企業文件檔案的管理培訓

A. 公司檔案如何管理

轉載以下資料供參考

5 檔案工作體制
5.1 組織系統
企業應建立分管檔案工作領導、各部門和項目負責人的檔案工作領導體系和以檔案部門為核心、各專職和兼職檔案人員為基礎的檔案管理工作網路。
5.1.1 檔案工作領導
確定分管檔案工作的企業領導；確定各部門、各項目主管檔案工作的負責人；確定檔案部門的負責人。
5.1.2 檔案部門
根據企業規模和檔案工作實際需要設置檔案部門。檔案部門統一管理企業各類檔案，行使對企業檔案工作的監督、指導、檢查職能。
大型企業應設立具有獨立職能的檔案機構。
5.1.3 檔案人員
根據工作需要在檔案部門配備專職檔案人員，在各部門、各項目管理部門配備專職或兼職檔案人員。
5.2 工作職責
企業應對檔案工作職責進行劃分，明確企業、檔案部門、檔案工作領導、檔案人員和文件形成者責任。
5.2.1 企業職責
5.2.1.1建立健全檔案工作規章制度，將檔案工作納入企業發展規劃和工作計劃。
5.2.1.2 將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及工作職責和有關人員崗位職責，並對分管領導、部門領導及有關人員進行考核。
5.2.1.3維護和確保檔案真實、安全，預防突發事變及災害的發生，並隨技術進步為檔案工作持續發展提供技術和設施、設備保障。
5.2.1.4在企業資產與產權變動時，同時提出所涉及檔案的處置要求。
5.2.1.5按規定向相應單位移交檔案。
5.2.2 檔案部門職責
5.2.2.1 貫徹國家有關檔案工作法律、法規和方針政策，制定本企業文件材料歸檔和檔案整理、保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度。
5.2.2.2 統籌規劃和負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作。
5.2.2.3 指導本企業各部門、項目及專項工作文件材料的形成、積累、整理及歸檔工作。
5.2.2.4 監督、指導、檢查本企業所屬機構（含境外機構）的檔案工作。
5.3 崗位職責
5.3.1 分管檔案工作的企業領導，統一領導本企業的檔案工作，負責審查批准檔案工作規劃、計劃，對企業依法開展檔案工作負總責。
5.3.2 各部門或項目檔案工作的負責人，負責審核本部門或項目檔案工作計劃，對本部門或項目歸檔文件材料的齊全、完整、准確負責。
5.3.3 文件形成者應對歸檔文件材料的准確性、有效性負責，並按規定向本部門或項目專兼職檔案人員移交。
5.3.4 各部門、項目及專項工作的專兼職檔案人員負責收集、整理本部門或項目歸檔的文件材料，並按要求做好文件材料的移交工作，對文件材料的歸檔質量負責。
5.3.5 檔案部門的檔案人員，負責檔案的收集、整理、保管、統計、鑒定、提供利用工作，監督、指導各部門和項目文件材料的歸檔工作，對所屬單位檔案工作進行監督、指導與檢查，對檔案管理工作質量負責。
5.4 人員要求
企業應配備遵紀守法、忠於職守、具有檔案專業及相關專業知識的人員從事檔案工作。檔案人員應保持相對穩定，符合專業技術或管理人員要求。
5.4.1 檔案人員的配備應與企業生產、經營、管理和發展需要相適應。
5.4.2 檔案人員應具備大專以上或同等學識水平。
5.4.3檔案部門負責人應具有中級以上專業技術職稱或大學本科以上學歷或同等學識水平。
5.4.4檔案人員應定期進行在職培訓。
6 檔案工作制度
6.1 檔案工作制度體系
企業檔案工作制度體系由工作規章、管理制度、業務標准規范組成。
6.1.1 工作規章
企業應將文件材料收集、歸檔及檔案管理要求納入到企業相關的管理制度中，同時將企業檔案工作規定、檔案工作責任追究制度、檔案管理應急預案等作為企業管理制度的重要組成部分。
6.1.1.1企業在制定產品開發、科研管理、設備管理、基建工程管理等制度中應提出相應的文件材料收集、歸檔及檔案管理要求。
6.1.1.2檔案工作規定是企業檔案工作的基本要求。其主要內容應包括:檔案工作原則及管理體制，文件材料的形成、積累與歸檔要求，檔案收集、整理、保管、鑒定、統計、利用要求，資產與產權變動檔案的處置原則，解釋許可權等，規定中應明確體現「三納入」、「四參加」、「四同步」的要求。
6.1. 1.3 檔案工作責任追究制度應對相關崗位和人員違反文件材料收集、歸檔及檔案管理要求，發生檔案泄密、造成檔案損毀等行為提出責任追究和處罰措施。既可單獨制定，也可納入到相關的管理制度中。
6.1. 1.4 檔案管理應急預案，對可能發生的突發事件和自然災害制定檔案搶救應急措施，包括組織結構、搶救方法、搶救程序和轉移地點。
6.1.2 管理制度
根據檔案工作各環節需要，制定相關制度。其中文件材料歸檔、鑒定銷毀、保密、利用、移交、電子文件管理、科技檔案補充更新等制度等需要其它部門配合檔案部門貫徹實施；檔案保管、統計，檔案管理系統操作，庫房管理等制度主要是檔案部門和檔案人員貫徹實施。
6.1.2.1 文件材料歸檔制度主要包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求以及控制歸檔質量的措施。
6.1.2.2 鑒定銷毀制度應明確鑒定工作的組織及職責、鑒定方法、鑒定時間和銷毀要求。
6.1.2.3 保密制度應明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者承擔保密的責任。
6.1.2.4 利用制度應明確檔案提供利用的方式、方法，規定查（借）閱檔案的許可權和審批手續，提出接待查（借）檔案的要求。
6.1.2.5 移交制度應規定檔案移交范圍、移交對象、移交內容、移交程序及手續。
6.1.2.6 電子文件管理制度應對本企業計算機應用系統中形成的電子文件、資料庫提出歸檔、管理和利用要求。
6.1.2.7 科技檔案補充更新制度應明確科技檔案補充更新原則，補充更新程序和方式、違規處罰原則。

B. 企業檔案該如何整理

你好，我也是非檔案學出身的，剛到現在的單位不久，主管讓我做檔案方面的工作，這是我搜集的一些資料，希望對你能夠有所幫助。

企業檔案工作規范
4 檔案工作原則
4.1 企業檔案是企業資產的重要組成部分，企業檔案工作是企業生產、經營和管理的基礎工作。企業檔案工作應以統一管理為原則，堅持資源整合和資源開發。
4.2 企業應在各項工作和活動中建立健全文件材料歸檔和檔案管理工作，為企業生產、經營、管理和持續發展提供有效服務，滿足企業各項活動在證據、責任和信息等方面的需要。
4.3 企業檔案管理的方法與技術應適應企業生產、經營和管理發展的需要，並以檔案管理信息化為發展方向。
5 檔案工作體制
5.1 組織系統
企業應建立分管檔案工作領導、各部門和項目負責人的檔案工作領導體系和以檔案部門為核心、各專職和兼職檔案人員為基礎的檔案管理工作網路。
5.1.1 檔案工作領導
確定分管檔案工作的企業領導；確定各部門、各項目主管檔案工作的負責人；確定檔案部門的負責人。
5.1.2 檔案部門
根據企業規模和檔案工作實際需要設置檔案部門。檔案部門統一管理企業各類檔案，行使對企業檔案工作的監督、指導、檢查職能。
大型企業應設立具有獨立職能的檔案機構。
5.1.3 檔案人員
根據工作需要在檔案部門配備專職檔案人員，在各部門、各項目管理部門配備專職或兼職檔案人員。
5.2 工作職責
企業應對檔案工作職責進行劃分，明確企業、檔案部門、檔案工作領導、檔案人員和文件形成者責任。
5.2.1 企業職責
5.2.1.1建立健全檔案工作規章制度，將檔案工作納入企業發展規劃和工作計劃。
5.2.1.2 將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及工作職責和有關人員崗位職責，並對分管領導、部門領導及有關人員進行考核。
5.2.1.3維護和確保檔案真實、安全，預防突發事變及災害的發生，並隨技術進步為檔案工作持續發展提供技術和設施、設備保障。
5.2.1.4在企業資產與產權變動時，同時提出所涉及檔案的處置要求。
5.2.1.5按規定向相應單位移交檔案。
5.2.2 檔案部門職責
5.2.2.1 貫徹國家有關檔案工作法律、法規和方針政策，制定本企業文件材料歸檔和檔案整理、保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度。
5.2.2.2 統籌規劃和負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作。
5.2.2.3 指導本企業各部門、項目及專項工作文件材料的形成、積累、整理及歸檔工作。
5.2.2.4 監督、指導、檢查本企業所屬機構（含境外機構）的檔案工作。
5.3 崗位職責
5.3.1 分管檔案工作的企業領導，統一領導本企業的檔案工作，負責審查批准檔案工作規劃、計劃，對企業依法開展檔案工作負總責。
5.3.2 各部門或項目檔案工作的負責人，負責審核本部門或項目檔案工作計劃，對本部門或項目歸檔文件材料的齊全、完整、准確負責。
5.3.3 文件形成者應對歸檔文件材料的准確性、有效性負責，並按規定向本部門或項目專兼職檔案人員移交。
5.3.4 各部門、項目及專項工作的專兼職檔案人員負責收集、整理本部門或項目歸檔的文件材料，並按要求做好文件材料的移交工作，對文件材料的歸檔質量負責。
5.3.5 檔案部門的檔案人員，負責檔案的收集、整理、保管、統計、鑒定、提供利用工作，監督、指導各部門和項目文件材料的歸檔工作，對所屬單位檔案工作進行監督、指導與檢查，對檔案管理工作質量負責。
5.4 人員要求
企業應配備遵紀守法、忠於職守、具有檔案專業及相關專業知識的人員從事檔案工作。檔案人員應保持相對穩定，符合專業技術或管理人員要求。
5.4.1 檔案人員的配備應與企業生產、經營、管理和發展需要相適應。
5.4.2 檔案人員應具備大專以上或同等學識水平。
5.4.3檔案部門負責人應具有中級以上專業技術職稱或大學本科以上學歷或同等學識水平。
5.4.4檔案人員應定期進行在職培訓。
6 檔案工作制度
6.1 檔案工作制度體系
企業檔案工作制度體系由工作規章、管理制度、業務標准規范組成。
6.1.1 工作規章
企業應將文件材料收集、歸檔及檔案管理要求納入到企業相關的管理制度中，同時將企業檔案工作規定、檔案工作責任追究制度、檔案管理應急預案等作為企業管理制度的重要組成部分。
6.1.1.1企業在制定產品開發、科研管理、設備管理、基建工程管理等制度中應提出相應的文件材料收集、歸檔及檔案管理要求。
6.1.1.2檔案工作規定是企業檔案工作的基本要求。其主要內容應包括：檔案工作原則及管理體制，文件材料的形成、積累與歸檔要求，檔案收集、整理、保管、鑒定、統計、利用要求，資產與產權變動檔案的處置原則，解釋許可權等，規定中應明確體現「三納入」、「四參加」、「四同步」的要求。
6.1. 1.3 檔案工作責任追究制度應對相關崗位和人員違反文件材料收集、歸檔及檔案管理要求，發生檔案泄密、造成檔案損毀等行為提出責任追究和處罰措施。既可單獨制定，也可納入到相關的管理制度中。
6.1. 1.4 檔案管理應急預案，對可能發生的突發事件和自然災害制定檔案搶救應急措施，包括組織結構、搶救方法、搶救程序和轉移地點。
6.1.2 管理制度
根據檔案工作各環節需要，制定相關制度。其中文件材料歸檔、鑒定銷毀、保密、利用、移交、電子文件管理、科技檔案補充更新等制度等需要其它部門配合檔案部門貫徹實施；檔案保管、統計，檔案管理系統操作，庫房管理等制度主要是檔案部門和檔案人員貫徹實施。
6.1.2.1 文件材料歸檔制度主要包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求以及控制歸檔質量的措施。
6.1.2.2 鑒定銷毀制度應明確鑒定工作的組織及職責、鑒定方法、鑒定時間和銷毀要求。
6.1.2.3 保密制度應明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者承擔保密的責任。
6.1.2.4 利用制度應明確檔案提供利用的方式、方法，規定查（借）閱檔案的許可權和審批手續，提出接待查（借）檔案的要求。
6.1.2.5 移交制度應規定檔案移交范圍、移交對象、移交內容、移交程序及手續。
6.1.2.6 電子文件管理制度應對本企業計算機應用系統中形成的電子文件、資料庫提出歸檔、管理和利用要求。
6.1.2.7 科技檔案補充更新制度應明確科技檔案補充更新原則，補充更新程序和方式、違規處罰原則。
6.1.2.8 檔案保管制度應包括保管工作原則、各門類檔案保管條件，特殊載體檔案保管方式，檔案進、出庫房要求；對受損檔案的處置原則和要求。
6.1.2.9 檔案統計制度應包括統計內容、統計要求，並提出對統計數據進行統計分析。
6.1.2.10 檔案管理系統操作制度應明確檔案管理系統操作人員的職責、檔案管理系統軟體、硬體的操作要求。
6.1.2.11 庫房管理制度應明確庫房管理員職責、庫房管理要求，進出庫房要求。
6.1.3 業務標准規范
根據檔案業務需要，提出技術和操作要求。
6.1.3.1 檔案整理規則應明確整理原則、整理方法、檔號編制要求，和檔案裝具要求等。
6.1.3.2 檔案分類標准應明確分類依據、類別符號、類目范圍。
6.1.3.3 各門類檔案管理標准應明確不同載體、不同類別的檔案收集、整理操作程序和保管條件。
6.2 檔案工作制度制訂程序
6.2.1 企業應依據國家檔案法律法規及標准要求，結合本企業實際，提出制訂檔案工作制度方案，並將檔案工作制度的制訂程序納入到企業規章制度的制訂程序中。
6.2.2 企業檔案部門負責企業檔案工作制度的制訂和修訂工作，審核後報企業批准發布實施。
6.2.3 根據有關規章和標准規范的調整，並結合本企業實際需要，依程序對檔案工作制度進行補充和修訂。
7 檔案工作業務
7.1 文件材料的形成、積累
7.1.1 文件材料形成時應使用符合檔案要求的載體和記錄方法。
7.1.2 文件形成者應隨時積累自身形成的文件材料。
7.2 文件材料的歸檔
企業應推行部門、項目及專項工作的文件材料整理、歸檔責任制。根據歸檔范圍、按照歸檔要求、在規定的時間內由各部門、項目及專項工作對文件材料整理後向企業檔案部門歸檔。
7.2.1 歸檔范圍
企業各種活動中形成的具有保存價值的不同形式、載體的文件材料應列入歸檔范圍。（參見附錄C）
7.2.1.1 本企業內部形成的文件材料。
7.2.1.2 本企業引進項目、外購設備等帶來的文件材料。
7.2.1.3本企業派出機構（包括境外機構）應報本企業的文件材料。7.2.1.4 本企業所屬單位（包括投資的全資、控股、參股企業）應向本企業提交的文件材料。
7.2.1.5 本企業參與的合作項目，合作單位按要求應向本企業提交的文件材料。
7.2.1.6 本企業執行、辦理的外來文件材料。
7.2.2 歸檔時間
根據文件材料形成特點確定歸檔時間。
7.2.2.1 黨群工作、行政管理工作、經營管理工作、生產技術管理工作中形成的文件材料一般應在辦理完畢後的第二年上半年歸檔。
7.2.2.2 產品生產或業務開發、科研課題、基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工後或財務決算後三個月內歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。
7.2.2.3 外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收後即時登記，安裝調試後歸檔。
7.2.2.4 會計文件材料在會計年度終了後由會計部門整理歸檔，保管一年後向檔案部門移交。
7.2.2.5 電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與相應門類或內容的其他載體歸檔時間一致。
7.2.2.6 磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束後及時歸檔，或與相應內容的其它載體歸檔時間一致。
7.2.2.7 更新、補充的文件材料；企業內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；企業產權變動過程中形成的文件材料；其他臨時活動中形成的文件材料等，應做到隨時歸檔。
7.2.3 歸檔要求
7.2.3.1 歸檔的文件材料應齊全、完整、准確、系統，其製成材料應有益於長久保存。
7.2.3.2 歸檔的文件材料應為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的文件材料歸檔。
7.2.3.3 非紙質文件材料應與其文字說明一並歸檔。外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一並歸檔，無譯文的要譯出標題後歸檔。
7.2.3.4 歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。
7.2.3.5 兩個以上單位合作完成的項目，在無合同、協議要求情形下，主辦單位保存全套文件材料，協辦單位保存與承擔任務相關的正本文件。
7.2.3.6 文件材料歸檔時，由承辦部門填寫歸檔材料移交清冊。
重要項目文件材料歸檔時應由項目管理部門編寫歸檔說明，並經項目負責人審核簽字。
7.3 收集工作
企業應做好歸檔范圍內文件材料的接收和有關檔案資料的收集。
7.3.1 歸檔范圍內文件材料的接收
7.3.1.1承辦部門將核對無誤的《檔案移交（接收）登記表》（參見附錄A圖A1）隨同歸檔文件一起向檔案部門移交。
7.3.1.2 檔案部門接收檔案時，要認真核對《檔案移交（接收）登記表》，並檢查整理質量。移交清冊雙方各保留一份。
7.3.2 有關檔案資料的收集
7.3.2.1 應接收所屬單位因產權變動無規定接收單位卻有保存價值的檔案。
7.3.2.2 根據管理許可權接收無法人資格的所屬單位的檔案。
7.3.2.3 根據企業需要，收集宣傳報道本單位的新聞資料。
7.3.2.4 根據研發、市場競爭等需要，收集可供分析研究的資料。
7.3.2.5 根據企業歷史研究需要，向社會、離退休人員收集、徵集的檔案資料。
7.4 整理工作
企業應按照一定原則和標准對文件材料和檔案進行整理。
7.4.1 文件材料整理
7.4.1.2 文件材料一般按事由結合時間或文件的重要程度排列。
具有成套性特點的文件材料按項目、專業等分階段或過程排列。
圖文並存的文件材料按文字在前，圖樣在後次序排列。
7.4.1.3 不同載體形式的文件材料應分別排列。
7.4.1.4 非紙質載體應編寫時間、地點、事由、人物等文字說明。
7.4.1.5 根據需要填寫相應目錄、備考表等。
7.4.2 檔案整理
7.4.2.1 企業應以本企業全部檔案為對象，依據企業管理職能，結合檔案形成特點，制定統一的分類方案。
7.4.2.2 分類方案應保持相對穩定性和可擴充性，同時附分類說明。分類層次不宜過多，一般為三級。
7.4.2.3 根據分類方案設定類別符號。可採用漢字或阿拉伯數字或英文字母或拼音字母或其中兩種混合方法設定類別代號。
7.4.2.4 明確全宗內檔案排列方法。全宗內檔案按分類方案分別集中、歸類，類內檔案按類目條款順序依次排列。
7.4.2.5 根據分類方案擬定檔號編制方案。檔號應指代單一，具有唯一性。
檔號可採用全宗號——分類號（或項目代號或目錄號）——案卷號（或件號或盤、盒、張號）結構。
7.4.2.6 全宗號由企業根據本企業產權變更情況自行設定。需向國家檔案館移交的檔案，其全宗號由該檔案館另定。企業可對所屬單位的檔案設定全宗號。
7.4.2.7 分類號是根據分類方案設定的類別符號。
項目代號是指檔案所反映的產品、工程、課題、設備的代字或代號。目錄號是指檔案分類目錄號。
7.4.2.8 案卷號是根據排列要求編制的案卷順序流水號。
件號是根據排列要求編制的文件順序流水號。
盤、盒、張號是非紙質載體檔案排列的順序流水號。
7.4.2.9 紙質檔案應與對應的非紙質載體檔案設立互見號。
互見號是反映同一內容其它載體的檔案保管單位的檔號。
7.4.2.10 根據需要填寫檔案盒封面、脊背。
7.4.3 全宗卷
全宗卷是檔案部門在管理某一全宗過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的有關文件材料所組成的專門案卷。
7.4.3.1 檔案部門應對企業每個全宗檔案建立全宗卷。
7.4.3.2 全宗卷的主要內容有：檔案收集工作中形成的接收、移交目錄、記錄、說明；檔案整理過程中形成的分類、檔號編制方案、說明；檔案鑒定工作中形成的檔案鑒定委員會（組）名單、保管期限表、鑒定意見、銷毀檔案的請示與批復、銷毀清冊；檔案保管工作中形成的安全記錄、重點檔案的保護措施、受損檔案的搶救與修復情況；檔案統計工作中形成的反映檔案收進、移出情況、檔案利用情況、館藏檔案基本情況等管理台賬；檔案利用工作中形成的全宗指南（介紹）、利用許可權說明、檔案利用典型實例等；檔案信息化工作中形成的軟體說明、操作手冊、數字檔案館（室）和檔案數字化情況說明等。
7.5 保管工作
企業應採取有效措施對檔案進行安全保管。
7.5.1 檔案的保管
保管工作應以預防為主，防治結合，確保檔案完整與安全。
7.5.1.1 檔案入庫前應去污、消毒、去酸。
7.5.1.2 對一些不利於檔案保管的紙制材料和字跡，應以復印或加膜等方式保護。對一些不利於檔案保護的包裝物應去除。
7.5.1.3 重要檔案應考慮異地備份保存。
7.5.1.4 底圖應存放在底圖櫃中，不易折疊。
7.5.1.5 磁帶、錄音帶、錄像帶等磁性材料應存在防磁櫃中。
7.5.1.6 光碟、縮微膠片和底片應存放於專用的裝具內。
7.5.1.7及時補救或修復受損的檔案。
7.5.2 庫房管理
7.5.2.1 庫房管理要採取防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防高溫、防塵、防蟲等措施。區分載體控制庫房溫度和相對濕度。
7.5.2.2 庫房應保持衛生清潔。堅持溫濕度登記（登記表參見附錄A圖A2）,溫、濕度應符合各類載體的保管要求。
7.5.2.3 定期檢查庫房設備運轉情況，及時排查隱患。
7.5.2.4 定期清理核對庫藏檔案,做到賬物相符。庫藏檔案發生變化時應記錄說明。

7.6.1 文件材料價值的鑒定
7.6.1.1 從企業、國家和社會角度判斷文件材料對現實和今後工作的依據、參考價值以及對歷史研究的價值。
7.6.1.2 參照本規范制定本企業文件材料歸檔范圍與保管期限表。（參見附錄C）
7.6.1.3 保管期限一般分永久、長期、短期。
永久，30年以上
長期，10以上至30年以下（含30年）
短期，10年（含10年）以下
7.6.2 到期檔案的鑒定
7.6.2.1 企業檔案鑒定委員會（組）應對已滿保管期限的檔案進行鑒定。其中已無保存價值的應進行審核，需繼續保存的應重新劃定保管期限。
7.6.2.2 保管期滿確無保存價值的檔案應登記造冊（銷毀清冊參見附錄A圖A3），經企業法人代表批准後進行銷毀。
銷毀清冊永久保存。
7.6.2.3 檔案銷毀必須實行兩人以上監銷。
7.7 統計工作
檔案部門應對檔案管理、利用、檔案人員等有關情況進行日常統計，並按要求填報有關報表。
7.7.1 統計工作應做到統計數字准確無誤，統計資料按時報送，統計活動符合規范。
7.7.2 日常統計工作要有台賬，主要內容包括：檔案館藏情況統計；檔案利用情況統計；檔案人員情況統計；檔案設施、設備情況統計；檔案銷毀情況統計等。
7.7.3 及時、准確地填報本企業檔案工作年報及有關統計報表。
7.8 利用工作
檔案管理部門應及時有效地提供檔案，並大力開發檔案信息資源為企業各項工作服務。
7.8.1 根據保密規定和知識產權管理要求，設定利用者許可權。超越許可權的利用必須按相關規定審批。
7.8.2 利用檔案應按規定登記（借閱登記表參見附錄A圖A4）。利用效果突出的應進行登記。（利用效果登記表參見附錄A圖A5）
7.8.3 可採用直接查閱、電話調閱、網上查閱等方式提供利用原件、復製件、縮微件和電子版本檔案。
7.8.4 編制多種檢索工具滿足利用者需要。
7.8.5 檔案管理部門應結合企業生產和發展需要，開發檔案信息資源為企業各項工作服務。
7.8.5.1 對檔案信息進行分類匯總，形成專題匯編，如規章制度匯編、專題文件匯編、榮譽證書集等。
7.8.5.2 對檔案信息進行綜合整理，形成專題材料，如大事記、年鑒、組織沿革、產品性能比較、設備的更新換代、市場的變化等。
7.8.5.3 對檔案信息進行分析研究，形成有一定深度的編研成果，如歷年生產經營指標統計分析、重大事故原因研究分析、企業史志等。
7.8.6 舉辦檔案陳列或展覽，通過檔案展示企業業績和形象。
8 檔案信息化
8.1 檔案信息化的目標和原則
8.1.1 檔案信息化的總目標是檔案管理現代化、檔案信息數字化，檔案利用網路化。實現檔案管理系統與企業各信息系統銜接。
8.1.2 檔案信息化原則是堅持技術與管理並重，以技術促進管理更新，以管理統領技術應用。
8.2 電子文件的歸檔
8.2.1 企業各信息系統生成的文本、圖形、圖像電子文件歸檔范圍應參照紙質文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體電子文件及數據、資料庫的歸檔范圍可根據需要確定。
8.2.2 企業各信息系統所形成的電子文件的元數據、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟體等應與電子文件一並歸檔。
8.2.3 歸檔的電子文件數據格式應易於識讀、遷移。
通用電子文件格式主要有：
電子文件類型 推薦數據格式
文本 PDF、XML、TXT、RTF、CEB
圖像、照片 TIFF、JPEG、PDF、DWG
音頻 MP3、WAV
視頻 MPEG-2、MPEG-4、AVI
資料庫與光碟數據表 DBF、XML
圖形 DXF、SVG、DWF
網頁 HTML、XML
8.2.4 電子文件歸檔採用物理歸檔和邏輯歸檔兩種方式。
8.2.4.1 物理歸檔是把計算機及其網路上的電子文件集中傳輸至獨立的或可離線保存的載體上後，向檔案部門移交。有網路傳輸和介質傳遞兩種方式。網路傳輸既可實時進行，也可定期完成。介質傳遞宜定期完成。
8.2.4.2 邏輯歸檔是在計算機網路上進行，不改變原存儲方式和位置而實現電子文件向檔案部門的移交。邏輯歸檔應實時進行，並定期進行物理歸檔。
8.2.5 電子文件必須經鑒定、整理、審核後才可以歸檔。
8.2.6 加密的電子文件歸檔時應解密，必須加密歸檔的電子文件應與其解密軟體和說明文件一並歸檔。
8.2.7 電子文件的真實性、完整性、安全性和可識別性，歸檔前由形成部門負責，歸檔後由檔案部門負責。
8.3 非電子檔案的數字化
企業應根據本企業檔案保管和利用的實際需要，逐步對非電子檔案實施數字化。
8.3.1 紙質檔案和照片檔案數字化的要求：掃描解析度參數大小的選擇，以掃描後的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為准；採用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般採用 TIFF(G4)格式存儲；採用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般採用JPEG格式存儲；提供網路查詢的掃描圖像，也可存儲為PDF或CEB或其他格式。
掃描後的圖像文件應與紙質或照片檔案檔號對應。
8.3.2 聲像檔案數字化的要求：音頻檔案數字化形成的電子文件格式應為MP3或WAV，視頻檔案數字化形成的電子文件格式應為MPEG或AVI。
數字化生成的電子文件應與聲像檔案檔號對應。
8.4 網路服務與業務系統
檔案部門應為企業各項工作提供檔案信息網上利用服務。
8.4.1 建立庫（室）藏全部檔案的案卷級目錄資料庫，逐步建立文件級目錄資料庫。
8.4.2 利用網路技術，將數字化後的非電子檔案和各信息系統中歸檔的電子文件根據利用許可權及時有效地提供利用。
8.4.3 堅持涉密檔案管理系統與互聯網物理隔離，非涉密檔案管理系統可與互聯網路邏輯隔離。
8.4.4 檔案管理系統應採取身份認證、許可權控制、加裝防火牆等安全保密措施。
8.4.5 檔案管理系統伺服器必須採取雙機備份等可靠的備份措施。
8.4.6 企業各業務系統的開發與實施應有檔案部門的參與。各業務系統應有生成電子文件自動歸檔功能的模塊或介面。（各業務系統與檔案管理系統的關系參見附錄B）
8.5 檔案管理系統軟體的要求
8.5.1 應具備數據管理、整理編目、檢索查詢、數據統計、安全保密、系統維護等基本功能，並能輔助實體檔案管理及根據需求增擴其他相應功能。
8.5.2 應與各信息系統之間銜接，並能接收和兼容各信息系統生成的電子文件。
8.5.3與企業信息化建設相適應，可逐步從單機版向網路版發展。
8.6.1 電子檔案可參照紙質檔案的分類、整理。
8.6.2 電子檔案應存儲到離線載體上。
8.6.3 本標准推薦採用的載體，按優先順序依次為：只讀光碟、一次寫光碟、磁帶、可擦寫光碟、硬磁碟、快閃記憶體等。
8.6.4 離線存儲電子檔案的載體或裝具上應貼有註明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等內容的標簽，電子檔案載體應設置成禁止寫操作的狀態。
8.6.5 存儲在離線載體上的電子檔案應一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。
8.6.6 存儲在離線載體上的電子檔案保管除應符合紙質檔案的要求外，還應符合下列條件：
a）歸檔載體應作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄塗層。
b）單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓。
c）存放時應遠離強磁場、強熱源，並與有害氣體隔離。
d）環境溫度選定范圍：17℃～20℃；相對濕度選定范圍：35％～45％。
8.6.7 存儲電子檔案的磁性載體每滿2年、光碟每滿4年應進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低於10％，如發現問題應及時採取恢復措施。
8.6.8 對磁性載體上的電子檔案，應每4年轉存一次。原載體同時保留，時間不少於4年。
8.6.9 超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質檔案的有關規定執行。對確認銷毀的電子檔案應有銷毀文件目錄存檔。
9 檔案工作設施、設備配置
根據檔案工作需要，配置設施、設備。
9.1 設施要求
檔案工作用房應集中設置在企業管理工作區域內。
9.1.1 檔案庫房
9.1.1.1 檔案庫房應遠離存有易燃易爆物品等不安全的場所，不適宜設置在地下樓層或頂層。
9.1.1.2 檔案庫房樓面應滿足檔案及其裝具的的承重要求2。
9.1.1.3 檔案庫房符合防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防蟲、防有害氣體等有關要求，庫房照明應採用冷光源熒光燈。
9.1.1.4 檔案庫房面積應滿足檔案工作發展的需要,留有存儲空間。
設立檔案館的庫房應滿足今後二十年檔案存儲需要。
9.1.1.5 檔案館建築應符合有關標准要求。
獨立的檔案管理樓宇或檔案館，可視工作需要設立檔案接收、整理、裱糊、消毒、復印、數字化、縮微以及安全監控等用房。
9.1.5 陳列室（展覽室）
陳列室（展覽室）應設置在適於觀覽的場所。
9.2 設備要求
企業應配置滿足工作需要的檔案裝具、庫房保護設備、日常管理設備。
9.2.1 檔案裝具
9.2.1.1 檔案櫃架應牢固，具有防火、防盜、防塵作用。
有條件的可採用密集架。
9.2.1.2 磁性載體檔案宜採用防磁櫃存放，其它非紙質載體檔案應保存在專用櫃、架、盒中。
9.2.1.3 檔案的卷盒、卷夾應採用無酸製品，其規格、式樣和質量符合國家相關標准。
9.2.2 庫房保護設備
9.2.2.1檔案庫房應配置滅火器材、溫濕度監控儀、防光窗簾、防盜門窗等必要的設備。
9.2.2.2 根據庫房管理需要配備空調機、去濕機、加濕器等設備。
9.2.2.3 獨立的檔案管理樓宇或檔案館還應配置自動報警、自動滅火、溫濕度自動調控等設備。
9.2.3 日常管理設備
9.2.3.1 檔案整理所需要的裝訂機、列印機等設備。
9.2.3.2 庫房管理需要的除塵器、消毒櫃、去濕機、加濕機、去酸等設備。
9.2.3.3 檔案修復、利用需要的照相機、攝像機、復印機、閱讀機、裱糊機等設備。
9.2.3.4 現代化管理需要的計算機、掃描儀、光碟刻錄機等設備。
9.2.3.5 根據需要配備CAD繪圖儀、工程圖紙復印機、縮微機、縮微閱讀復印機。

C. 企業文件檔案如何管理

企業在運營過程中會產生大量的紙質文件檔案，而且這些文件檔案都很重要，不可輕易回損壞丟答失，如果選擇傳統的文件管理方式的話，紙質文件檔案比較容易出現丟失、損壞以及查找調用難等問題。
而現在不少企業選擇使用智能文檔管理工具來協助管理文件檔案，比如雲脈紙質文檔管理系統，具備獨有的文件夾列表可以對文檔檔案進行分門別類的有序管理，獨有的排序模式，可按照個人習慣進行排序，隨心所欲全面掌控文件資源。還具備關鍵字檢索功能，可以讓工作人員通過該功能對系統存儲的文檔名稱，文檔全文，文檔備注進行檢索，快速調取所需的原件掃描件、識別資料。
另外，雲脈紙質文檔管理系統還可跨空間、時間進行信息共享，通過文檔共享功能協助企業內部各個部門建立起必要的信息通道。線上共享，實現一份資料，多方共賞，有助於提升員工的辦事效率。

D. 企業重要文件（檔案）管理軟體推薦

企業關鍵的座位管理軟體推薦就沒有推薦過不清楚。

E. 公司檔案管理的重要性是什麼呀

檔案管理的重要性如下：

1、檔案管理是行政管理工作的一部分，它為企業的各項規章制度的制定提供了管理的參考依據，況且想要制定有效的管理制度就需要依靠檔案來進行參考，因此檔案在某些方面為管理工作提供了決策的依據。

2、檔案詳細真實地記錄著企業的各種業務往來，它是有憑證和參考作用的。這種業務記錄為企業的管理提供了各種管理數據，各種項目上的檔案整理會給整個企業的運營提供了促進的作用，也能不斷地提升項目的盈利和管理水平。

3、檔案是與企業文化息息相關的，它是企業文化的重要組成部分，它見證著企業的發展歷程，為企業的發展做好記錄；同時它也是企業精神文化與價值觀的一種體現，記錄著企業的各種文化氛圍，一張張真實的照片，一段段真實的影像，都是企業真實的回憶，也是企業員工的珍貴經歷，它凝聚著企業的向心力，因此它在企業文化中有著無可取代的作用。

4、檔案的真實性決定了它是證據提供的有力數據，它真實地記錄著當事人在何時、何地進行了何種的業務活動，是最真實的反映者，它能保護企業與員工的利益不受到損害，在法律上得到保證，也使得各方面的責任更加明確，減少不必要的糾紛。

5、檔案其實是一種教育資源，它在企業對員工進行培訓時可以用作教材與參考資料，只因它是真實的記錄和反映，它對比其他的資料來說更加具有說服力，也更能讓人信服，尤其是其中記錄的真實案例。

(5)企業文件檔案的管理培訓擴展閱讀：

一、檔案管理的性質

檔案管理是一項管理性的工作，服務性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產物質財富，檔案主要也不由檔案管理機構和檔案工作人員產生和利用，它是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一種專業，所以是管理性的工作。

但是檔案管理系統不是孤立的，而是各項社會管理系統中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會實踐服務，是檔案管理工作區別於其他工作的特點之一。檔案部門雖然也研究檔案、進行編著等活動，但其目的還是為了更好地適應社會的利用需要，仍具有服務性。

在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為一定的經濟、政治、文化服務，否則就不會存在，也難以發展。在階級社會中，檔案管理工作體現一定的階級關系和階級利益，為一定的統治階級所掌握，為一定階級的經濟、政治和文化服務，這個服務方向是檔案管理工作政治性的集中表現。

由於檔案的內容關繫到國家的政治利益和經濟利益，所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對外開放，而多數檔案則要在規定期滿後才開放。這種機要性也是檔案管理工作的一種性質。

進行檔案管理工作，要遵循集中統一管理國家檔案，維護檔案的完整與安全，便於利用的原則。集中統一指國家全部檔案要由國家設立的各級各類檔案保管機構分別集中保存,並制定統一的法規進行管理。

1、維護完整有兩方面的含義：

一是從數量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；二是從質量上要保持檔案的有機聯系，不能人為割裂分散或零亂堆砌。

2、維護安全也有兩方面的含義：

一是力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命；二是保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。便於利用是全部檔案管理活動的最終目的，也是檢驗檔案管理工作的一個標准。

檔案是歷史的見證，都反映一定的歷史事實，不允許任意篡改或修正，所以維護檔案的真實性，保持檔案的原貌，也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。

二、檔案管理的作用

檔案管理系統是整個國家文獻信息系統的組成部分之一，在構成整個社會的科學能力中佔有重要地位，成為社會信息系統的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產有意義，對整個社會也有意義，不僅具有當前的、現實的意義，也具有長遠的、歷史的意義。

F. 如何進行企業檔案管理

會博通綜合檔案管理系統：檔案信息化管理解決方案：

規范化檔案管理

符合國家標准內，可對檔案全宗、類型容、屬性實現自定義配置，全面實現各類型檔案集中管理的理想。

集成實體與數字化檔案統一管理，涵蓋十大類檔案以及幹部人事檔案管理。

協同化檔案管理：提供檔案從錄入、掃描、上傳、移交到歸檔的全面流程化，誰形成誰歸檔原則，大大減輕檔案管理人員負擔。

高效化檔案管理：支持檔案的批量錄入、導入以及批量上傳、掛接，自動生成封面背脊、備考表、目錄等檔案表格。

安全化檔案管理：借還登記、操作日誌全面記錄用戶的使用行為，加註閱讀屏幕水印，完美避免惡意擴散、盜用，減少丟失風險。

移動化檔案管理：不限時間、地域查看、借閱、利用檔案資料，方便快捷。

會博通檔案的全生命周期管理

會博通提供涵蓋檔案的收集、掃描錄入、整理、歸檔入庫、利用、統計、編研、鑒定等全生命周期的自動化管理。

G. 如何進行企業檔案文件歸類管理

轉載以下資料供參考

如何進行企業檔案文件歸類管理
檔案歸類：
第一條 管理部門?1.文書結案後，原稿由各文書管理部門歸檔，經辦部門視實際需要留存影本。如為 特殊案 件因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管者，應經文書管理部門主管同意後妥為保存，文 書管理部門以影本歸檔，原稿用畢後仍應送文書管理部門歸檔並換回影本。2.各公司檔卷分類目錄及編號原則，由各公司總經理室或事業部經理室統一制定管 理；總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經理室。

第二條 文件點收?文件結案移送歸檔時，依如下原則點收：?1.檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。2.文件如經抽存者，應有管理部門主管的簽認。3.文件的處理手續是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。4.與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經辦部門。5.有價證券或其他貴重物品，應退回經辦部門，經辦部門應送指定保管部門簽收後 ，文件送歸檔。

第三條 文件整理?點收文件後，應依下列方式整理：?1.中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。 2.右方裝訂文件及其附件均應對准右上角，左方裝訂則對准左上角理齊釘牢。3.文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。

第四條 檔案分類?1.檔案分類應視案件內容、部門組織、業務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區分，部門別之後依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為 若干小類。 2.檔案分類應力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應用時得於第三級之後 另增第四級「細類」。如案件不多，亦可僅使用「部門」及「大類」或「小類」二級。3.同一「小類」(或細類)之案件以裝訂於一檔夾為原則，如案件較多，一個 檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，並於小類(或細類)之後增設「卷次」編號，以便查考。4.每一檔夾封面內頁應設「目次表」，案件歸檔時依序編號、登錄，並以每一案一個「目次」編號為原則。5.檔號之表示方式如下?A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2A1A2為經辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。

第五條 檔案名稱及編號?1.檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容 性質為原則，且有一定范疇，不宜籠統含混。2.各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示；其位數使用視案件多 寡及增長情形而斟酌決定。3.檔案分類各級名稱經確定後，應編制「檔案分類編號表」，即將所有分類各級名 稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。4.檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增繁時，隨時增補之用。5.檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審慎研議，並擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。

第六條 檔號編定?1.案件如系新案，應就「檔案分類編號表」，查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號。2.案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。3.檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主 要類別，編列檔號。4.檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫於案件首頁的左上角；左 方裝訂者則填寫於右上角。

第七條 歸檔與檔案清理?1.歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂於相關類別的檔夾內，並視實際需要 使用「見出紙」註明目次號碼，以便翻閱。2.檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。?

第八條 保存期限?文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：?1.永久保存：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規程及辦事細則；(4)董事會及 股東會紀 錄；(5)財務報表；(6)政府機關核准文件；(7)不動產所有權狀及其他債權憑證；(8)工程設 計圖；(9)其他經核定須永久保存的文書。2.10年保存：(1)預算、決算書類；(2)會計憑證；(3)事業計劃資料；(4)其他經核 定須保存10年的文書。3.5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經核定保存5年的文書。4.1年保存：結案後無長期保存必要者。5.規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

第九條 檔卷清理?1.管檔人員應隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時， 依規定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應造冊呈總經理核准，必 要時向主管官署報備，並於目錄表之附註欄內註明銷毀日期。2.保管期限屆滿的文件中，部分經核定仍有保存參考價值者，管檔人員應將「 收(發)文登記單」第五聯附註在其保留文件上，並在第五聯上註明部分銷毀之日期。

第十條 調卷程序?1.各部門經辦人員因業務需要需調閱檔案時，應填具「調卷單」經其部門主 管(科長以上)核准後持向管檔人員調閱。2.管檔人員接到「調卷單」經核查後，取出該項檔案，並於「調卷單」上填注借出 日期後，將檔案交與調卷人員。「調卷單」則依預定歸還日期之先後整理，以備稽催。3.於檔案室當場借閱者，免填「調卷單」。4.檔案歸還時，經管檔人員核查無誤並於「調卷單」填注歸還日期及簽章確認後，檔案即行歸入檔夾。「調卷單」由管檔人員留存備查。

第十一條 調卷管理?1.「調卷單」以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長 調閱期限時，應按調閱程序重新辦理。2.調卷人員對於所調案件，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明 原因，請管檔人員負責處理。3.調卷人員調閱檔案，應於規定期限內歸還，如有其他人員調閱同一檔案時，應經調卷變更登記，不得私自授受。4.調閱案件限與經辦業務有關者，如調閱與經辦業務無關之案件，應經文書管理部門主管同意
保存：
第一條、為提升檔案保存技術，妥善維護檔案安全，發揮檔案管理功能，特訂定本規范。
第二條、紙質類檔案之保存，應妥善採取防光、防熱、防潮、防蟲及防菌等措施，避免檔案受光害及紙質纖維素之氧化或水解或因蟲、菌危害，導致檔案之損壞。
第三條、紙質類檔案宜以化性穩定之聚酯類膠膜保護袋或去酸材質之卷夾或保護盒存放。
第四條、紙質類檔案如有破損，應隨時修補；其修補方法得以裱法、鑲法或其他適當方法為之。
第五條、紙質類檔案如因本身及外在環境影響而產生泛黃變脆、劣化損壞等情形時，應予裱褙處理。
第六條、微縮片、正片、負片及照片等攝影類檔案應存放於保護套（袋）或底片夾內，再置入去酸之保護盒中。
前項保護套（袋）或底片夾之材質，應選擇純聚丙烯、純聚乙烯類塑膠片或中性之紙類。
第七條、微縮片、正片或負片之保護盒應水平置放，避免陽光直射，並應定期檢查。
第八條、攝影類檔案應設置專用儲存櫃，其材質應選用惰性材料，並具有溫、濕度控制及四小時以上之防火功能。
第九條、攝影類檔案及錄影（音）帶類檔案放入儲存櫃前應逐步回溫。取出後，亦同。
第十條、永久保存之彩色照片，應以翻拍成底片或彩色微縮片，或以數位方式或其他適當方式儲存之。
第十一條、檔案管理人員拿取攝影類檔案時應配戴棉質或尼龍手套，接觸時以邊緣部分為限，避免於膠片上留下指印或刮傷。
第十二條、錄影（音）帶類檔案入庫前，應將防誤抹孔關閉，個別存放於絕緣之保護卡匣盒內，再置於儲存櫃中。
前項儲存櫃之存放，應避免鄰近電器用品或帶有磁場之場所。
第十三條、錄影（音）帶類檔案應定期檢查及轉帶；如有變質，應即處理，並定期復制轉錄，以利保存。
前項檔案如經依法應用，入庫前應轉回起頭點；快速轉帶後，應經散熱後始予收藏。
第十四條、錄影（音）帶類檔案如有發霉情形，應使用除霉噴液，清除發霉。
第十五條、電子媒體類檔案應以壓克力、純聚丙烯等化性穩定材質之保護夾盒個別存放，再放置於儲存櫃中。
第十六條、電子媒體類檔案應避免陽光直射或用清潔溶液擦拭。
擦拭光碟片應使用軟質之織布，由中心部位以放射方向向外圍拂拭，避免用同心圓方向擦拭之。
第十七條、光碟片應避免刮傷或改變光碟面原有之標示方式。
檔案管理人員拿取光碟片時應配戴棉質或尼龍手套，接觸時以邊緣部分為限，避免於光碟表面留下指印或刮傷。
第十八條、檔案之蟲害、菌害防治，應依下列五階段防治措施行之：
（一）避免：室外避免草木叢生及使用夜間燈光誘引昆蟲，並避免堆放木頭，杜絕白蟻等昆蟲滋生。室內收藏櫃勿與地板及牆壁密接、避免鋪設地毯，水管避免經過天花板，以維持環境之整潔。
（二）阻絕：窗戶加裝紗窗、排水口及通氣孔加裝濾網，縫隙處應予以填補，防止昆蟲入侵。必要時於通風口加裝空氣凈化設備，以減少菌害發生。
（三）偵測：定期翻閱檔案檢視檔案狀況，進行環境偵測並作成紀錄；利用粘蟲紙等誘捕器捕捉昆蟲，並隨時追蹤昆蟲入侵或菌害之各種跡象。
（四）因應：如檔案已遭蟲害或菌害，應即進行除蟲、殺菌處理。
（五）恢復：包括環境之恢復及檔案狀況之恢復，並針對重要檔案進行修補。
第十九條、檔案入庫前應檢查檔案狀況；如有蟲害或發霉情事，應立即隔離進行除蟲或殺菌。
第二十條、前點除蟲、殺菌，應視菌蟲種類、檔案媒體類型或損壞狀況選用下列方式行之：
（一）熏蒸法：使用含化學成分之熏蒸劑熏蒸方式。
（二）低溫法：將檔案裝入袋中密封，放入攝氏零下二十度至三十度之冷凍庫十四日以上之方式。
（三）低氧法：置換密閉空間內之氧氣成其他氣體，使氧氣濃度降至百分之零點三以下並維持十四天之方式。
（四）鈷六十加馬（γ）射線法：利用該射線之穿透力及殺傷力輻射殺蟲之方式。
（五）其他經檔案管理局公告之方式。
前項處理應避免造成檔案、人體之傷害及環境之破壞，處理後應將蟲屍排遺清理乾凈。第一款之熏蒸法宜注意禁止排放氟氯碳化物並降低氮氧化物及二氧化碳排放量。

H. 如何做好企業檔案管理.pdf

檔案管理規定
一、檔案管理
(一)凡是能准確反映公司各項業務活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔，確保完整無缺。
(二)文檔管理員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度，並分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。
(三)檔案內容包括從成立之日起每年在經營管理工作中形成或公司制發的應歸檔的文件材料。
二、文書檔案管理
(一)歸檔范圍
1、行政綜合類：包括重要的會議材料;制定的內部法規性、政策性文件;組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料;發展規劃、工作總結匯報;政府機關頒發的重要文件。
2、組織人事\教育培訓類：員工變動表、花名冊、教育培訓卡。
3、會計統計類：年度計劃、統計報表、財務會計預算報表及其說明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發的有關文件材料。
4、質量管理類：質量管理方面的制度。
5、技術類：產品及生產方面技術文檔。
6、銷售紀事類：公司大規模的銷售活動紀事。
(二)文書的檔案立卷
1、歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件頁數，均應齊全完整。
2、在歸檔的文件材料中，應當將每份文件的正本與副本、印件與定稿、請示與批復，分類一起排列，不得分開。
3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷;沒有復文，放在請示年立卷;跨年度的規劃，歸在文件所針對的第一年立卷;跨年度的總結，放在所針對的最後一年立卷，跨年度的會議文件，歸在會議召開的年度立卷。
三、歸檔時間
公司經營管理活動中的各種合同及常規性報表，根據各自不同的時限要求及時上繳總經理和人力資源部;其它各類檔案如聲像檔案、活動檔案、工程檔案等由各部門暫時保管，月底統一匯總到人力資源部。會計檔案由財務部自行保管。
四、檔案的借閱及銷毀
(一)借閱檔案需按規定辦理借閱手續，在規定的范圍內查閱。不得在檔案上塗改、撕毀，並應及時歸還。
(二)會計檔案一律不準外借。內部調閱應經財務負責人同意。外單位因特殊需要，查閱有關會計檔案時，應持正式公文，並經公司領導同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復印，應經財務負責人同意方可辦理。
(三)定期對檔案進行鑒定，准確地制定檔案銷毀清單，對失去保存價值的檔案，登記造冊，經人力資源部負責人審核，報公司領導批准後方可銷毀，銷毀時需有兩人以上參加，並在銷毀清冊上簽字。