特色、意義，不能表達成果的實際水平，因而失去競爭力。如同同行評議只針對申請書中提供的一切信息一樣，成果評審也不考慮申報書以外的信息，所以，申報書的完美就有了實際意義。

針對上述情況，近幾年來，我們十分重視成果申報資料的整理工作，把住質量關，在組織申報材料時，要求研究工作者以精確的語言把自己成果的整體水平、特色、創新、意義等實事求是地反映出來，使人們通過申報書便能對成果的科學性、先進性、創新性有較全面的了解，使成果的申報質量大大提高，這為我校近年來成果獲獎率的提高起到了非常重要的作用。

總之，科技檔案管理是科研管理的一部分，發揮科技檔案在科研管理中的作用，首先要從思想上給予重視。其次在實際工作中要堅持科研計劃管理與科研計劃檔案管理的結合。當然，對於科技檔案管理工作來說，最重要的是要把好科技檔案的質量關，要主動指導科技工作者形成、收集、整理科技檔案，使檔案有客觀性、真實性、系統性、連續性和完整性，確保檔案的使用價值和收藏的意義。另外，要求科研計劃檔案的管理與科研計劃管理工作的同步化和科研成果檔案管理工作與成果管理工作的同步化。

⑦ 技術檔案管理

技術檔案管理制度 （適合於公司、工廠、研究院等）

1 總則：1．1 為建立、健全公司技術檔案工作，完整地保存和科學地管理公司的技術檔案，充分發揮技術檔案在公司建設和發展中的作用，更好地為公司各生產技術部門服務。特製訂本管理制度。1．2 本公司技術檔案是指各技術部門（包括車間）在生產技術、科研成果、質量、設備、基建等技術活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、照片等技術資料以及外來、外購的圖紙、資料、圖書等。1．3 公司技術職能部門、車間要把技術檔案工作納入本單位的技術業務管理工作中，保證其技術文件材料的積累，達到收集齊全、整理系統，並按制度及時歸檔。以保證全公司技術檔案工作的順利開展。1．4 按照集中統一管理技術檔案的基本原則，公司技術部設立綜合檔案室，並配備專職人員管理。綜合檔案室在技術主管的直接領導下，集中統一管理全公司的生產、開發、質量、設備、基建等技術檔案。建立、健全技術檔案工作，達到全公司技術檔案的完整、准確、系統、安全和有效利用。2 技術文件資料的歸檔：2．1 每一個技術項目完成或告一段落後，都要有完整、准確、系統的技術文件資料，並按公司形成技術文件資料的歸檔范圍和要求，將所形成的技術文件資料加以系統的整理，組成保管單位（卷、代、冊、盒），由技術主管審查後及時向公司綜合檔案室移交歸檔。2．2 各部門或技術人員在移交技術檔案或技術文件資料時，交接雙方應按規定辦理交接手續(參見PD423《文件控製程序》表碼PD423-02)，簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術文件資料不全的，管理人員有權拒絕接收。2．3 凡需歸檔的技術文件資料，應盡量符合國標、部標和企業標準的規定。做到書寫材料優良，字跡工整，圖紙按規格繪制，圖樣清晰。嚴禁用鉛筆、圓珠筆和復寫紙列印。2．4 凡各部門形成的圖紙類文件，應描制底圖一份，並經技術責任簽字後，向檔案室移交歸檔。2．5 凡外來、外購回公司的圖紙資料，隨儀器、設備入廠的圖紙、使用說明書、電氣線路圖等在開封前，有關單位必須通知資料管理人員參加清點，如數歸檔。在未辦理借閱使用手續前任何人不得據為私有或拿走。3 綜合檔案室的任務和管理人員的職責：3．1 綜合檔案室的任務：3．1．1 集中、統一、科學地管理好技術檔案，維護技術檔案的完整、系統、准確和安全，並及時、准確地提供利用。因工作嚴重失職，造成技術檔案原件遺失、缺漏、污損破壞至無法使用、借出無法收回等，管理人員應負主要責任，嚴重者調離崗位。3．1．2 協助各部門和有關技術人員做好技術文件資料的形成積累和正確地整理、立卷歸檔工作。3．1．3 承擔技術文件資料的接收、復制、借閱、發放和建檔，提供技術資料為全公司有關單位和技術人員服務。3．2 技術檔案管理人員的職責：3．2．1 認真貫徹公司技術檔案工作的方針政策。鑽研業務，提高管理水平，保證技術檔案工作任務的完成。積極主動地為生產、開發提供技術資料。3．2．2 科學地管理全公司技術檔案，承辦技術資料和技術檔案的接收、分類、編目、登記、保管、復制、借閱、發放、鑒定、統計以及繪制檢索工具等工作。3．2．3 遵守公司保密制度，做好安全保衛工作。3．2．4 嚴格執行技術檔案的保管、借閱、發放制度。3．2．5 保持檔案室內整潔、衛生，對破損或變質的檔案，要及時修補和提出復制。4 技術檔案的鑒定和銷毀：4．1 認真做好技術檔案的內容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質的檔案，復制後，原檔案保管期限為半年。因修改內容而更換的檔案，原檔案報廢，保管期限為一年。4．2 凡要銷毀的技術檔案，必須造具清冊，經主管領導審批後，在指定監銷人監督下進行銷毀，防止失密。有關鑒定報告和銷毀清冊必須及時歸檔。5 技術檔案的保管和借閱：5．1 對接收來的技術檔案進行分類、編目、登記、統計和必要的加工管理，編制《檔案查閱目錄》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。5．2 認真執行技術檔案的保管檢查制度，每年年底全面檢查、清理一次，做到帳檔一致。並於12月30日以前整理出檢查報告，交技術主管審查。技術主管根據檢查報告的結果，對出現的問題勒令檔案管理員進行整改，並對檢查報告的真實性進行復查。5．3 做好技術檔案的安全、保密工作，並履行批准和借閱手續。經常保持室內清潔通風，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉爛等。如有破損或變質的檔案，管理人員要及時修補和提出復制。5．4 技術檔案的保密制度：5．4．1 全公司職工必須嚴守機密，維護技術檔案的安全。凡借閱重要的檔案（包括外來、外購的資料，隨儀器、設備回公司的文件資料，原始底圖等），要由技術主管批准後方可借閱。借閱者必須妥善保管，不得遺失。5．4．2 技術檔案如有丟失、被盜、泄密等情況，應立即上報並採取措施作妥善處理。5．4．3 非工作人員未經允許，不得隨意翻閱技術檔案。5．5 技術檔案的借閱：5．5．1 凡本公司技術人員、工作人員，因生產需要都可借閱技術檔案。由管理人員填寫《文件借閱登記表》，借閱人員簽字後，方可使用。用後按期歸還，經管理人員檢查後，方可辦理注銷手續。5．5．2 技術檔案和各種設備說明書等，均在公司內控制使用，檔案原件不得借出檔案室，僅供在室內查閱。若需借出室，應辦理手續，借出副本。如無副本時，需經技術主管批准方能借出。
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5．5．3 經同意借出之檔案，每次最長時間為三天。如工作需要，到期後需繼續使用的，應辦理續藉手續。如遇假期，必須將所借技術檔案退回。到期未歸還或未辦理續藉手續者，由檔案管理員負責催收，並要求其限期歸還。到期還未歸還，由檔案管理員根據所借資料的實際價值（各類書籍按標價、資料按製作價格）報技術主管審查，總經理批准後，送公司財務部，對檔案借閱人進行處罰。事後借閱者如能歸還所借檔案，根據其時間的長短，可按處罰金額的1/2至全額返回。

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5．5．4 借閱者應保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉借、拆散、塗改、抽換和丟失。借、還雙方應共同清點份數、頁數，並檢查完整情況，做到認真負責。如發現問題或有損壞者，及時向主管領導匯報。並根據其完整或損壞的程度及檔案的重要性進行處罰，由檔案管理員報技術主管審查，總經理批准後，送公司財務部，對檔案借閱人進行處罰。

6 技術檔案的復制和技術資料的發放：6．1 凡歸檔的技術文件資料，一般應存檔一份。重要的和使用頻繁的應復制備份一份，供日常借閱或發放使用，備份文件發放後，應及時復制補充完整。6．2 需加工製作的工裝類圖紙文件，應曬制三套。一套用於技術員作工藝後發放采購部備料，以及轉交質量部進行木模、坯料檢查，其中裝配圖發放於模具保管，供工裝的管理使用；一套發放生產部或采購部，用於加工訂貨；一套用於檔案室存檔，供日常借閱使用。6．3 用於指導生產及作為驗收依據的鑄件圖、加工圖等應曬制四份，發放生產車間、質量部、分管技術員及檔案室存檔。經會簽後的鑄件圖還應至少發放一份至顧客處，其中，重油廠需發放三份。6．4 用於指導生產及作為驗收依據的泥芯圖，應曬制四份，發放外協辦、生產車間、質量部、及檔案室存檔。6．5 用作指導生產的工藝卡片、工序卡片、生產作業指導書等，應曬制三份，發放生產車間、分管技術員及檔案室存檔。6．6 作為驗收依據的檢驗卡片，應曬制三份，發放質量部、分管技術員及檔案室存檔。6．7 因工作原因，需要發放各使用場所的技術資料，應在技術檔案交接後次日內發放至各使用場所。未規定發放場所的文件應編制《文件發放清單》（參見PD423《文件控製程序》表碼PD423-01），發放清單由文件編制部門填寫，部門主管批准後交檔案室。檔案室按清單的要求發放至各使用場所，發放時註明發放場所、發放號、發放日期、是否受控等，並有接收人員簽字。其它需要文件的單位或個人，應提出申請，填寫《文件領用申請單》（參見PD423《文件控製程序》表碼PD423-06），經主管領導審查、文件編制部門主管批准後，可簽名領取。
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6．8 發放各使用場所的文件資料，使用者應妥善保管，不得損壞或丟失。因受條件限制，破壞或污損至無法使用時，可到檔案室換取新文件，原破壞或污損文件資料由檔案室回收後報廢處理。凡使用者無法提供原文件資料，而要求檔案室重新發放時，文件使用者應承擔重復發放文件的資料費用，其金額按復（曬）制資料的實際價格核算，由檔案管理員報技術主管審查，總經理批准後，送交公司財務部。

7 技術檔案和受控技術文件的更改：7．1 當文件編制部門需對技術檔案實施更改或補充時，應有更改通知單。對用戶提供的文件資料進行更改時，還應有用戶同意更改的書面證明，並存檔備查。更改人員根據通知單的內容對技術檔案實施更改。修改時統一做好修改標記，堅持技術責任簽字，標明日期。同時修改清單中的更改級別，並將修改通知保留備查。7．2 技術檔案更改後，資料管理人員應及時將更改通知單發放各相應的文件受控場所， 以保證文件的使用得到有效控制。7．3 為防止各使用場所的受控文件失控，各類受控技術文件自發放之日起，其使用期限為一年，過期自動作廢。需重復使用時，經文件歸口管理部門審查後，蓋上「確認」印章，審查人員簽字認可後方可再次使用。

⑧ 四川省科學技術研究成果檔案館的工作職責

四川省科學技術研究成果檔案館自成立以來，在省科技廳領導下，致力於為各級政府有關部門，各企事業單位、科研院所、大專院校等提供科技成果登記和統計、技術合同登記和統計、科技成果收集和保管、科技成果信息的發掘、利用和轉化等綜合服務，並且承擔了各類科技服務平台建設工作。主要包括以下幾個方面：
（1）負責四川省科技成果的登記和統計工作，頒發科技成果登記證書，經審查合格登記的科技成果，可以獲得申報四川省科學技術進步獎的基本資格，並優先推薦申報科技成果轉化項目；編輯、出版、發行《四川省科學技術成果公報》，向省科技廳、國家科技成果網提供每年科技成果中各種數據的統計報表。
（2）承擔技術合同認定登記和統計工作。根據國家科技部《技術合同認定規劃》及相關政策，對符合條件的技術合同進行認定登記；開展技術合同認定登記及延伸服務，經認定登記的技術合同依據國家有關規定，可享受相關稅收優惠政策；撰寫《四川省技術合同統計分析報告》，為科技主管部門提供決策依據。
（3）負責全省科技成果檔案的收集、整理、編排、縮微、檔案保存、庫房管理等工作，並進行系統化、信息化、科學化管理。
（4）通過各種方式發掘、交流、利用科技成果檔案中的信息資源，促進科技成果轉化、技術轉移和知識流動，提高科技成果檔案信息的經濟效益和社會效益。
（5）通過各類科技服務平台建設，整合全省科技成果資源，形成科技創新網路環境，面向全社會提供優質、高效的科技服務。